Какой ущерб бизнесу способен нанести ваш бухгалтер?

8 РАБОЧИХ КЕЙСОВ о восстановлении учета, законной оптимизации налогов и внутренних аудитах, когда бухгалтеры пагубно повлияли на работу компаний.

Собственники бизнеса часто ненавидят бухучёт. Им сложно и некогда разбираться в бухгалтерских тонкостях, налогах и льготах, поэтому приходится всецело доверять своему бухгалтеру. А он может как сэкономить миллионы и вывести компанию на новый уровень, так и похоронить заживо (и нет, мы не драматизируем).

Бухгалтерские грехи, способные подкосить компанию, можно разбить на три категории:

1. Мошенничество и халатность. Увы, но встречаются бухгалтеры, которые умудряются не вести учет десятилетиями, воровать базы 1С, уничтожать документы, подделывать расходники и устраивать на работу мертвых душ. А когда их афера вскрывается, они исчезают в неизвестном направлении или шантажируют владельца бизнеса. К слову, подобными аферами может грешить и наемный директор, который имеет доступ к бухгалтерии.

2. Лень и некомпетентность. Такой бухгалтер отрабатывает зарплату, но не стремится повышать свой уровень и допускает ошибки в учете. Со временем ошибки копятся и приводят к серьезным проблемам с налоговой, доначислениям за предыдущие годы и выездным проверкам.

3. Трусость и перфекционизм. Казалось бы тут-то в чем проблема? Но такой бухгалтер по сути становится сотрудником налоговой, которому зарплату платит компания. Его девиз: «Лучше переплатить, чем недоплатить». Он начислит налоги на все, что только можно, там где достаточно одного подтверждающего документа, расплодит десять. Никогда не воспользуется льготами и оптимизацией налогов, потому что это О-П-А-С-Н-О, зато разденет компанию из лучших побуждений сделать все правильно.

Мы, консалтинговая компания БАТИСКАФ уже 11 лет ведем бухучет на аутсорсе, проводим внутренние аудиты, оптимизируем налоги, занимаемся постановкой финансового планирования и обучаем собственников бизнеса.

В этой статье собрали наши лучшие рабочие КЕЙСЫ, которые подсвечивают такую тему, как контроль бухгалтерии в вашем бизнесе, почему это важно и как иногда дорого обходятся собственнику эти ошибки.

Клиент: Компания, которая строит и ремонтирует здания и сооружения в Хабаровском крае.

Проблема: Бухгалтер клиента уволился в самое неподходящее время — в период отчетности. Нужно было срочно сдать всю отчетность компании: НДФЛ и страховые взносы, НДС, налог на прибыль, бухгалтерский баланс и т.д.

Решение: Специалисты Батискафа оперативно подхватили учет, частично его восстановили («потерялись» авансовые отчеты, а банковские выписки не были разнесены), вовремя сдали все отчеты. Уложились в 10 дней — до последнего дня сдачи отчетности оставалась еще целая неделя. После этого клиент заключил с нами договор на бухгалтерское обслуживание.

Результат: Уже более 9 лет мы ведем всю бухгалтерию строительной компании: от обработки первичной документации и начисления зарплат до сдачи отчетности и взаимодействия с ФНС. Всю работу выстроили полностью удаленно: встречаемся раз в год — собственник приезжает в офис Батискафа поздравить нас с 8 марта.

ОТЗЫВ КЛИЕНТА:

«Когда бухгалтер в штате и сидит в соседнем кабинете — это удобно, но опасно. Бухгалтер ушел — работать некому. А сейчас наш учет при необходимости может подхватить любой специалист Батискафа. К тому же не нужно тратить время на мотивацию штатного сотрудника и беседы по душам. Нет затрат на рабочее место бухгалтера, программное обеспечение, зарплатные налоги. Штатный бухгалтер обходился мне в 80 000 ₽ в месяц, а сейчас я плачу Батискафу 50 000 ₽. При этом качество и скорость услуг в разы выше. Экономия колоссальная».

