В 2 раза больше сделок закрывает производство грузоподъёмного оборудования с виджетом Estimates для Битрикс24

Сотрудники не успевали уделять внимания продажам, потому что теряли время на подготовку смет, расчетов и коммерческих предложений. А руководству требовалось много времени на анализ продаж и рентабельности. Обсудим, как изменилась работа в Битрикс24 благодаря одному простому решению.

Привет! Я Митя Раскладка. Мы с командой разработали сервис Estimates.guru, который улучшает эффективность отделов продаж и ускоряет процессы, связанные с подготовкой смет и коммерческих предложений. Сервис может быть интегрирован в Битрикс24 и amoCRM, поэтому с ним удобно работать внутри привычной системы.

Я пообщался с нашим клиентом «ПРОМКРАНБАЛ» и узнал, какие проблемы были у компании при работе в Битрикс24 и с помощью каких функций сервиса Estimates они смогли улучшить работу отдела продаж.

Заказы на оборудование в "ПРОМКРАНБАЛ" поступают разными партиями, иногда включают типовые наборы техники, иногда — индивидуальные модификации. Часто к заказу добавляются дополнительные услуги по монтажу или по настройке этого оборудования. А это значит, что менеджеры регулярно занимаются подготовкой смет и расчетом коммерческих предложений.

Систему учета сделок клиент давно ведет в Битрикс24. Но встроенные инструменты сервиса для работы с коммерческими предложениями и сметами были неудобны в использовании, поэтому приходилось выкручиваться.

Битрикс24 позволяет работать со сметами, но для многих задач потребовалось бы привлекать разработчиков. Например, без специальной помощи не получится быстро внести изменения в расчеты или объединить товары в удобные комбинации. Это приводило к следующим проблемам:

1. Постоянное переключение между разными приложениями

Когда в Битрикс24 приходила заявка, менеджеры связывались с заказчиком, вносили дополнительную информацию в систему, а потом переходили в Excel или в Word. Потому что в них удобнее составить смету и коммерческое предложение, а при необходимости что-то исправить. Для этого менеджеры вручную копировали позиции, стоимость, себестоимость, добавляли формулы. И уже после этого загружали в Битрикс24 готовые документы.

2. Пересчет сумм вручную

Часто случалось, что заказчик вносил изменения в заказ при обсуждении деталей: например, выбирал другой кран или просил скидку на монтажные работы. Тогда менеджерам приходилось заново делать смету, пересчитывать суммы вручную, копировать позиции из документа в документ. Так плодились ненужные файлы, в которых можно запутаться.

3. Шаблоны, которыми невозможно пользоваться
Когда заказчики покупают стандартный набор услуг, удобно пользоваться шаблоном. Например, создать шаблон из стандартного оборудования и необходимых монтажных работ к нему. Но часто даже в типовой заказ нужно добавить индивидуальный товар или услугу.

В Битрикс24 можно составить шаблон, но в случае, где нужно внести небольшие изменения, он становится бесполезен. Чтобы его отредактировать, требуется техническая подкованность: придется специальными элементами кодирования связать шаблон и рабочее поле; вставить переменные, позиции и данные клиента. Это отнимает не меньше времени, чем создание новых таблиц вручную.

4. Неудобные для восприятия заказчиков сметы

Часто сметы и коммерческие предложения выглядели как большие таблицы, в которых сложно разобраться. Битрикс24 не дает гибкости в структурировании информации: не позволяет разбивать товары и услуги подзаголовками, составлять списки, выделять скидки на блоки из связанных работ. А ещё одно отдельное приложение для оформления документов точно остановило бы работу отдела.

Отделу продаж необходимо было считать сметы по продажам грузоподъёмного оборудования в самом Битрикс24, чтобы сделки проходили по воронке продаж быстрее. Тогда заказчики будут получать подробные сметы и коммерческие предложения от "ПРОМКРАНБАЛ" раньше, чем от конкурентов.

Мы установили в Битрикс24 сервис Estimates за пару минут из магазина приложений. Для этого не понадобилось прерывать рабочие процессы отдела продаж и месяцами ждать внедрения.

Сейчас менеджеры компании прямо в Битрикс24 могут готовить коммерческие предложения и сметы. А также передавать в систему суммы сделки, рентабельность и прибыль из каждого расчета.
В этих задачах помогают следующие функции:

Быстро искать позиции в базе товаров

Например по 50-100 позиций по направленности работ: подготовка к монтажу, строительные работы, фундамент, оборудование и другие. Благодаря этому сотрудники быстро формируют коммерческое предложение из товарного прайса компании.

Объединять товары и услуги в блоки

Кроме удобного поиска, в базе можно объединять связанные товары или услуги в блоки. Это помогает в один клик подгружать их в смету или КП. А также ставить скидку сразу на блок из нескольких позиций, а не на каждую позицию отдельно.

Например, заранее можно занести в такой блок все виды работ по монтажу на определенный вид крана. Когда заказывают монтаж такого крана, менеджер может добавить весь блок целиком, а не кликать по отдельности каждый вид необходимых работ. В такой блок легко внести изменения или скорректировать уже внутри сметы, если отдельная позиция не понадобилась заказчику.

Создавать и вносить изменения в шаблоны без программистов

Например, заказчик хочет купить кран № 1 и ему понадобится монтаж. Тогда менеджер выбирает нужный шаблон, и у него в системе сразу появляется всё необходимое: оборудование, материалы, работы по монтажу, а также стоимость каждой позиции и изображение техники. Ему не нужно собирать смету вручную, а значит, он быстро отправит её заказчику.

Если заказчик вдруг решит добавить к этой смете дополнительную услугу, это не вызовет затруднений у менеджера: он прямо в этом документе добавит необходимую позицию.

Редактировать сметы в любой момент из интерфейса Битрикс24

Сотрудники быстро переключаются между режимом редактирования коммерческих предложений и их готовым видом. Менеджерам не приходится уходить в другие приложения: все изменения можно быстро вносить в самом рабочем поле Битрикс24. Это позволяет быстро составлять коммерческие предложения и сметы.

Делать презентабельные коммерческие предложения и сметы

Презентабельный вид — фирменный стиль и логотипы — положительно влияет на имидж компании и увеличивает конверсию в продажу. А хорошо структурированный документ позволяет показать заботу о заказчике.

Благодаря встроенному редактору менеджеру не требуются дизайнерские навыки. Он может прямо в Битрикс24 менять вид коммерческого предложения: добавлять логотип, разделять товары на блоки, выделять скидку, добавлять изображения или описание условий.

Конвертировать готовые документы в PDF и Excel

Возможность сохранить КП в нужном формате улучшает рабочие процессы: менеджер быстро сохраняет нужное и отправляет заказчику или распечатывает для руководства.

Генерировать ссылку для отправки в мессенджерах

В сервисе можно быстро создать ссылку с коммерческим предложением и отправить её клиенту. Она аккуратно выглядит в мессенджерах, включает все необходимые данные для клиента, а по ссылке лежит полный расчет заказа.

Сотрудники быстро адаптировались к новому сервису. Клиент отметил, что работать в программе комфортно, и благодаря интуитивно понятному интерфейсу даже новички начинают быстро работать самостоятельно. А также выделил два изменения:

Компания закрыла в 2 раза больше сделок, чем в предыдущий период

Внедрение сервиса сократило время, которое менеджер тратит на обработку одного заказа. Благодаря тому, что составлять сметы и коммерческие предложения стало удобнее, отдел продаж обрабатывает гораздо больше сделок в день.

Кроме этого, со стороны заказчиков быстрее проходят согласования и принятия решений, так как нужные документы приходят им сразу.

Руководители компании могут эффективнее анализировать продажи

С виджетом в Битрикс24 стало удобнее отслеживать прибыль по каждой сметы. Это помогает контролировать рентабельность сделки и строить стратегические пути развития бизнеса.

Компания в системе прописала себестоимость для каждой позиции: всех товаров и всех видов работ. Эти данные отображаются только для внутреннего использования.

То есть сотрудники в смете сразу видят не только, сколько сделка стоит для заказчика, но и сколько потратит компания ресурсов: на работу, установку, закупку и монтаж.

Раньше все сметы и коммерческие предложения хранились в разных документах и велись вручную. Поэтому, чтобы провести подсчет рентабельности, требовалось огромное количество времени.

Отзыв из маркета Битрикс24

Если есть вопросы или предложения - напишите напрямую мне в Telegram: @Raskladka