Мягкая цифровая адаптация: лучшие практики по работе с новыми сотрудниками
Процесс адаптации нового сотрудника в компании зачастую вызывает стресс у обеих сторон и имеет прямые экономические последствия.
У одной из компаний, речь про которую пойдет в статье, текучесть сотрудников на испытательном сроке достигала 16%, а если брать новичков в целом, то 20%. Руководители зачастую были вынуждены увольнять их и искать замену, так как новый сотрудник медленно осваивался, не понимал процессы, не был погружен в культуру компании, что усложняло управление командой проекта в целом и негативно влияло на результат.
Ответственность за успешность адаптации лежит как на компании, так и на новом сотруднике. И если на модели поведения (тут должно быть брюзжание на поколение z) мы повлиять не можем, то адекватно выстроить процесс адаптации со стороны работодателя - must have в современных условиях, особенно с учетом удаленки.
Ниже несколько примеров, как цифровые решения помогают в процессе адаптации сотрудников в различных компаниях: от Альфа-банка, IBS и METRO до РАНХиГС.
Единая цифровая платформа: какой должен быть ключевой функционал?
Приходя в компанию (и особенно в IT-компанию), человек ожидает получить цифровые сервисы от работодателя, рассчитывает на персонализированный подход. Но на деле в большинстве случаев адаптация по-прежнему проходит в устаревшем формате встреч, презентаций и планов в Excel.
Ежемесячно к команде одной из крупнейших IT-компаний России IBS присоединяется минимум 150-200 новичков в разных регионах России, в том числе дистанционные сотрудники. Они выходят на работу в большую компанию, с многоуровневой структурой и сложными задачами, множеством мероприятий и систем, которые приходится осваивать.
Кроме того, бизнес растет и за счет интеграции новых компаний, а это значит, что единовременно в компанию могут влиться несколько тысяч человек, которых нужно одновременно и довольно оперативно адаптировать, погрузить в единую культуру, новые процессы и подключить к проектам.
Занимающиеся онбордингом HR-менеджеры IBS уже не могли справляться с задачей адаптации прежним, "ручным" способом. Поэтому была внедрена цифровая платформа "Адаптация", которую компания разработала специально для себя.
В компании приводят 5 основных пунктов, которые должны быть реализованы на такой цифровой платформе:
1) Персонализация адаптационного плана: набор материалов для изучения подобран именно под конкретного специалиста с учетом его подразделения, грейда, специализации, должности, региона.
2) Геймификация: новичок, словно в игре, проходит раздел за разделом, фиксирует успешно пройденные этапы для открытия следующих.
3) Интерактивность: в обучении новичка поддерживает маскот бренда работодателя Пес Пиксель – он подсказывает, напоминает о важных этапах, предупреждает о приближающихся дедлайнах на этапе обучения, запрашивает обратную связь.
4) Отдельный функционал системы для HR, наставников и линейных руководителей. Наличие у них собственных личных кабинетов, где они могут гибко управлять онбордингом каждого отдельно сотрудника (на любом этапе добавлять, менять, удалять задачи).
5) Обратная связь. На ключевых этапах адаптации, новички делятся обратной связью на встречах с руководителем и в онлайн-опросах. Так руководитель и HR нового сотрудника понимают, как у него идут дела, и могут помочь, если что-то пойдет не так.
Важный нюанс: на платформе реализована возможность проведения вторичной адаптации – адаптации к должности при горизонтальном и вертикальном карьерном росте сотрудников.
Особенно критично наличие цифровой платформы в случае акцента на молодую аудиторию. Количество кандидатов-зумеров, для которых цифровые сервисы не дополнительное удобство, а норма, растет.
В IBS за 3 года в 2 раза (с 6,5% до 13%) увеличилось количество нанятых молодых специалистов с возрастом до 25 лет.
Система помогла снизить текучесть на испытательном сроке почти в два раза и повысить уровень удовлетворенности новичков с 10% до 90%. Реальный срок «входа» новичка в компанию и в работу на проекте сократился с 3-4 месяцев до 1 месяца.
Вишенки на торте: фишки цифровых платформ
В Альфа-Банке также реализована специальная корпоративная платформа.
