Пять конкурентных преимуществ, которые дает бизнесу управление документооборотом

Тарик Альхаурани, исполнительный директор Kyocera Document Solutions Russia, — о том, как управление документооборотом экономит средства и повышает эффективность бизнеса. Подробнее обо всех его преимуществах в статье.

Современные цифровые решения от ведущих производителей дают компаниям ощутимые конкурентные преимущества. Вендоры постоянно разрабатывают новые решения по упрощению процесса печати и повышению гибкости и контроля документооборота, пытаясь опередить запросы заказчиков. Заказчики, в свою очередь, стремятся как можно скорее внедрить новейшие программно-аппаратные решения, чтобы опередить конкурентов.

В современных условиях отсутствие управления документооборотом приводит к излишним расходам на печать и обслуживание печатающих устройств, нерациональному использованию времени сотрудников и беспорядку в документации компании.

Внедрение новейших систем по управлению документооборотом позволит бизнесу осуществлять полный контроль за движением документов в организации с момента их создания до архивирования.

Автоматизированные решения по управлению документооборотом дают компаниям ряд преимуществ.

1. Вы повысите уровень безопасности информации

Ландшафт киберугроз быстро меняется, риски информационной безопасности стремительно растут. Бизнес обеспокоен возможностью утечки конфиденциальной информации за пределы организации. При внедрении системы MDS (Managed Document Services) этого можно избежать за счёт усиления контроля за потоком данных в пределах офиса. Как правило, при переходе на полноценную систему управления документооборотом печать осуществляется только после авторизации сотрудника на принтере или МФУ при помощи PIN-кода или персональной карты. Появляется возможность отслеживать количество напечатанных страниц каждым сотрудником.

Система позволяет защищать документы от несанкционированного доступа, а также предоставлять каждой группе пользователей определенные права на использование документов. Кроме того, благодаря возможности резервного копирования снижаются риски потери документов.

2. Вы сократите бумажный документооборот

По статистике, более половины напечатанных копий документа теряют свою актуальность в тот же день. При переходе на электронную систему документооборота сократится количество ненужных бумаг внутри офиса и нецелевое расходование средств.

Учитывая современные тенденции защиты окружающей среды, компании, поддерживающие тренд экологичности, заметно укрепляют свои позиции в глазах клиентов и партнеров. Ежегодно на производство бумаги в мире вырубается около 125 миллионов деревьев. Даже при частичном переходе на систему электронного документооборота, компаниям удастся сократить количество используемой бумаги, тем самым снижая объемы одной из главных экологических проблем — уничтожения лесов.

3. Вы повысите эффективность работы бизнеса

Внедрение цифровых решений позволит освободить время сотрудников, которое они тратят на ведение документооборота. Обслуживание разрозненного парка офисной техники требует много времени и внимания ИТ-специалистов. При обращении к системам управления документооборотом, все задачи, на которые тратили время сотрудники, будут переданы на аутсорсинг. ИТ-специалисты смогут уделять время обеспечению других важных ИТ-процессов компании.

Правильно подобранная и внедренная система управления документооборотом позволит организации повысить свою эффективность и вывести бизнес на новый уровень за счет автоматизации многих рутинных процессов.

4. Вы сэкономите средства

При переходе на систему управления документооборотом компания сможет значительно сэкономить средства на покупку расходных материалов и канцелярских принадлежностей, а также на хранении документов.

Большинство компаний не задумывается о том, что затраты на документооборот стали существенной статьей расходов их бизнеса. Помимо очевидных затрат на расходные материалы и ремонт поломанных устройств, существуют скрытые расходы на печать. К ним относится, например, неэффективность использования печатающей техники. Зачастую там, где есть несколько устройств, которые даже в спящем режиме потребляют электроэнергию, можно обойтись одним правильно подобранным МФУ.

В среднем экономия от внедрения MDS может составить до 30%. Средства, которые раньше уходили на обеспечение печати в офисе, теперь можно будет расходовать на другие важные для развития и продвижения бизнеса задачи. Подобные цифровые решения могут принести ощутимую выгоду любому бизнесу вне зависимости от его размера и рода деятельности.

5. Вы улучшите климат внутри коллектива

На первых этапах внедрения новой системы сотрудникам потребуется время, чтобы привыкнуть к ней. Однако уже скоро уровень удовлетворенности сотрудников значительно возрастет. Время, которое они тратили на обработку, создание, рассылку и поиск документов, сократится. Благодаря единой системе управления документооборотом, ускорится движение информационных потоков внутри офиса.

Современные решения дают возможность отправить документ на печать удаленно или настроить его маршрутизацию — документ после создания автоматически будет направлен на нужный адрес. У руководителей всегда есть возможность посмотреть действия своих сотрудников, что повышает прозрачность процессов.