Простая инвентаризация через QR-код: как вести учёт 36000 ТМЦ без бумажных журналов и Excel-таблиц
Для проведения инвентаризации современными инструментами обычно выбирают 1С, штрихкоды, ТСД. Но мы с командой предлагаем иной путь — QR-код и смартфон. В кейсе поэтапно расскажу, как внедрили простую систему, которая сэкономит время, избавит от бумажной работы и беспорядка в процессах.
Привет! Я Андрей, работаю в Wave Service — это цифровой помощник для обслуживания коммерческой недвижимости через QR-коды.
Когда у нас получаются достойные результаты в работе, мы пишем статьи на vc.ru, чтобы тема нашла своих заинтересованных читателей. Сегодня расскажу о кейсе инвентаризации по QR-коду.
Наш клиент — крупная производственная компания в Санкт-Петербурге.
Понимаю, что с реальными именами, фактами и деталями кейсы выходят интереснее, но мы соблюдаем NDA, поэтому местами информация будет перефразирована. Это не должно помешать вам примерить опыт заказчика на ваши процессы и вынести идеи для улучшения.
Как уже отметил в начале, обычно для инвентаризации обращаются к базовым, проверенным инструментам — 1С, штрихкоды, ТСД. Работают они исправно — говорить о том, что мы по всем аспектам лучше, я точно не буду. Мы просто удобнее для определённых подразделений компании. Например, для административно-хозяйственных отделов, которые часто эту задачу тоже берут на себя.
Кратко познакомлю вас с кейсом в карточке:
Что не нравилось клиенту до внедрения системы
Как ранее проходила инвентаризация:
- Выходил приказ о проведении инвентаризации в соответствии с регламентами компании. В приказе назначали ответственных, как правило, 6-8 человек.
- Офис-менеджеры готовили и печатали инвентаризационные описи ТМЦ для каждого исполнителя. Иногда на инвентаризацию выходили с ноутбуком, на котором открыта таблица Excel.
- Исполнители подробно заполняли акты о проведении процедуры.
- Последним этапом менеджеры формировали табличные отчёты и сравнивали данные.
Минусы устаревшего подхода:
- После выполнения инвентаризации в записях возникал беспорядок, следовательно, был высокий риск потерять информацию.
Если инвентаризацией занимаются 6-8 человек, это вполне логичное последствие. Руководители вручную собирали все отчёты, акты и накладные по разным сотрудникам, чтобы составить общую картину о состоянии ТМЦ.
- Невозможно быстро найти данные о статусах ТМЦ и их месторасположении.
Информация о ТМЦ фиксировалась в бумажных актах, на поиск которых уходило время.
- Сложно установить, кому и когда передавался объект, и как менялись ответственные.
Если имущество переместили, это часто нигде не фиксировалось, или же информация терялась среди бумаги и электронных таблиц.
- Сохранялась высокая вероятность потери, краж и несвоевременных закупок.
Общее количество ТМЦ превышало 36 000 объектов (небольшие предметы, инвентарь и расходники). Уследить за всем без инструментов учёта было сложно.
Решение: единая база ТМЦ, маркировка, инвентаризация через QR-код
Мы с командой проанализировали потребности заказчика и предложили решение — полностью автоматизировать процедуру инвентаризации и сделать процесс прозрачным, понятным и доступным для сотрудников.
Проведу вас по этапам, что конкретно мы сделали, и как это повлияло на бизнес-процессы.
Шаг 1. Создали единый реестр ТМЦ
Для начала настроили единый реестр управления списком имущества, у нас он так и называется — модуль «Имущество». Там содержится детальная информация о каждой товарно-материальной ценности.
Когда список ТМЦ объёмный, как в этом кейсе — 36 000 единиц, мы задачу по импорту берём на себя.
Если, например, клиенту нужно при поставке внести новые единицы, он может это сделать самостоятельно. Такие функции доступны сотрудникам с соответствующими правами.
При добавлении нового объекта указывается вся описательная информация для дальнейшей работы.
Добавили и кнопку «копировать ТМЦ» — очевидная фича, о которой мы, честно говоря, не сразу догадались. Ситуация: вам привезли 5 одинаковых стульев, и внести данные нужно только по одной единице, а потом просто скопировать. Изначально этого не было, но теперь всё в порядке.
Клиент в этом реестре может сортировать данные по требуемым критериям, отслеживать и контролировать все действия над ТМЦ.
Например, на поиск шуруповёрта — где он находится, как он выглядит, и кто несёт за него ответственность — уйдёт меньше минуты.
Шаг 2. Маркировка ТМЦ для дальнейшей инвентаризации
Когда все ТМЦ были в системе, приступили к маркировке QR-кодами.
Мы для маркировки (и не только) используем QR-коды. Для QR-кодов не нужно никакого дополнительного оборудования, они считываются камерой любого смартфона.
Однако в разных системах вы можете в качестве маркировки встретить штрихкоды, RFID-метки, этикетки и ярлыки.
Все QR-коды генерируются автоматически, по кнопке из системы, а распечатать их можно на любых принтерах термоэтикеток — например, PROTON TTP-4206. Часто мы привозим свои принтеры на объект заказчика и вместе готовим наклейки — тут уже как договоримся.
Когда наклейки готовы, размещаем их на ТМЦ.
В нашем случае магии с маркировкой не было: команда заказчика планомерно расклеила стикеры на все ТМЦ.
При сканировании QR-кода пользователь увидит карточку ТМЦ с детальной информацией о конкретной единице.
Шаг 3. Внедрили инвентаризацию по QR-коду
Перед внедрением заказчик обозначил график регламентного проведения инвентаризации, а мы настроили расписание в системе. Система автоматически заводит задачи на проведение инвентаризации для ответственных сотрудников в установленные дату и время.
Когда наступает время инвентаризации, пользователю приходит пуш-уведомление о предстоящей задаче.
Внеплановые инвентаризации мы тоже поддерживаем в системе. Руководители могут создать заявку через веб-версию, мобильное приложение или путём сканирования QR-кода.
Инвентаризация проводится полностью через мобильное приложение, исполнителю не нужны бумажные описи или ноутбук в руках.
В задаче указана локация, где нужно провести инвентаризацию, и прикреплена инструкция в виде списка ТМЦ для учёта.
Исполнитель сканирует QR-коды на объектах по списку. Приложение автоматически вычёркивает найденные ТМЦ.
Если в помещении есть лишний объект, система создаёт заявку на перемещение.
Если же исполнитель не нашёл объект из списка — заводится заявка о его отсутствии.
Что делать дальше, зависит от настроек. Возможны разные варианты: оставить комментарий об утере, обновить информацию, если объект не должен находиться в этом помещении. Всё это сохранится в истории. Подробнее этот момент я опишу ниже в разделе «Статусы».
В конце процедуры при отсутствии проблем исполнитель закрывает заявку, а руководитель может просмотреть аналитику и отчёт в системе.
Статусы ТМЦ
Статусы отслеживают и фиксируют, где находятся ТМЦ, и в каком они состоянии.
В этом кейсе, например, обозначены следующие статусы:
- Обычный — ТМЦ находится в указанном месте и исправна.
- Списан — объект списан по причинам, которые указываются в комментариях и подкрепляются актами.
- Продан — объект был продан, и это тоже фиксируется подписанной накладной.
- Передан в аренду — указывается арендатор и новое местоположение ТМЦ.
- Перемещён — описываются причины перемещения и указывается новое местоположение.
- Возвращён — если в ходе инвентаризации ТМЦ находилась не на своём месте, её возвращают и отмечают в системе.
Если исполнитель не нашёл в объект, который по регламенту должен находиться в помещении, система создаёт заявку «Отсутствует объект».
В таком случае заявка попадает руководителю или ответственному лицу на смену статуса. Например, на рабочем месте нет монитора — этот объект можно списать по конкретной причине (сломался) или отправить исполнителя на поиски, если причины неясны.
Руководитель проверяет информацию и принимает решение о смене статуса. При необходимости процесс подтверждается актами или накладными с подписью ответственного.
Система хранит информацию в истории изменений: в карточке ТМЦ всегда видно, что было до изменения, что стало после, когда оно произошло, и кто это сделал.
Всё это хорошо укладывается в картину полной подотчётности. Любые операции над ТМЦ зафиксированы: утери, возвраты, поломки и прочее.
Акты и накладные
Акты и накладные формируются по внутренним порядкам компании. Доступны в виде экспорта документа в форме PDF.
При необходимости пользователь может распечатать документ из системы и подписать, а затем прикрепить скан.
Например, когда статус ТМЦ меняется на «списан», ответственному нужно прикрепить акт списания. Весь документооборот доступен в отчётах.
Итоги
- Процесс инвентаризации на объекте стал быстрым и прозрачным. Увеличен контроль за местоположением ТМЦ.
- Руководители в отчётах видят полную картину всех операций над ТМЦ — какие объекты списывались, а какие требовали обязательного перемещения в другое помещение.
- Сводятся к минимуму потери объектов, ошибки и путаница в данных.
- Любая смена статуса зафиксирована актом или накладной, которые хранятся в системе и отражаются рядом с нужными ТМЦ.
Результат в цифрах
- Площадь объекта клиента — 25 000 м². За год инвентаризацию через QR-код провели в 400+ помещений
- Система помогла отследить 1582 предмета, которые отсутствовали на положенных местах в ходе инвентаризации
- И ещё 285 ТМЦ вернулись на свои места после несанкционированных перемещений
- 291 раз зафиксирован запрос на изменение статуса ТМЦ — списание, перемещение и удаление
Буду рад услышать ваше мнение и обменяться опытом!
Делитесь в комментариях, как у вас устроена инвентаризация, и задавайте вопросы, если что-то непонятно раскрыл. Я на связи тут и в Telegram. Всем лёгких процессов!