Кейс строительной компании: как сократили время на формирование отчетности по контрагентам с двух месяцев до одного дня

Дополнительно нашли ошибки отражения складских запасов, сократили трудозатраты на отчеты по контрагентам и проектам.

Строительный холдинг из Узбекистана. Состоит из двух юридических лиц.

Первое направление бизнеса: строительство домов под ключ в концепции Умный дом — дома премиум класса с продуманными и технологичными решениями.

Второе направление: поиск и закупка строительных материалов. В том числе, гаджетов для Умных домов.

Для удобства назовем компанию «Умный дом».

В год сдают 7-12 проектов.

Структура компании: 2 юрлица, 4 ЦФО — торговля, транспорт, оказание услуг и управляющая компания.

Проблема — нет достоверной информации о дебиторке/кредиторке, невозможно контролировать движение денежных средств и реальных складских запасов.

Задача — минимизировать ручной ввод данных, объединить их в одной системе, внедрить отчетность актуальную на дату формирования отчетов, настроить аналитику по материальных запасам, дебиторке/кредиторке.

Первое: взяли деньги под контроль.

Настроили более 10 форм ввода данных: от кассы и банковской выписки до сложно настроенных форм ввода международных поставок, отнесения расходов на заказчика и формы расчета заработной платы.

Кассу и банковские выписки перенесли в ФинГрад. Настроили конвертацию валют — узбекский сум и доллары. Построили ДДС — стало видно, на что уходят деньги. Завели подотчет и сделали сверку с подотчетом — отчеты подотчетных лиц. Сверка с кассой показывает на что уходят деньги в реальном времени.

Второе: после анализа движения денег ввели отчеты для контроля различных бизнес процессов:

1. Форма международной поставки собирает информацию о закупочных ценах, таможенных и транспортировочных расходах. После закрытия поставки по триггерной проводке происходит распределение на себестоимость материалов всех расходов на поставку.

Данные международной поставки объединены в одной форме: одновременно себестоимость товара в закупке и расходы на поставку.

Через ОСВ Материалов в аналитике международной поставки видно, как изменилась цена товара с учетом распределения всех расходов на поставку.

2. В форму отнесения на заказчика попадают расходы в цене реализации по счетам 62-90. Система автоматически создает проводки 10-62 с подсчетом и отнесением средней себестоимости.

3. Форма для заработной платы на основе ФИО сотрудника и количества отработанных им дней в месяц рассчитает заработную плату с учетом помесячного и посменного начисления и начисления в разных валютах. Расчет по производственному календарю Узбекистана.

4. Большую долю движения денег в компании составляют расчеты с подотчетными лицами, которые производят закупки и работы. Поэтому для контроля этого блока создали форму сверки средств подотчетных лиц. Добавили разбивку по аналитикам Период, Тип расхода и само Подотчетное лицо для детализации сумм и сопоставления их с актом сверки для заказчика.

Перенесли исторические данные в ФинГрад. У клиента появилась полная и актуальная картина о движении денежных средств, дебиторке/кредиторке. Виден финансовый результат по каждому проекту и направлению бизнеса.

При переносе данных из разрозненных Excel файлов в ФинГрад обнаружили, что необходимо внедрять унифицированные справочники для автоматизации и систематизации учета материалов. Почти все операции проходят через подотчет — работы, материалы, транспортировка. Важно, чтобы каждое подотчетное лицо вносило данные одинаково. Только так возможно проводить сквозной анализ движения материалов и остатков на складах. Для решения этой задачи клиент подключил МойСклад и интеграцию с ФинГрад.

Размер бизнеса клиента позволяет решать первичные задачи учета в Excel. Но когда на них накладывается мультивалютный учет, контроль дебиторки и рост бизнеса, автоматизация решает сразу две задачи: