Как мы подключали кадровый электронный документооборот в нашем IT-стартапе
Вот уже год мы пользуемся кадровым электронным документооборотом (КЭДО). Процесс подключения к нему занял почти месяц, шел с переменным успехом, но при участии 4 человек мы, наконец, смогли снять с себя лишнюю кадровую нагрузку.
В этой статье расскажем:
Что такое КЭДО?
КЭДО - это удобный инструмент для создания, обмена и хранения кадровой документации в электронном виде. КЭДО важен для внутреннего взаимодействия, так как наши сотрудники работают в разных регионах и странах. Документооборот с ними теперь проходит без участия почты и курьеров, что значительно экономит время и ресурсы компании.
Зачем нам КЭДО? Несмотря на то, что Simple — небольшая компания и у нас отсутствует излишняя бюрократия, мы обязаны соблюдать требования законодательства, даже самые незначительные. Когда в нашем штате было всего 5 человек, мы достаточно эффективно вели кадровую документацию и поддерживали её в актуальном состоянии, при этом затрачивая небольшое количество ресурсов.
По нашим планам подключение КЭДО должно было состояться летом прошлого года, при достижении целевых показателей численности в 30 человек. Однако, когда наш штат перешагнул отметку в 15 человек и количество обрабатываемых документов перевалило далеко за 100, трудозатраты по поддержанию документации в соответствии с нашими внутренними требованиями стали несопоставимы с эффектом, который мы получали. Это подтолкнуло нас к тому, чтобы ускорить подключение КЭДО.
Преимущества КЭДО
1. Упрощенный поиск кадровых документов благодаря хранению их в электронном виде
2. Прозрачность при подписании документов между Работником и Работодателем за счет отсутствия возможности подписания документов задним числом
3. Быстрое подписание и корректировка документов: все заявления, приказы, договоры, табели, инструктажи и иная разрешенная для электронного документооборота кадровая документация создается в удобной среде — документы подписываются по клику
4. Безопасность — отсутствует возможность случайно предоставить документы сотруднику, нежелательные для ознакомления (например, документы третьих лиц не попадут в поле зрения Работника при прогулке по офису)
5. Сотрудникам, которые имеют удаленный формат работы, нет необходимости приезжать в офис для подписания документов, большинство документов возможно подписать онлайн
Выбор КЭДО
Существует множество систем КЭДО, и чтобы выбрать подходящую Вашему бизнесу систему, необходимо сформировать перечень требований к будущему КЭДО.
Вот список наших требований, по которым мы отбирали подходящую систему:
1. Обязательная интеграция с оператором обработки персональных данных (ПД). В лице государственного и муниципального органа, юридического или физического лица, организующих и (или) осуществляющих обработку ПД. У нас уже велась обработка ПД внутри системы 1С
2. Наличие удобного и красивого интерфейса, а по этому вопросу у нас был особый пунктик, как вы помните из нашей предыдущей статьи
3. Возможность использования мобильной версии приложения, при этом именно мобильной версии, а не его эмуляции через браузер
4. Поддержка нескольких способов подписи, включая усиленную квалифицированную
5. Возможность загрузки собственных шаблонов кадровых документов, на фирменных бланках и с учетом фирменного стиля
6. Гибкие маршруты согласования кадровой документации
7. Оптимальные финансовые условия внедрения и поддержки системы и некоторые другие, уже не столь существенные пункты
Как видите, перечень достаточно большой, и не все системы КЭДО могут его обеспечить. Для нас самой оптимальной оказалась Контур.КЭДО.
Подключение КЭДО: шаг за шагом
1. Сформировать перечень требований к КЭДО для вашей компании. Определите, какие функции и возможности необходимы вашей компании для работы в системе КЭДО. Это поможет сузить круг поставщиков, которые могут предложить вам подходящее решение
2. Выбрать из существующих на рынке решений подходящую систему КЭДО. Выберите систему, которая наиболее соответствует вашим требованиям и бизнес-потребностям. Обратите внимание на функциональность, цены, уровень поддержки и отзывы других пользователей
3. Протестировать систему КЭДО. Перед тем, как начать использовать систему КЭДО на постоянной основе, проведите тестирование. Это поможет убедиться, что система работает правильно и ее функциональность соответствует вашим ожиданиям
4. Выбрать подходящий тариф. После того, как вы выбрали систему КЭДО и протестировали ее, выберите подходящий тарифный план. Обычно поставщики предлагают несколько тарифов с различным набором функций и ценами, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий
5. Разработать положение об электронном документообороте, которое будет являться основой для работы в системе КЭДО. В положении должны быть описаны все правила и процедуры, которые будут использоваться в рамках системы КЭДО. Это поможет вашим сотрудникам правильно использовать систему и избежать ошибок
Это один самых важных шагов, требующих особого внимания, так как эти правила не должны нарушать требований законодательства и должны устанавливаться для всех сотрудников
6. Подписать со всеми сотрудниками согласия и соглашение о переходе на КЭДО
7. Оплатить сервис и подключить его у себя. Обычно поставщики предоставляют подробные инструкции по подключению и настройке системы. Если возникают вопросы в процессе, как у нас, штурмуйте службу поддержки
8. Загрузить шаблоны разработанных документов. Это позволит вашим сотрудникам быстро и удобно создавать документы
9. Настроить маршруты согласования, то есть выбрать тех, кто вместе с вами будет подписывать этот документ, а кто будет видеть его в базе данных
10. Протестировать работу. При необходимости внесите корректировки и доработки
11. Выдать сотрудникам, у которых отсутствует ЭЦП, подписи. Если у вашего сотрудника нет электронной цифровой подписи (ЭЦП), вы можете выдать ему обычную подпись, которая будет использоваться в рамках системы КЭДО. Готово!
В целом подключение кадрового электронного документооборота достаточно энергозатратная операция, но после выполнения всех шагов ваша компания только выиграет за счет экономии времени и ресурсов, возможности быстрого обмена информацией со сторонними организациями и т.д.
Будем рады, если наш опыт окажется полезен другим компаниям, сталкивающимся с похожими этапами. В нашем Телеграм канале делимся последними новостями и опытом, как строим из стартапа устойчивую компанию
Возможно, вам также будут интересно: