Как управлять портфелем проектов: лучшие практики и инструменты

Когда компания ведет несколько проектов одновременно, возникает много вопросов. Как согласовать работу проектов? Как эффективно использовать ресурсы? Как гарантировать, что проекты достигнут целей? Ключ к решению этих вопросов – в управлении портфелем проектов. В статье поговорим о том, что это такое и какие лучшие практики и инструменты для этого существуют.

Для начала разграничим понятия «проект», «программа» и «портфель проектов»:

Когда количество проектов растет, становится сложнее обеспечить баланс между приоритетами, бюджетом, сроками и ресурсами. Кроме того, увеличивается риск конфликтов между проектами, и уменьшается общая прозрачность и контроль над портфелем.

Поэтому при управлении большим портфелем проектов важно работать над:

Каждый проект внутри портфеля имеет свои требования, цели, задачи, команду и ресурсы. Чтобы обеспечить эффективный процесс управления проектами в связке, советуем использовать специальный софт.

Ниже собрали для вас популярные инструменты для управления портфелем проектов:

Рассмотрим основные модели управления портфелем проектов, их главные преимущества и недостатки:

В чем суть подхода: работа над новым продуктом или проектом разбивается на этапы с «воротами», на которых принимается решение о продолжении или закрытии проекта.

Преимущества: простота и эффективность методики. Лучше всего такая модель работает в управлении портфелем инновационных проектов.

Слабые стороны: возможно замедление процесса принятия решений из-за необходимости прохождения «ворот» на каждом этапе. Модель не эффективна для проектов, требующих быстрой реакции на изменения внешних условий.

В чем суть подхода: применяется специальный эвристический анализ для отбора проектов в портфель. Схожие по целям проекты объединяются в группы, затем анализируются ключевые характеристики и риски каждого. Проект, набравший больше баллов при сравнении, идет в портфель.

Преимущества: отсутствие ограничений по количеству проектов и гибкость отбора. Эта модель позволяет эффективно сравнивать и выбирать лучшие проекты из группы схожих.

Слабые стороны: для проведения эвристического анализа нужны специальные программные средства. Внедрение такого софта и обучение сотрудников может увеличить стоимость проекта.

В чем суть подхода: проекты разделяют по группам целей, например, рыночные, производственные, социальные. Затем рисуют для каждого проекта РЭСТ-диаграммы (с отражением рисков, эффективности и стоимости в числах). После вам остается только отфильтровать список проектов по показателю эффективности и выбрать из них тот, что укладывается в бюджет.

Преимущества: модель эффективна для отбора проектов, способствующих развитию компании, так как учитываются реальные показатели эффективности, рисков и стоимости каждого.

Слабые стороны: ограниченность применения и недостаточный учет внутренних факторов и особенностей компании, так как модель фокусируется на общих отраслевых показателях.

В суть подхода: для каждого проекта рассчитывается математическая модель, учитывающая выгоды, риски, затраты на оборудование, ограничения по времени и другие параметры.

Преимущество: при таком подходе анализируется множество факторов и ограничений для выбора проектов в портфель. Это позволяет принимать обоснованные решения о составе портфеля.

Слабые стороны: из-за сложности в расчетах эта модель не подходит для компаний с ограниченными ресурсами или навыками в области аналитики.

В чем суть подхода: у каждого проекта в портфеле оцениваются вероятность успеха, потенциальный доход и издержки. Затем строят специальные матрицы, которые отражают влияние одних проектов на другие при наличии или отсутствии финансирования.

Преимущества: минимизация затрат при достижении стратегических целей. Сбалансированным считается такой портфель проектов, который будет решать поставленные задачи при минимальных затратах.

Слабые стороны: для анализа вам понадобятся точные данные и прогнозы, а их иногда сложно получить в условиях неопределенности и изменчивости рынка.

В чем суть подхода: включают в себя разные методы анализа и планирования ресурсов, такие как PERT-анализ, трехточечная оценка и метод критического пути.

Преимущества: адаптивность к различным условиям проектов.

Слабые стороны: такие модели могут быть неэффективными при управлении проектами с высокой степенью неопределенности или нестандартными требованиями.

Существуют и другие подходы: линейные (модели Дина, Альбаха, Хакса и Вайнгартнера, Ферстнера – Хенна), нелинейные (ветвление деревьев решений, метод опционов) и экспертно-аналитические (скоринг, модель стратегических корзин, анализ иерархий, анализ сетей и т.д.). Отдельным особняком стоят методы графического анализа – это различные диаграммы (пузырьковые и классически, в виде кругов, линий, графиков), технологические схемы и матрицы. Они обеспечивают наиболее наглядное представление результатов оценки.

Управлять портфелем проектов – сложная задача с точки зрения планирования и контроля. Для ее решения необходимо привлекать не только лидеров, способных мотивировать команду, но и сильных аналитиков с опытом комплексной оценки проектов.

И помните, что успешное управление портфелем не ограничивается только выбором проектов. Важно внедрять обоснованные метрики и системы аналитики, адекватные технические средства коммуникации в команде и системы контроля задач. Эти инструменты повышают прозрачность процесса управления и эффективность контроля за ходом выполнения проектов.