Внедрили сервис и пожалели: почему компании меняют вендоров КЭДО

Внедрили сервис и пожалели: почему компании меняют вендоров КЭДО

В 2021 году работодателям разрешили обмениваться кадровыми документами электронно. Согласно исследованию, в 2022 году КЭДО использовали 33% компаний. Однако сейчас наблюдается тенденция на смену вендоров cреди тех, кто перешёл на КЭДО сразу после принятия закона. Решения меняют из-за неудобного процесса подписания — об этом кейсе мы писали в блоге. А новом кейсе расскажем про опыт IT-компании Renue, которая решила поменять сервис из-за высокой стоимости лицензий: одно рабочее место сотрудника стоило дороже доставки документов курьером. Про другие причины перехода и выбор нового вендора читайте в статье.

60% удалёнщиков и месяцы на ожидание оригиналов: почему перешли на КЭДО

Renue — IT-компания из Екатеринбурга, которая разрабатывает ПО для бизнеса. Команды разработки распределённые, 60% сотрудников работают удалённо, в год компания подписывает более 800 кадровых документов. Специалист по кадровому документообороту отправлял пакет документов для каждого сотрудника курьером. После отправки контролировал получение документов: напоминал сотруднику о необходимости подписания, отслеживал трек-номера. Получение оригиналов растягивалось на недели, а иногда и на месяцы.

За каждую доставку документов мы платили 1500 рублей. Чтобы снизить операционные расходы, оригиналы некоторых документов запрашивали у сотрудников раз в квартал. Это неудобно — я не могла сразу после подписания документов убрать их в архив.

Юлия Панькова, главный бухгалтер Renue.

Как только появился закон о КЭДО, в компании начали выбирать сервис, но предложений было мало. Поэтому была важна только возможность подписывать документы удалённо.

Когда мы только выбирали сервис, на рынке было мало решений, сервисы предлагали ограниченный функционал. Но главное для нас было ускорить подписание.

Юлия Панькова, главный бухгалтер Renue.

Рост рынка КЭДО и планы по увеличению штата: почему через полтора года компания сменила вендора

За полтора года рынок КЭДО сильно вырос: появились новые решения, которые предлагали больший функционал. На их фоне старый сервис проигрывал: стоимость завышена, а интеграция с 1С недоработана.

В компании мы используем серверную версию 1С, чтобы настроить полноценную интеграцию со старым сервисом, нужно было приобрести дополнительный модуль, который устанавливался только на определенный компьютер. Для гибридного формата работы это неудобно. Поэтому мы не использовали модуль: приходилось выгружать документы из 1С на рабочий стол, исправлять названия файлов, например вместо пробелов использовать нижнее подчёркивание. И только потом загружать в сервис.

Юлия Панькова, главный бухгалтер Renue.

Рост рынка КЭДО и планы по увеличению штата: почему через полтора года компания сменила вендора

За полтора года рынок КЭДО сильно вырос: появились новые решения, которые предлагали больший функционал. На их фоне старый сервис проигрывал: стоимость завышена, а интеграция с 1С недоработана.

В компании мы используем серверную версию 1С, чтобы настроить полноценную интеграцию со старым сервисом, нужно было приобрести дополнительный модуль, который устанавливался только на определенный компьютер. Для гибридного формата работы это неудобно. Поэтому мы не использовали модуль: приходилось выгружать документы из 1С на рабочий стол, исправлять названия файлов, например вместо пробелов использовать нижнее подчёркивание. И только потом загружать в сервис.

Юлия Панькова, главный бухгалтер Renue

Но основная причина перехода на новое решение — стоимость использования сервиса. Компания планировала к концу года увеличить штат на 15%, а докупать новые лицензии у старого вендора было невыгодно: одно рабочее место сотрудника стоило в 1,5 раза дороже доставки документов курьером.

Работа с самозанятыми, экономия ресурсов и другие преимущества нового решения от Nopaper

Снижение операционных затрат

Стоимость рабочего места в старом сервисе превышала 2 тысячи рублей. За КЭДО с Nopaper Renue заплатили в 3 раза меньше.

Интеграция с 1С

Бухгалтер и кадровый специалист прямо в 1С формируют приказ, подписывают и отправляют его сотруднику.

Работа с самозанятыми и внешними специалистами

IT-компания работает с внешними специалистами из других городов, раньше документы с ними подписывали на бумаге. Теперь и сотрудники, и внештатные специалисты подписывают документы в Nopaper.

Каждый год у нас выходит 36 стажёров, с которыми мы работаем по срочным договорам. В старый сервис стажёров не заводили, так как это дополнительные расходы. Сейчас в Nopaper мы работаем со всеми категориями специалистов: фрилансеры, стажёры и сотрудники.

Юлия Панькова, главный бухгалтер Renue.

Пуш-уведомления в смартфоне

В старом сервисе уведомление приходило только на почту. Сотрудник мог неделю не проверять письма, поэтому кадровому специалисту приходилось напоминать ему о документе. В Nopaper напоминание приходит и на почту, и на смартфон. Сотрудник сразу видит уведомление, просматривает документ в приложении и подписывает его. И уже через 5 минут у бухгалтера в 1С появляется подписанный документ, который можно направить в архив.

С Nopaper мы получили более удобный и расширенный функционал за меньшую стоимость. Сейчас постепенно переводим сотрудников на новую систему, и через месяц планируем полностью отказаться от старого сервиса.

Юлия Панькова, главный бухгалтер Renue.
Начать дискуссию