Организовали конференцию для стартапов за 3 000 000 ₽. Рассказываю, какие выводы мы сделали
Весной 2024 мы подумали: а почему бы нам не сделать конференцию для бизнеса? Ну и сделали. Потратили на нее немного нервов и 3 миллиона рублей, а еще сделали 6 выводов, которыми я делюсь с вами бесплатно.
Привет, я Ксюша — контент-маркетолог Adesk. Мы делаем сервис финучета для предпринимателей, чтобы они могли удобно считать деньги бизнеса и принимать взвешенные решения на основе цифр.
Весной 2024 к нам в отдел маркетинга пришел фаундер Степан и сказал:
Никто из команды маркетинга раньше ничем подобным не занимался (разве что сам Степан, который несколько раз организовывал митапы), поэтому идею встретили с некоторыми опасениями. Было страшно облажаться — не найти площадку, не собрать спикеров, не привлечь слушателей. Но надо, значит, надо. И вот мы уже составляем список площадок, определяемся с темой и думаем, как построить воронку привлечения.
6 ноября конференция прошла. Было круто — мы собрали 600+ человек (вместо запланированных 300), познакомились с крутыми спикерами, классными гостями и… сделали 6 выводов. Нам они стоили около 3 миллионов, а для вас я принесла их бесплатно.
1. Организовать конференцию удаленно – можно
Как-то Михаил Токовинин (основатель amoCRM) сказал: нельзя планировать мероприятие, не посмотрев площадку. Мы, конечно, мнению Михаила доверяем, но сами тоже решили проверить, можно ли организовать конференцию в Москве, находясь в Челябинске.
Удаленно мы делали всё: выбирали локации, обсуждали расстановку стульев и столов, согласовывали меню, договаривались о доставке воды. Нам повезло, что у выбранной площадки есть 3D-тур — его запускали раз 300, чтобы прогуляться по помещениям, подумать, куда повесить указатели, как оформить материалы для партнеров, где разместить фотозону и как пройти до туалета, в конце концов)
Вживую посмотреть площадку планировали вечером 5 ноября, за день до конференции. Днем 5 ноября мы с командой вылетели в Москву из Челябинска, а ещё трое ребят выдвинулись из других городов — Екатеринбурга, Брянска и Санкт-Петербурга. Сразу из аэропорта хотели ехать на место проведения конференции, но не случилось — оказалось, что они рано закрываются.
Естественно, на месте всплыли детали, которые мы не могли учесть, в сотый раз разглядывая 3D-тур. Например, оказалось, что в зале нельзя поставить стол для партнерских материалов — для него просто нет места, а двери, куда мы хотели повесить указатели, покрашены краской, которая не дружит с двусторонним скотчем:)
Наш вердикт такой: организовать конференцию удаленно, не видя площадку, можно. Да, это стрессово, да, сложно учесть все нюансы, но можно.
2. Что-то обязательно пойдет не так
Вы не сможете предусмотреть всё. До начала мероприятия казалось, что мы предусмотрели все сценарии развития событий и готовы к любым поворотами. Как оказалось — казалось.
«Пожары» начались практически сразу:
- Гости начали приходить на час раньше назначенного времени. А у нас еще фотозона не готова, в основном зале тестируют свет и звук, а на столах в зоне фуршета только пустые бокалы.
- Ко времени, когда регистрация началась официально, мы уже поймали овербукинг.
- Еще через 20 минут стало ясно, что у нас не просто овербукинг, а ОВЕРбукинг.
- После первого же выступления сдвинулся тайминг мероприятия — вот-вот нужно выпускать на сцену спикера, а спикер еще не приехал (и тот, который выступает после него – тоже).
И это только часть ситуаций — разных мелких форс-мажоров было столько, что я могу посвятить им отдельную статью. Мы, конечно, всё порешали, но стрессанули знатно.
3. Существуют профессиональные гости
Вы знали, что есть люди, которые специально ходят на такие мероприятия, чтобы бесплатно поесть и прихватить что-то с собой? Мы не знали.
Персонал площадки, где мы проводили мероприятие, рассказал, что такое бывает часто — люди крадут еду и воду или просто приходят бесплатно поесть и получить какие-то плюшки, например, мерч или раздаточные материалы.
Не хочу давать этому оценку, просто имейте в виду.
