Как автоматизировать сбор дебиторской задолженности

Привет. Меня зовут Денис Толокнов, я руковожу компанией, которая занимается автоматизацией на платформе «Битрикс24». Хочу поделиться интересным кейсом, который может быть полезен тем, кто сталкивается с проблемой дебиторской задолженности. Это не редкость, так что, думаю, тема будет многим знакома.

Недавно ко мне обратилась крупная управляющая компания из Санкт-Петербурга. Они обслуживают объекты недвижимости и давно занимают лидирующие позиции в своем сегменте. Но, как это часто бывает, с ростом масштабов бизнеса стали возникать сложности. Основная проблема — дебиторская задолженность.

Руководство прямо сказало: «Мы устали вручную разбираться с долгами, менеджеры завалены задачами, а результатов не так много, как хотелось бы». Им нужно было решение, которое наведет порядок, ускорит сбор долгов и освободит сотрудников от рутины.

Для таких задач, на мой взгляд, идеально подходит автоматизация. Вместе с клиентом мы детально разобрали их процессы и придумали, как упростить их жизнь с помощью Битрикс24. В итоге мы разработали два ключевых раздела.

Этот процесс стал основой всей системы. Вот как он работает:

Если клиент задерживает оплату, система сразу фиксирует задолженность — автоматически или вручную, по ситуации.

Ответственный менеджер тут же получает задачу: позвонить клиенту, напомнить о платеже или договориться об условиях.

Если клиент не идет на контакт или отказывается платить, процесс подключает юриста, который начинает досудебную работу.

Этот процесс помогает контролировать все договоренности по оплатам. Мы добавили в него несколько полезных функций:

Платежи разбиты по стадиям: от «долгов более полугода» до «платежей на ближайшие дни». Это помогает быстро понять, на что нужно обратить внимание в первую очередь.

Клиенты автоматически получают уведомления — по e-mail или WhatsApp. Им напоминают о сроках и суммах предстоящих платежей, так что пропустить ничего невозможно. Тут важно упомянуть, что мы используем официальную интеграцию в WhatsApp и полностью отсутствуют риски блокировки. Нам помогает в этом сервис Мобилон.

Система также уведомляет менеджеров, если приближается крайний срок. Это страхует от «забытых» долгов.

Когда клиент получает уведомление в WhatsApp, ему также отображаются кнопки с подтверждением или переносом срока платежа. Если он переносит срок - менеджер получит уведомление об этом.

Эти два процесса буквально перевернули подход к работе с задолженностью.

Во-первых, теперь все структурировано: у компании есть четкая система, которая сама «ведет» менеджеров.

Во-вторых, клиенты стали платить чаще и вовремя. Уведомления делают свое дело — забывчивость свелась к минимуму.

И, что самое важное, у сотрудников освободилось время. Теперь они тратят меньше сил на рутину и больше на развитие отношений с клиентами.

Кстати, клиент рассказывал, что благодаря этим изменениям у них даже финансовые показатели выросли. Но мне особенно приятно было услышать, что их клиенты тоже довольны. Система сделала процесс прозрачным и понятным для всех сторон, а это всегда плюс.

Для меня этот кейс — хороший пример того, как автоматизация помогает не только закрыть текущие «дыры», но и дает бизнесу новый импульс для роста. Это решение продолжает работать на компанию и дальше, что меня всегда радует, как практика.

Если вы тоже чувствуете, что где-то в бизнесе тратите слишком много времени на рутину, напишите мне. Я всегда рад помочь найти удобное и эффективное решение.