7 стратегий для повышения производительности в проектной команде, основываясь на данных
Каждый руководитель и проект-менеджер стремится к главному — повышению продуктивности команды без излишнего напряжения и потерь ресурсов. Это не вопрос экономии ради экономии, а оптимизация для достижения реальных результатов. Ведь грамотное распределение задач и прозрачные процессы позволяют команде работать не только лучше, но и достигать своих целей, не «сжигая» ресурсы.
Мы в B24.bi, разрабатываем аналитические отчеты для пользователей Битрикс24. За время нашего существования мы поработали и понаблюдали за большим количеством абсолютно разных команд из разных сфер бизнеса. Поэтому делимся с вами проверенными техниками, которые помогут сделать работу команды продуктивнее и эффективнее.
Что мешает продуктивности и как бороться с отвлекающими факторами?
В современном мире нас постоянно окружают информационные потоки и социальные сети, что мешает фокусироваться и приводит к потере времени. Мы выделили три основных препятствия на пути к продуктивности и предложили решения, которые помогут с ними справиться.
- Вечные отвлеченияСоциальные сети, мессенджеры, звонки и бесконечные совещания — всё это «воры внимания». Около 40% сотрудников тратят два часа ежедневно на посторонние дела, а 15% — более двух часов. Восстановление концентрации после каждого отвлечения увеличивает временные затраты на выполнение задач. Простой скроллинг соцсетей или размышления о рабочих неудачах могут привести к накоплению задач к концу недели.
- Прыжки между задачами и отсутствие приоритетовЧасто, стремясь выполнить побольше, сотрудники берутся за задачи, которые кажутся проще или интереснее. Когда нет чёткой приоритизации, главные задачи остаются на потом, и команда рискует упустить ключевые дедлайны.
- Нагрузка на опытных сотрудниковНагружать профессионалов максимумом задач, не давая им отдыха, приводит к выгоранию. Хотя результативные сотрудники поддерживают общую продуктивность, постоянное увеличение объема работы делает перегрузку неизбежной. Решение — равномерное распределение задач, при котором каждый может сосредоточиться на важном.
7 секретных техник для повышения командной продуктивности
1. Превратите отвлечения в новый заряд энергии
Мы не можем работать, не отвлекаясь, но можно научиться контролировать этот процесс. Простые техники, такие как чередование сложных и легких задач, дают возможность мозгу отдохнуть. Вот что поможет:
- Метод Pomodoro — ставьте таймер на 25–30 минут и чередуйте периоды работы и короткие перерывы. Это помогает сохранить концентрацию и избежать усталости.
- Полезные отвлечения — такие, как уборка рабочего пространства или небольшая разминка. Эти задачи требуют минимума концентрации и помогают быстро переключиться на новые задачи.
2. Распределяйте нагрузку
Делегирование задач не только профессионалам, но и начинающим сотрудникам помогает развивать их навыки и предотвращает выгорание у опытных коллег. Такой подход позволяет компании «выращивать» талантливых специалистов внутри и снижает риск перегрузки.
3. Назначайте задачи по системе SMART
Постановка SMART-задач — отличный способ структурировать задачи. Для этого каждое задание должно быть:
- Конкретным (Specific): кто выполняет и зачем?
- Измеримым (Measurable): по каким метрикам оценивать результат?
- Достижимым (Achievable): сколько времени и ресурсов требуется?
- Актуальным (Relevant): как это связано с целями компании?
- Ограниченным по времени (Time-bound): каковы сроки?
Пример: «Подготовить отчёт по продажам для команды до 15 числа, используя метрики роста по новым клиентам». Такой подход исключает неопределенность и помогает избежать расхождений в приоритетах.
4. Приоритизируйте задачи правильно
Организация рабочего времени решает почти половину задач. Выбирайте метод, подходящий вашей команде:
- MoSCoW — разделение задач на must-have (обязательные), should-have (желательные), could-have (второстепенные) и won’t-have (необязательные).
- Матрица Эйзенхауэра — разделение задач по срочности и важности на четыре категории помогает команде быстро определить, что требует немедленного внимания, а что можно делегировать или совсем убрать.
5. Создайте прозрачные процессы в команде
Прозрачная работа устраняет лишние вопросы и создает доверие. Отчёты по задачам помогают отслеживать прогресс, анализировать загруженность и вовремя перераспределять задачи. Понимание общей картины и видимость статусов мотивируют сотрудников своевременно выполнять свою часть работы.
6. Обратная связь как точка роста
Регулярная обратная связь — основа продуктивной работы. По исследованиям, оперативный фидбэк повышает вовлеченность сотрудников и позволяет решать вопросы до того, как они накопятся. Попробуйте метод «сэндвича»: начните с положительных моментов, затем озвучьте конструктивную критику и завершите на позитиве. Такой подход помогает воспринимать обратную связь как помощь, а не критику.
7. Подберите правильный стиль управления для команды
Эффективность команды во многом зависит от того, насколько подходящий стиль управления выбирает её лидер. Командное руководство (9,9), согласно управленческой решетке Блейка-Моутона, считается оптимальным вариантом. Этот баланс между вниманием к задачам и заботой о людях обеспечивает высокую продуктивность и мотивацию команды, помогая достигать максимальной эффективности. Этот стиль поддерживает демократический подход к принятию решений и командную вовлеченность, что особенно важно при реализации крупных проектов с множеством задач.
Как измерить эффективность работы: Коэффициент исполнительности
Коэффициент исполнительности — это метрика, используемая для оценки эффективности выполнения задач. Она учитывает завершение задач в срок, просроченные задачи и задачи, находящиеся в процессе выполнения.
Формула для расчета следующая:
Коэффициент исполнительности = (3 * кол-во задач завершенных в срок + 2 * кол-во задач завершенных с опозданием + 1 * кол-во задач в процессе выполнения) / (3 * общее кол-во задач)
Пояснения к расчёту:
- Задачи, завершенные в срок имеют наибольший вес (Вес = 3), так как они демонстрируют высокий уровень исполнительности.
- Задачи, завершенные с опозданием получают меньший вес (Вес = 2), но всё же учитываются как выполненные.
- Задачи, находящиеся в процессе выполнения имеют наименьший вес (Вес = 1), но также добавляют к коэффициенту, так как над ними продолжается работа.
- Общее количество задач используется для нормализации коэффициента, что позволяет получить долю от максимального возможного значения.
Заключение: Как понять, что команда стала эффективнее?
Когда вы внедрили практики для улучшения командной работы, самое время оценить результаты. Отчёты по задачам и KPI покажут, насколько повысилась производительность компании, отдела и каждого проекта. Они помогут понять, как можно улучшить рабочий процесс. Если вовлеченность команды растет, а исполнительность увеличивается, значит, вы движетесь в правильном направлении. Отчет Производительность команды можно установить по ссылке.