Как малому бизнесу победить кассовые разрывы

Бонус к статье - шаблон платежного календаря для удобного планирования

Наталья Джораева, основатель Финэксперт

Кассовый разрыв – явление, с которым сталкивался, наверное, каждый предприниматель. Говоря простым языком, это временный недостаток денег на счетах компании, чтобы заплатить поставщикам, подрядчикам или сотрудникам. Если кассовые разрывы случаются регулярно, это сигнал о том, что в финансовой системе компании произошел сбой, и надо обязательно найти и устранить его причину. Иначе проблемы будут только накапливаться, и ни к чему хорошему это не приведет.

Исходя из моего опыта работы с предпринимателями, я выделяю 3 главных причины возникновения кассовых разрывов.

Причина №1. Отсутствие дисциплины.

Очень часто на старте бизнеса предприниматель держит в голове все цифры. Бизнес растет, цифр становится больше, но они так и остаются в голове руководителя или в блокноте, куда вносятся от случая к случаю. Однако, если вы работаете с клиентами и поставщиками на условиях рассрочек и предоплат, то отсутствие планирования - прямой путь к кассовым разрывам. Иногда ситуация усугубляется еще тем, что в компании нет четкого регламента работы со счетами: сотрудники приносят и просят оплатить их в последний момент, причем каждый платеж супер-важный и требует одобрения от собственника или гендиректора. В результате денег постоянно не хватает, собственник отвлекается от стратегических задач на рутинные согласования или улаживание очередной проблемы с оплатами.

Причина №2. Скрытая убыточность бизнеса

Классика жанра и самая популярная ловушка, в которую попадают начинающие (и не только) предприниматели - оценивать бизнес-успехи своей компании по отчету о движении денег. Это тот самый случай, когда остаток на расчетном счете на конец месяца считают прибылью, которую можно смело тратить. Потом приходит время платить по накопившимся счетам - а денег нет.

Причина №3. Быстрый рост или сезонность

А бывает так, что с прибылью все в порядке, но компания растет так быстро, и при этом схема расчетов с клиентами выстроена таким образом, что перестает хватать денег в обороте. Обычно это происходит с бизнесами, которые получают оплату за свои товары или услуги с отсрочкой, а финансировать заказы, оплачивать рекламу, аренду и сотрудников нужно сейчас.

Если для вас прямо сейчас актуальна проблема кассовых разрывов, перечислю рекомендуемые шаги в порядке убывания срочности (но не важности!):

1. Начать планировать

Необходимый минимум - это, так называемый, платежный календарь. Платежный календарь - это таблица, в которую ответственный сотрудник заносит информацию обо всех предстоящих денежных поступлениях и выплатах на месяц или два вперед. Сроки нужно ставить реалистичные - если, например, вы знаете, что клиент А постоянно платит с недельным запозданием, то и ожидаемую дату оплаты нужно скорректировать соответствующим образом. После этого вносим в таблицу текущий остаток денег на счетах - и платежный календарь готов.

В нашем примере сразу видно, что через неделю ожидается кассовый разрыв на сумму 58 тыс. руб. И за это время можно успеть что-то предпринять: договориться с кем-то из клиентов о предоплате или, наоборот, с поставщиком - об отсрочке платежа.

Еще один большой плюс регулярного ведения платежного календаря - это контроль дебиторской (когда должны нам) и кредиторской (когда должны мы) задолженности. Мне встречались компании, которые настолько погружались в работу и текучку, что забывали вовремя выставить счет клиенту или проконтролировать его оплату, а потом срочно искали деньги на зарплату сотрудникам.

Третий плюс платежного календаря - он покажет вам сумму, которую, по-хорошему, нужно всегда иметь в резерве (например, на краткосрочном банковском депозите), на случай непредвиденной ситуации. Обычно это сумма фиксированных расходов (как минимум, аренда + зарплата + обеспечение офиса) на 1-2 месяца.

В конце статьи я дам ссылку на шаблон удобного платежного календаря, который вы сможете скачать и использовать в своей работе.

2. Составить и проанализировать управленческую отчетность компании. Убедиться в том, что прибыль есть. Определить источники финансирования “оборотки”.

Платежный календарь - это must-have инструмент для краткосрочного планирования, однако для системного управления финансами компании лишь его одного не достаточно.

Предпринимателю необходимо регулярно контролировать прибыльность своего бизнеса, чтобы не получилось как в анекдоте про продажу рублей по 90 копеек: “Прибыль не считал, зато обороты какие!” (с).

Если бизнес фундаментально работает на грани безубыточности или в убыток, а мы этого пока не осознали, потому что неправильно считаем прибыль или не считаем вовсе, то кассовые разрывы - это лишь первые сигналы будущих проблем. Контролировать прибыль поможет отчет о финансовых результатах, в котором выручка и себестоимость фиксируются в момент отгрузки/подписания акта, а не по факту поступления денег.

Еще один полезнейший для собственника финансовый отчет - это баланс, который показывает четкую картину текущего финансового положения компании. Раздел “Пассив” - это срез источников финансирования вашего бизнеса. Сколько вложено собственных средств владельца компании, включая нераспределенную прибыль (статья “Собственный капитал”), сколько кредитных ( “Кредиты и займы”) и средств наших контрагентов (“Кредиторская задолженность”).

Раздел баланса “Актив” показывает, как именно мы распорядились этими источниками. Вложились в разработку ПО (статья “Нематериальные активы”), покупку оборудования (статья “Основные средства”), закупку товаров для перепродажи (“Запасы”) или в налаживание отношений с покупателями в виде отсрочек оплаты за проделанную вами работу или поставленные товары (“Дебиторская задолженность”).

Регулярное ведение и анализ баланса помогает увидеть, кроме всего прочего, в какой статье актива “зависли” ваши деньги. И вместо того, чтобы брать очередной кредит для покрытия кассового разрыва, лучше устроить распродажу зависшего на складе товара или пройтись по забытым дебиторам.

В дополнение к финансовым отчетам полезно вести еще и так называемый dashboard - “приборную панель” финансовых показателей, которые помогают мониторить самые важные для компании метрики. Выручка и прибыль на сотрудника или на квадратный метр, оборачиваемость товара в днях, доля просроченных оплат от клиентов, доля предоплатных проектов - для каждого бизнеса показатели будут свои. Ежемесячное отслеживание и анализ их в динамике поможет вовремя “поймать” негативный тренд, выяснить причины и предпринять меры.

3. Продолжать регулярно планировать, вести отчетность и сопоставлять план с фактом.

Главный фактор успеха в наведении финансового порядка в компании - это регулярность. В идеале собственнику лучше делегировать ведение платежного календаря и составление отчетности, а не пытаться делать самому, чтобы не забросить это дело через пару недель за нехваткой времени.

Я бы рекомендовала придерживаться примерно такого графика:

Чтобы облегчить задачу составления краткосрочного плана поступлений и выплат в вашей компании, предлагаю использовать удобный и наглядный шаблон платежного календаря.

Главное - это регулярно его вести и отслеживать план/факт.

Эксель и гугл-таблицы хорошо подходят не только для планирования, но и для ведения управленческого учета для начинающего и малого бизнеса, особенно для сферы услуг и проектного бизнеса. Об этом будут следующие посты, а если уже сейчас есть вопросы на эту тему - пишите в комментариях!

Наталья Джораева, основатель Финэксперт