ТОП (не)очевидных преимуществ цифровизации кадровых документов
Российские компании продолжают переводить кадровый документооборот в цифру. Бумаги, оформленные через системы кадрового электронного документооборота (КЭДО), сохраняют юридическую значимость, не требуют распечатки и огромных шкафов для хранения в офисе.
Что побуждает владельцев компаний и руководителей HR-департаментов переформатировать привычные процессы и внедрять кадровый электронный документооборот?
Скорее всего, их мотивируют эти выгоды КЭДО:
- Упрощение кадровых процессов
Пока КЭДО на предприятии не введен, персонал вынужден постоянно наведываться в кадровый отдел, чтобы поставить очередную подпись, а удалённые сотрудники как на работу ходят на почту — забирать и отправлять заказные письма с документами. Это отвлекает от дел и крадёт время у всех участников процесса.
Электронные документы подписываются в два клика с любого устройства с интернетом, и локация сотрудника не важна.
Так, сотрудники СНЭП АЙТИ получили возможность взаимодействовать с кадровым департаментом в онлайн-формате: подписывать электронной подписью трудовой договор и соглашение о конфиденциальности, передавать документы с личными данными, направлять заявления на отпуск, оформлять дополнительные соглашения к трудовым договорам, приказы на командировки и пр.
- Снижение нагрузки на кадровиков
Ситуации, когда приходится практически буквально бегать за сотрудниками, стоять над душой и просить расписаться в очередном документе, знакомы многим работникам кадровых отделов. С удаленщикам не легче — приходится отправлять документы почтой или оформлять заказ у курьерской службы, а потом неделями ждать ответа. Процесс придется повторить, если документы потеряются в пути, что не такая уж и редкость.
Автоматические уведомления о необходимости поставить подпись, фильтры и моментальный поиск в электронном архиве и ряд других полезных функций КЭДО сократят время оформления документа в среднем в 10 раз. Если согласование документа подразумевает нескольких участников, нужно просто добавить их в шаблон маршрута, и документ движется по цепочке автоматически.
Вот пример из практики электротехнической компании Эlevel – там к сервису КЭДО от СберКорус было подключено 300 сотрудников. Главными целями были увеличение эффективности работы отдела кадров без наращивания штата, повышение прозрачности кадрового документооборота, а также возможность использовать систему как конкурентное преимущество в работе с новыми коллегами. КЭДО обеспечил достижение всех поставленных целей.
А в компании Weigandt Consulting перевод документооборота в цифровую плоскость отладил процессы взаимодействия с персоналом. Затраты компании на КЭДО оказались ниже стоимости курьерских услуг на физическую доставку документов, трудозатраты кадрового департамента на оформление документов уменьшились на 35%, а процент потерянных бумаг снизился до нуля.
Эффект от цифровизации кадров распространяется на всю компанию
Давайте представим, что компания уже прошла весь путь внедрения КЭДО. Позитивные перемены затронут всех — от руководителя и HR-департамента до службы безопасности и маркетинга.
- Руководителя
СЕО может подписывать/согласовывать документы, находясь вне офиса. Согласовать документы в командировке? Почему бы и нет. Для этого потребутся компьютер на котором установлен сертификат электронной подписи и доступ в интернет.
- Специалистов по документообороту
Переход на КЭДО избавляет от огромных трат на печать, бумагу, пересылку, архивирование. Все документы имеют юридическую значимость и подходят под требования проверяющих органов.
- HR
Кадровый электронный документооборот является современным решением, подчеркивающим заботу о времени, ресурсах сотрудников и экологии. Это сделает вас привлекательным работодателем на рынке труда.
Что нужно для перехода на КЭДО
- КЭДО-платформа: информацию о специализированном сервисе работодатель обязан внести в локально-нормативный акт.
- Электронные подписи: согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», можно использовать три вида подписей – усиленную квалифицированную, усиленную неквалифицированную и простую. Они различаются по алгоритмам идентификации личности.
- Согласие сотрудников: пока для перехода на КЭДО работодатель должен собрать с персонала эти документы. Однако с большой долей вероятности правительство уже в этом году может рассмотреть обязательное введение КЭДО для всех предприятий. К этому лучше быть готовым заранее.
Узнайте больше о том, как получить все преимущества перехода на кадровый электронный документооборот от 530 рублей в год.