Что вы делали в офисе: 5 технологий, которые всё расскажут работодателю

В ретейле и HoReCa активно используют технологии для сбора данных об активности клиентов на точках: камеры, датчики, Wi-Fi-аналитику и т. п. В последнее время подобные решения нашли применение и в офисах – рассказываем, какое именно.

Спрос на технологии, которые прежде применяли только в ретейле, кафе, ресторанах и др., теперь стремительно растёт и на рынке офисной недвижимости. Полученные с их помощью данные можно применять, чтобы более эффективно спланировать рабочее пространство и, например, сэкономить на аренде.

Интерес появился в период пандемии, когда в связи с гибридным графиком работы компании начали внедрять незакрепленные рабочие места и инструменты их бронирования. Такой шаг не только внес порядок в использование столов, но и при желании позволял собирать базовую аналитику по утилизации рабочих мест, а также переговорных и других зон в офисе.

Важной предпосылкой для внедрения таких технологий стало усложнение самого офисного пространства. На смену классическим планировкам пришло широкое разнообразие рабочих станций:

У топ-менеджмента компаний появился запрос на объективную информацию о том, насколько эффективно сотрудники используют те или иные зоны офиса, сколько конкретно их требуется, ведь за счет этого можно снизить расходы на недвижимость.

Ещё одним фактором влияния стало постепенное распространение мобильных приложений для управления офисным пространством, позволяющих качественно улучшить опыт взаимодействия сотрудников с рабочей средой. Распространение этого ПО подтолкнуло компании к тому, чтобы использовать полученную статистику в управленческих решениях. Но на практике они столкнулись с необходимостью верификации этих данных и начали изучать различные технологии, с помощью которых можно установить реальное время использования той или иной зоны офиса.

Будучи разработчиком собственного приложения, которое используется в офисах таких компаний, как T1, MR Group, штаб-квартирах крупнейших банков и т. д., мы получили довольно большой опыт работы практически со всеми доступными технологиями сбора данных об использовании интерьеров и составили обзор наиболее популярных.

Получить данные, подтверждающие или опровергающие статистику приложения, можно с помощью bluetooth-меток. В офисе выстраивается сеть из маячков, которые в большом количестве устанавливаются в каждом кабинете, переговорных, зонах open space, коридорах и взаимодействуют с устройствами пользователей.

При относительно небольшой стоимости - цена одного маячка составляет 2-4 тыс. рублей - у технологии есть одна особенность, которая в контексте задачи оказалась недостатком. Bluetooth может обеспечить высокую точность только в том случае, если маячки взаимодействуют с активными метками. Иными словами, сотрудники должны постоянно ходить с карточками СКУД (система контроля и управления доступом), которые излучают сигнал и обмениваются им с маячками. В этом случае погрешность в определении места расположения объектов будет составлять приемлемые для задачи два-три метра. Если же ответным сигналом служит Bluetooth на смартфонах, то технология работает откровенно плохо, так как операционная система постоянно отключает Bluetooth, что приводит к сбоям в накоплении информации.

К тому же классический СКУД с физическими носителями сам по себе уже устаревший инструмент, на смену которому приходят технологии Face ID. Вместе с ним утрачивает актуальность и система bluetooth-меток.

Сбор данных о том, как сотрудники используют офисные помещения, с помощью Wi-Fi подразумевает использование специальных точек доступа Wi-Fi с технологией триангуляции.

На практике оказалось, что в условиях офисных планировок этот инструмент работает с низкой точностью позиционирования. Несмотря на слова вендоров о том, что технология определяет местоположение человека с точностью до 5 м, по факту мы имеем погрешность в 7-7,5 м. В результате получаем массив неактуальных данных, на основе которых невозможно понять, в какой из переговорок находится человек, остался ли он в open space или ушел в соседний кофе-поинт.

Еще один недостаток этого варианта - высокая стоимость оборудования, которое в условиях новых санкций стало для российских заказчиков практически недоступно. Раньше одна точка доступа с триангуляцией стоила в среднем на 70 тыс. рублей дороже, чем обычная Wi-Fi-точка с сопоставимыми техническими характеристиками. При этом точки с возможностью триангуляции нужно развертывать с большей плотностью, что также увеличивает стоимость системы.

В целом, на наш взгляд, использовать эту технологию в офисном сегменте нерационально: специфика планировок затрудняет трактовку получаемых данных при значительных расходах на оборудование и софт.

Система видеоаналитики позволяет подтверждать данные, накапливаемые приложением, с помощью специальных камер наблюдения с технологией распознавания лиц.

По сути, это развитие классической системы СКУД, только без дверей и карточек. Камеры, как правило, устанавливают на входах и в коридорах, а их программное обеспечение и аппаратные возможности позволяют фиксировать, как сотрудник перемещается между этажами, когда он приходит и уходит. Устройства не отслеживают, за каким столом сидит человек или в каком конкретно помещении он находится, однако эту информацию можно использовать в качестве дополнительного инструмента подтверждения статистики бронирования рабочих мест и переговорных.

Это абсолютно рабочий инструмент. Разумеется, у технологии есть особенности, которые важно учитывать при проектировании и развертывании системы: например, не все камеры видеонаблюдения можно перевести в режим распознавания лиц - для этого требуется специфическое оборудование. Качественная камера стоит 80-120 тыс. рублей, лицензия на эту камеру - еще около 50 тыс. рублей. В целом на одну точку распознавания потребуется 180-250 тыс. рублей, включая затраты на серверное оборудование. Если на этаже два входа, то необходимо установить четыре камеры, общая стоимость которых составит до 1 млн рублей.

Установить точное время использования рабочих мест можно с помощью специальных датчиков.

Это оборудование представляет собой компактные устройства, которые устанавливаются под столом и с точностью до минуты определяют факт использования рабочего места. Таким образом компания получает важную информацию, сопоставление которой с данными приложения дает реальную картину активности сотрудников.

Датчики - вполне эффективный и доступный дополнительный инструмент, стоимость которого составляет около 10-15 тыс. рублей на одно рабочее место.

Распространение удаленных форматов работы вызвало спрос со стороны работодателей на программные решения, связанные с мониторингом активности пользователей корпоративных компьютеров. Очевидно, что качественные показатели отследить с помощью таких решений сложно, но уточнить общий срез данных - вполне.

Корпоративные аккаунты Office 365 и Zoom также располагают функционалом отчетов, которые позволяют получать статистику об активности учетных записей, проведенных встречах и вебинарах. В сочетании с данными о бронировании переговорных такая статистика может быть весьма полезна компаниям.

В результате с помощью взаимоувязанных данных, получаемых одновременно от нескольких систем, можно анализировать активность персонала.