Работа с дебиторской задолженностью крупных заказчиков в ИТ
В этой статье я хочу рассказать про свой опыт работы с дебиторской задолженностью крупных российских заказчиков в ИТ-сфере. Не берусь утверждать наверняка, но мой скромный опыт работы с иностранцами подсказывает: если освоил взаимодействие с российскими компаниями, то иностранные будут платить четко и регулярно.
Начнём с тезауруса.
Дебиторская задолженность - всё, что должны вашей компании контрагенты: другие компании, государство, клиенты-физлица. То есть вы, как исполнитель, оказали услугу или поставили товар, а клиент еще не заплатил.
Важное ограничение: я не буду рассматривать в статье досудебную и судебную практику. Речь пойдет только о работе с “хорошими” клиентами - они платят, но им приходится активно “помогать” с платежами.
Как правило, большие компании готовы платить. У них есть деньги, так как всё забюджетировано заранее. Но чтобы деньги ушли на ваш счет, внутри клиента должен сработать ряд процедур. Про них и поговорим.
Ваша компания - исполнитель по разработке ИТ-системы для крупного бизнеса в РФ. Вы работаете этапами. У вас есть договоренность о сдаче раз в месяц или раз в квартал, или в соответствии с графиком релизов. Каждый этап оплачивается. Постоплата или частичная предоплата - как на старте работ договорились.
Предположим, вы сдали очередной этап. Теперь ваша задача - как можно быстрее получить деньги.
Слышал истории “сдал этап - на следующий день деньги”. Наверное, такое бывает, но я не сталкивался ни разу. Обычно платеж задерживается, иногда надолго, при этом процесс можно изобразить как-то так:
Порой ко времени ожидания оплаты надо добавить прописанную в договоре задержку после подписания акта на несколько десятков дней.
Можно ли все это ускорить?
Предлагаю следующий алгоритм действий
- Выясните цепочку и сроки согласования. Нужно понять, какой путь проходят согласовывающие документы для оплаты - акты, отчеты, счета. Кто и в какой последовательности должен поставить свои подписи на документах, чтобы счёт был оплачен?
Важно! Ваш рабочий контакт в клиенте может этого не знать, поэтому вам совместно с клиентом нужно будет прояснить цепочку подписантов. Разные документы могут проходить свои цепочки согласования и подписываться у людей из разных отделов.
Когда путь документа понятен, ваша задача - сократить задержку на отдельных этапах, поскольку каждый из них автоматически откладывает платеж. Для этого необходимо отслеживать все “бумажки” - заказы, ТЗ, акты, отчеты, счета и т.д. - и постоянно оптимизировать процесс. Если где-то документ может пойти быстрее, сделайте так, чтобы он шел кратчайшим путем.
- Попытайтесь ускорить передачу документов клиенту. Если вы и клиент используете ЭДО (электронный документооборот), документы будут у клиента почти моментально. Если нет, имейте под рукой курьерскую службу, которая будет оперативно доставлять документы. Учтите, что документы у клиента часто принимает секретарь на рецепции. Они могут лежать там очень долго, пока ответственное лицо их не заберёт. Найдите ответственное лицо и “торопите” его.
- Не увеличивайте задержку ошибками в документах. Все ваши документы, уходящие на формальные согласования, должны быть идеальными. Заранее покажите их вашему контакту у клиента. Пусть он обсудит их с ответственными лицами, чтобы не было неприятных сюрпризов в момент подписания. Ошибки могут быть банальными, например сменилась фамилия генерального директора или изменился номер доверенности подписанта. Если это не исправить до согласования, вам придётся вновь готовить документы и заново начинать весь процесс. Вы потеряете минимум пару дней.
- Учитывайте изменения штатного расписания у клиента, как временные, так и постоянные. Важно отслеживать отпуска, болезни и увольнения ответственных лиц, которые ставят подписи на документах. Если финансовый директор на следующей неделе собирается в отпуск, все ваши платежи “встанут” на пару недель. В этой ситуации постарайтесь ускорить процесс согласования, чтобы документы к финансовому директору пришли до его отъезда.
- Учитывайте корпоративное “расписание”. У крупных компаний есть периоды, когда они закрывают финансовый год или перестают платить в преддверии нового года. Эти факторы также могут влиять на скорость прихода денег к вам.
- Помните о внутренних сроках оплаты у клиента. Возможно, между согласованием всех документов и оплатой должно пройти несколько дней. Учитывайте этот срок при планировании собственного бюджета. Информируйте своего финансового директора о сроках платежа.
Воспитывать платежную дисциплину у клиента непросто, но необходимо. Удачи вам!
Автор статьи: Кирилл Антонов, один из основателей Максилект.
P.S. Мы публикуем наши статьи на нескольких площадках Рунета. Подписывайтесь на наши страницы в VK, FB, Instagram или Telegram-канал, чтобы узнавать обо всех наших публикациях и других новостях компании Maxilect.