У каждого есть траектория развития — поэтапный диджитал чек-лист, помогающий развиваться и своевременно узнавать полезные инструменты и лайфхаки для работы. В период адаптации, когда сотрудник только осваивается в компании и впервые заходит на корпоративную платформу, его уже ждёт траектория развития со всем необходимым для быстрого и комфортного старта. Что внутри: задачи по знакомству с компанией, интерактивные курсы для адаптации в роли, советы по нетворкингу с командой и руководителем и многое другое.
Забота проявляется в деталях, и неформальный подход к предоставлению этой информации делает адаптацию более эффективной.
Один из таких нестандартных форматов - Альфа-домик, где в отдельных комнатах живут главные бизнесы и поддерживающие функции с описанием. Интерьер каждой комнаты уникальный, в нём отражается, чем занимаются направления. Например, в комнате Малого и микро бизнеса есть наклейки с названиями маркетплейсов-партнеров, постеры для тех, кто хочет стать самозанятым и декор, который есть в реальном офисе коллег.
А еще там есть глоссарий — карманный словарь нового сотрудника, который поможет понять все принятые сокращения и Альфа-сленг.
Сериалы - наше все
Помимо классических инструментов для адаптации своих новых сотрудников компания METRO предлагает познакомиться с компанией в формате сериала "НЕИЗЭТОГООТДЕЛА". Каждая серия посвящена разным дивизионам, где его сотрудники рассказывают о компетенциях и предлагают свою помощь в рамках своих профессиональных навыков. Помимо сериала в компании предусмотрены обучающие курсы в формате видео: у каждого сотрудника есть доступ к платформе, где можно ознакомиться с тренингами и другими полезными материалами. Курсы есть как общие и обязательные, так и узконаправленные для специалистов со специфичными компетенциями. Все курсы анимированные, чтобы процесс погружения был быстрее и интереснее.
Цифровые решения в офлайне
Как думаете, компании в какой отрасли ежегодно сталкиваются с задачей адаптации в среднем 20-25% от всех “сотрудников”? Классические ВУЗы, где каждый сентябрь - это новый поток первокурсников. И это не беря в расчет абитуриентов и их родителей, которые при выборе места учебы также изучают корпоративную культуру образовательного учреждения.
При этом отдельного персонала для такой адаптации в штате университетов нет, и в лучшем случае такая общественная нагрузка ложится на волонтеров-студентов (у которых, положа руку на сердце, куча своих дел и нет особой мотивации).
Современный онбординг может совмещать в себе офлайн и современные цифровые решения. Например, через проведение экскурсии по офису для соискателя или нового сотрудника с использованием digital-технологий: аудио, как в иммерсивных прогулках, или VR.
Или по территории университета. Подобные проекты реализованы в СберУниверситете и РАНХиГС, где я преподаю на отделении “цифровые медиа”.
В последнем, например, иммерсивный променад продолжается 60 минут и проходит через 4 корпуса академии, делая акцент на значимых для студентов местах. В сюжет включены интерактивные задания, раскрывающие ВУЗ с новой стороны. Экскурсия
выстроена так, чтобы не просто демонстрировать важные локации, но погружать в атмосферу заведения.
Формат аудиоэкскурсии с точки зрения адаптации сотрудников имеет ряд преимуществ. Во-первых, это совершенно другой уровень эмоционального вовлечения. И как следствие этого - совершенно другой уровень запоминаемости информации и принятия тех ценностей и корпоративной культуры, которые хочет транслировать компания. Во-вторых, такой формат подразумевает гибкость и доступность - “новички” сами выбирают время и темп, в котором им интересно проходить экскурсию по офису или по зданию университета. Ну и, наконец, в-третьих, хотя по значению это можно поставить на первое место, это вопрос экономии и масштабирования. Аудиоэкскурсия - это долгоиграющий контент, который сохраняет актуальность и не требует постоянного привлечения сотрудников для организации адаптации.
Всем мягкой адаптации :)
Кстати, планирую уже следующий материал по этой теме. Только уже не про онбординг сотрудников, а про онбординг новых пользователей и клиентов.Так что если есть желание поучаствовать и рассказать про свой кейс - пишите в личку.