Клиент: Компания, которая занимается ВЭД. Помогает людям покупать товары на аукционах и в интернет-магазинах Японии: от автозапчастей и лодочных моторов до гитар и фотоаппаратов.

Проблема: Компания сменила несколько штатных бухгалтеров, но ни один из них не подошел — все оказались некомпетентны в ВЭД. Клиент решил попробовать консалтинг и обратился в Батискаф.

Решение: Забрали учет, из старой программы 1C 7.7 перенесли его в нашу лицензированную программу 1С 8.3. Выявили недостоверность учета, сдали корректировки по НДС и по налогу на прибыль в сторону уменьшения. Успешно прошли все камеральные проверки. Навели порядок в кадровом учете.

Но самое важное — перевели компанию на агентскую схему. По документам клиент перестал быть продавцом и начал выполнять функции посредника между японскими компаниями и покупателями из России. Раньше компания платила НДС со всех сумм, полученных на счет от клиентов, а возмещала налог, только когда груз приходил в РФ. Теперь НДС облагается только вознаграждение за посредничество. Таким образом, до Батискафа клиент отдавал в бюджет ежеквартально около 5 млн ₽ НДС, а с нами стал платить 100 000 ₽ — 20% с 600 000 ₽ вознаграждения.

Результат: Порядок в учете, спокойствие собственника, экономия на налогах. За счет внедрения инструментов оптимизации и четкой бухгалтерской работы в два раза выросла чистая прибыль. Кстати, раньше из-за ошибок бухгалтеров компания постоянно платила бешеные штрафы за нарушение валютного контроля. Теперь вообще не платит.

Вся работа перешла в онлайн-формат, и компания даже отказалась от офлайн-офиса. Клиент оперативно взаимодействует с сотрудниками Батискаф любым удобным способом: в мессенджере, по телефону или электронной почте.

Клиент: Стоматологическая клиника

Проблема: Компания обратилась в Батискаф на стадии расширения, когда собственник стал пересматривать некоторые бизнес-процессы. Учет в стоматологии вел частный бухгалтер у себя на дому. Бухгалтер утверждал, что клинике выгодно быть на УСН 6%. Со временем собственник стал догадываться, что платит слишком большие налоги, а быть на УСН 6% выгодно только самому бухгалтеру — работы для него на этой системе налогообложения было минимум. Сотрудник вел учет в собственной программе и при передаче дел Батискафу отказался отдавать выгрузку 1С.

Решение: Мы оперативно выстроили работу онлайн. Восстановили учет за текущий год. Провели несколько консультаций, сделали кадровую работу, подобрали самую выгодную систему налогообложения для данных отрасли и региона.

Бесплатно настроили выгрузку выручки из CRM-системы в 1С клиента — а раньше его бухгалтер все разносил вручную и требовал за это дополнительное вознаграждение.

Результат: Уже 5 лет бухгалтеры Батискафа помогают клинике вести бизнес. В стоматологии более 50 сотрудников, но мы смогли взять на себя не только бухгалтерский, но и кадровый учет, и начисление заработной платы.

Теперь клиника вообще не платит налог на прибыль и тем самым экономит 700 000 ₽ в квартал.

ОТЗЫВ КЛИЕНТА:

«Работать с командой Батискафа по официальному договору гораздо спокойнее и безопаснее, чем с бухгалтером в свободном полете. Если решим закончить сотрудничество — Батискаф передаст нам базу 1С. Это прописано в договоре».

Клиент: Компания, которая производит и продает в розницу полуфабрикаты

Проблема: Клиент работал в ноль. Все, что зарабатывал, тратил на текущие расходы. У компании не было средств на развитие бизнеса и дивиденды, а банки отказывали в кредитах — в учете была «каша», и для банков компания выглядела убыточной.

Решение: Провели бухгалтерский и налоговый аудит, проанализировали операции и кадровый состав компании. Разработали законную схему оптимизации налогообложения. Рекомендовали сократить количество бухгалтеров и перейти на более современное программное обеспечение.

Результат: Компания сменила систему налогообложения и получила налоговые льготы — это позволило сократить налоги на 30%.

Вместо штата из семи бухгалтеров у клиента теперь всего два сотрудника и современное ПО, которое заменило пять человек. Экономия на ФОТ — 200 000 ₽ в месяц, или 2,4 млн ₽ в год.

Работа бухгалтерии наладилась, количество продукции смогли планировать и производить так, чтобы выходить на прибыль. Банк дал кредит, и у компании появилась возможность работать с новым рынком сбыта — торговыми сетями.

ОТЗЫВ КЛИЕНТА:

«Я не верил, что бухгалтерию могут вести всего два специалиста. За счет сокращения затрат на бухгалтерию появилась прибыль, а качественная бухгалтерская документация позволила получать кредиты на развитие бизнеса».

Клиент: Дальневосточная сеть канцелярских магазинов

Проблема: В группе компаний 17 юридических лиц и большой штат бухгалтеров, которые все время жаловались, что им не хватает рук. Собственник считал, что в учете нет прозрачности — внутренние отчеты делались долго и часто оказывались недостоверными. Клиент начал подозревать, что можно все упростить.

Решение: Провели аудит учета всех юридических лиц. Выявили ошибки, которые не только противоречили правилам бухучета и нормам НК РФ, но и местами занижали и завышали налоги. Поняли, что в группе компаний уже давно бухгалтерский хаос, и дали рекомендации по исправлению ситуации. Проверили группу компаний на признаки дробления бизнеса и налоговые риски.

Результат: Заключение по аудиторской проверке помогло собственнику понять, что происходит с его бизнесом и в каком направлении можно развиваться. Клиент автоматизировал часть бизнес-процессов, что позволило высвободить четыре часа в день двоим сотрудникам бухгалтерии. Перераспределил финансовые потоки, сократил количество юридических лиц и, как следствие, уменьшил налоговые и трудовые затраты.

ОТЗЫВ КЛИЕНТА:

«Чтобы быть спокойным за бизнес и чтобы все в нем работало как часы, просто необходимо привлекать сторонних экспертов. Тогда и собственник в курсе что происходит, и сотрудники в тонусе и оперативно исправляются ошибки в учете и налогах. Если этого не делать – то можно потерять бизнес или нервы».

Клиент: Строительная компания

Проблема: На момент, когда клиент обратился в Батискаф, его компания приостановила деятельность и не работала уже полгода. Но вдруг из налоговой пришло требование оплатить НДС в размере 1 млн ₽ за прошлый период. Оказалось, что учет операций и отчетность хранились в облаке, а за него полгода никто не платил — все документы пропали. Собственник пытался связаться с бухгалтером, но тот не взял трубку.

Получилось так, что весь налоговый и бухгалтерский учет за прошлые годы утерян. Клиент пришел к нам с задачей восстановить учет, разобраться, откуда долг в 1 млн ₽, и сдать корректировки.

Решение: Создали новую базу 1С на сервере Батискафа, выпустили ЭЦП для сдачи отчетности, сделали запросы в ИФНС по сданной отчетности за прошлый период. Проделали огромную работу по поиску и восстановлению учета за последний год. Выяснили, что на самом деле долга в 1 млн ₽ нет, и сдали корректировки.

Результат: Учет компании за последний год теперь в порядке, налоговая отменила недоимку по НДС в 1 млн ₽. Теперь клиент сможет спокойно продать эту фирму — с «чистым» учетом и без долгов.

ОТЗЫВ КЛИЕНТА:

«Бросать вот так бизнес нельзя — может произойти подобная ситуация. Хорошо, что есть фиксики-помогаторы, которые быстро, качественно спасут. В моем случае через восстановление учета».

Клиент: Производитель пластиковых окон

Проблема: Владелец бизнеса поссорился с бухгалтером, и сотрудница исчезла вместе с базой 1С в период отчетности. Над компанией нависла угроза штрафов и блокировки счета. А бывший бухгалтер не только не сдал отчетность, но и украл деньги с расчетного счета.

Решение: Восстановили весь учет в течении трех месяцев, параллельно стали оказывать услуги бухгалтерского сопровождения. Выявили факт пропажи денег со счета, обнаружили штрафы за несвоевременную сдачу отчетности.

Результат: Клиент уже больше трех лет обслуживается в Батискафе. Договором с нами предусмотрена конфиденциальность, штрафные санкции (в случае, если наш бухгалтер совершит ошибку) и обязательство в случае расторжения договора передать клиенту базу 1С. Учет восстановлен, репутация спасена.

ОТЗЫВ КЛИЕНТА:

«Бухгалтер — это как вторая жена. Она знает все о компании и может вас шантажировать. Поэтому моя сотрудница так спокойно и ушла, украв базу 1С и деньги. А консалтинг работает удаленно и по договору. Батискаф знает ровно столько, сколько нужно предпринимателю. К тому же работа оперативная: один специалист восстанавливал учет, а другой уже работал по текущим операциям».

Клиент: Производитель металлоконструкций

Проблема: Клиент пришел в Батискаф за консультацией. Бухгалтер, который на тот момент уже 15 лет работал в компании, стал делать грубые ошибки: забывал принять к учету расходы, с опозданием сдавал отчетность и неверно рассчитывал зарплату сотрудникам. В итоге клиенту постоянно приходят требования из налоговой и большие штрафы.

Решение: Провели скрытый аудит и обнаружили, что последние пять лет учет в компании практически не велся. Бухгалтер вручную в Экселе собирала книгу покупок и продаж, Чтобы сдать НДС. А в учете были отражены только продажи — это единственное, что делал бухгалтер: нужно же было клиентам документы на отгрузку отправлять. Бухгалтера уволили, а наши специалисты приступили к восстановлению учета.

Результат: Восстановили учет компании за последние три года. Провели сверки с поставщиками и подрядчиками, установили остатки сырья. Сдали корректировки. Клиент шестой год обслуживается в Батискафе.

ОТЗЫВ КЛИЕНТА:

«Оказывается, если бухгалтер всю жизнь сидит на своем месте — это не значит, что он идеально все делает. А еще если правильно вести учет (особенно расходов), то и налог на прибыль можно меньше платить».

ПОДВОДЯ ИТОГИ:

1. Периодически проводите внутренний ЭКСПРЕСС-АУДИТ компании, чтобы понимать, не совершают ли ваши сотрудники ошибки, которые потом приведут к финансовым убыткам и доначислениям налогов.

2. Работайте на аутсорсинге только с компаниями, у которых хорошая репутация и есть реальные отзывы от клиентов. Не ведитесь на дешевую стоимость услуг. ОШИБКИ в учете и переплата налогов ОБОЙДУТСЯ ДОРОЖЕ.

3. Консультируйтесь со специалистами, если есть сомнения и вопросы по бухучету, налогам или финансовому планированию. Часто 15 000 – 30 000 рублей ЭКОНОМЯТ вам миллионы, которые можно пустить на РАЗВИТИЕ БИЗНЕСА.

4. Обращайтесь за ПОМОЩЬЮ специалистов даже тогда, когда кажется, что все пропало. Выход есть, даже когда налоговики стоят за дверью, бывший бухгалтер украл базу 1С, или вы осознали, что год переплачивали налоги.

А так же хочется напомнить о подготовке к скорой сдаче годовой и квартальной бухгалтерской отчётности, а так же о необходимости провести АУДИТ (читайте нашу статью на тему инциативного аудита), в частности перед этими важными событиями, чтобы быть уверенными в достоверности данных и в том что вы не переплачиваете налоги, пока не поздно. С этим помогаем мы в Батискаф Консалтинг.

Подписывайтесь на наш блог на vc.ru и на мой телеграм-канал #консалтинг #аутсорсингбухгалтерии #бухаутсорсинг #бухгалтериядлябизнеса #бухгалтерия #бухгалтер #аудит #сдачаотчетности #годоваяотчетность #квартальнаяотчетность #оптимизацияналогов #восстановлениеучета