4. На площадке должна быть дополнительная активность
10-15 лет назад, когда бизнес-мероприятия только стали входить в моду, было достаточно позвать людей, дать им возможность пообщаться и пригласить пару интересных спикеров. Сейчас с этим сложнее — публика стала требовательнее, поэтому важно организовать досуг. Мы рассматривали разные варианты, но намеренно ничего не анонсировали на лендинге и в рекламе — хотелось собрать людей на классных спикеров, а не на развлечения.
Досуг на площадке был — каждому желающему фотограф провел мини-фотосессию, а после конференции мы лично отправили каждому его фотографии.
В итоге почти сотня людей получили профессиональные портреты, которые можно использовать по своему усмотрению — хоть для портфолио, хоть для социальных сетей.
Мы много думали, пока готовились к конференции — не были уверены, что стоит заморачиваться над какими-то активностями вне основной программы. Сейчас, когда конференция прошла, могу точно сказать — фотозону с фотографом мы сделали не зря. Она очень выручила нас, когда случился овербукинг и гости не могли попасть в основной зал.
5. Нужно тщательно готовится к овербукингу
Нужно было собрать 300-350 участников, а собрали мы 600+. Сразу скажу, что мы проводили опрос и знали, что предварительно подтвердивших участие значительно больше, чем мест в зале.
Паниковать не стали по двум причинам:
- Мы понимали примерную конверсию из «Подтвердил участие» в «Пришел ногами на конференцию в будний день» — не все из тех, кто сказал «да, буду» действительно придут;
- 6 ноября в Москве прогнозировалась отвратительная погода: +2 и снег с дождем — это обычно сильно влияет на доходимость.
Вечером 5 ноября нарисовалась следующая картина: мы точно набираем 300-350 гостей и, скорее всего, готовимся к овербукингу.
На всякий случай приготовили подарочные сертификаты на сервис, Adesk, чтобы в случае, если мы не сможем кого-то пустить, хотя бы так компенсировать потраченное на дорогу время до площадки.
Когда овербукинг случился (напомню, что это произошло еще до официального старта регистрации), оказалось, что публика у нас была очень мотивированная. Гости были готовы смотреть выступление стоя или вообще не попасть в основной зал (просто понетворкаться с другими гостями). Отказать не могли, поэтому скоро у нас был полный основной зал, где шли выступления спикеров, и такой же полный холл, где люди общались, фоткались и пиарили свои бизнесы друг для друга.
И хотя большинство гостей остались довольны, в следующий раз мы дальновиднее:
- подготовим рассылку, чтобы заранее предупредить о нехватке мест — так гости смогут принять взвешенное решение и, если что, отказаться от поездки.
- больше внимания уделим количеству регистраций и, если поймем, что людей уже достаточно, замедлим рекламу мероприятия.
- пропишем механизм отработки овербукинга на площадке — кому, что и как говорить.
6. Важно делать мероприятие для людей, не думая о возврате инвестиций
Однажды я была на конференции одного маркетингового сервиса, где все выступления спикеров были рекламой либо их услуг, либо этого сервиса. Вроде и полезно, а вроде и осадочек остался.
На первом же созвоне, где мы обсуждали конференцию, наш фаундер сказал:
Делаем для людей! Мы можем говорить про Adesk, как про организатора, но давайте не будем выносить это на первый план.
Участие в конференции было бесплатным, мы не использовали рекламу сервиса, спикеры тоже были сдержаны — говорили о своих компаниях, но без каких-то призывов и агрессивных продаж (за что им отдельное спасибо). Единственное упоминание Adesk — открывающее выступление нашего фаундера, но и оно было больше про пользу, чем про продажу.
Специально для стартапов мы разработали Startup Pack — инструмент, который позволяет автоматически отправлять отчеты о финансовых результатах компании выбранному пулу инвесторов. С его помощью стартапам будет проще взаимодействовать с уже имеющимися инвесторами или мотивировать тех, кто пока вкладываться не готов. (если вы стартап, можете потестить Startup Pack бесплатно — у нас есть 14-дневный триал).
Я не буду говорить, что мы организовали мероприятие исключительно в благотворительных целях. Мы хотим продвигать свой бренд, делать его узнаваемым и обрастать полезными знакомствами. Но делать это мы хотим экологично, без агрессивных продаж, а через пользу для бизнеса.
А вы часто посещаете бизнес-конференции? Пишите в комментариях, что вам нравится в таких мероприятиях, а что нет — возьмем на заметку в следующий раз (да, мы уже решили повторить конференцию весной 2025 😅)