Офис во время чумы: как организовать работу компании на удаленке

Утром 15 марта в рабочей почте сотрудники «R-брокер» обнаружили письмо от руководства:

Мы составили список проблем и стали размышлять над решениями.

Но как организовать работу, если в офисе 45 сотрудников? Не каждый готов работать в кругу семьи рядом с детьми. Не у всякого техника подходит для рабочих целей… А как проводить совещания? И что будет с документооборотом?

Мы составили список проблем и стали размышлять над решениями.

Компьютеры и ноутбуки есть не у всех. А если и есть, то их приходится делить с домочадцами. А кому-то, например финслужбе, требуется еще и принтер, и сканер.

Мы собрали свободные ноутбуки из переговорных комнат и распределили среди тех, кому не на чем было работать. Раздали принтеры и сканеры. Доставили до адресов.

Но в первый же рабочий день на удаленке многие из нас поняли, что не могут работать без доступа к рабочему серверу. На домашние компьютеры кто-то не смог установить рабочие программы. Принтеры и сканеры не подключались. А менеджеры отдела продаж не могли отвечать из дома на звонки рабочих телефонов, которые остались в офисе.

Пришлось обращаться за помощью к команде техподдержки. Наши системные администраторы активно взялись за дело: помогли установить программы, подключить технику, наладить удаленный доступ и телефонию — и вскоре у каждого из нас появился домашний офис. Техника есть, программы работают, и менеджеры могут отвечать на звонки.

Новые заказы — новые документы. Как с этим быть? Куда ехать курьерам? Ничего не поделаешь — теперь мы принимаем документы дома.

Но поскольку теперь точек доставки оказалось несколько, у офис-менеджера существенно выросла нагрузка. Ему приходилось координировать сразу несколько адресов, связывать сотрудника и курьера, разбираться с тем, как курьеру въехать во двор, припарковаться, попасть в подъезд.

Мы решили, что этот процесс нужно оптимизировать. На помощь офис-менеджеру пришла система удаленного контроля доступа входной группы. Через специальное приложение можно выписать и пропуск для автомобиля — круглосуточно.

Мы привыкли вместе обсуждать задания и решения, обмениваться мнениями. Привыкли то и дело собирать совещания. Кроме того, наш офис располагает и к неформальному общению.

Как это сохранить и организовать на дому?

Сначала мы, как обычно, использовали электронную почту. Но очень быстро наши электронные ящики оказались перегружены. Мы убедились, что с обилием писем сложно работать, в них невозможно ориентироваться и отыскивать нужную информацию.

Тогда мы решили, что почта остается только для официальной переписки. Для рабочего или неформального диалога больше подходят мессенджеры. Теперь мы завели общие чаты в Google Hangouts и проводим видеоконференции в Skype.

А отпраздновать конец рабочей недели с командой можно в онлайн-баре с бокалом любимого напитка: staythefuckhome.bar

В офисе «R-брокер» сотрудники в любой момент могли отдохнуть, пройтись и поиграть в теннис. Сидячая работа требует регулярной разминки! Но теперь мы дома, и теннисного стола нет под рукой…

Мы решили, что каждый сотрудник сам разберется с физкультурой, и сначала не внесли этот вопрос в список важных.

Но острожный опрос в конце второго дня показал, что наш здоровый образ жизни пошатнулся. Дома людям не хватает среды, располагающей к спорту. Все забыли от тренировках.

И мы подумали: а что если взяться за дело вместе? Устроим общую разминку несколько раз в день! Оповещение — в мессенджерах!

«Невозможно сосредоточиться...» «Мешают...», «Манит холодильник…», «Постоянно на что-то отвлекаюсь...» — обычные жалобы начинающих фрилансеров. Столкнулись и мы с этой проблемой.

Сначала мы никак не оговаривали график работы, полагая, что он остается прежним. Восемь часов в офисе или восемь часов дома — какая разница?

Однако на третий день стало понятно, что это разные восемь часов. Психологически дома сложнее концентрироваться на рабочей задаче в течение длительного времени. Остальные члены семьи тоже на удаленке, дети — не в школе и не в садике…

Тогда мы ввели свободный график и почасовую оплату. Больше свободы — и больше ответственности. Теперь у нас нет общих для всех рабочих часов. Есть поставленные задачи и сроки их выполнения. Вот задание, вот сроки, вот твой личный Google-календарь учета рабочих часов. Ты сам можешь выстроить свой график работы и отдыха!

А что в итоге?

Для нас карантин оказался проверкой на прочность. Особым тестом на гибкость. И мы эту проверку прошли успешно. Если техническая поддержка работает оперативно, если сотрудники хорошо мотивированы — уверяем вас: всё получится!