7 советов, как упростить офисную работу из дома с помощью смартфона

Карантин в России продлён до 30 апреля. Это значит, что вернуться в привычную будничную среду – не только с кулером, кофеваркой и войнами за температуру кондиционера, но и со всеми офисными программами и оборудованием – в ближайшее время не получится. Предлагаю 7 простых, но полезных советов, как использовать ваш смартфон для рабочих задач. Они пригодятся не только для вынужденной удаленки, но и в «мирное» время. В материале расскажу, как создать папку на рабочем столе смартфона, настроить голосовые команды, а также быстро отсканировать бумажный документ и переслать его коллегам. Если есть еще идеи, как использовать смартфон для работы из дома – пишите в комментариях.

Что делать, если карантин застал вас, например, на даче, а “свисток“ или портативный модем остались в городе? При этом вам срочно надо подключиться к сети с ноутбука. С собой всегда LTE или 3G от оператора. Вот, как “отсыпать“ немного мобильного интернета на другие устройства.

На iOS:

1. Зайдите в “Настройки“ смартфона → “Режим модема“.

2. Включите “Разрешать другим“, чтобы все другие устройства поблизости могли подключаться к точке доступа. При этом у вас должны быть открыты настройки “Режима модема“.

3. Не забудьте сменить пароль для подключения к точке доступа со стандартных “11111111“ на более сложный, чтобы умный соседский ребенок не воспользовался вашим мобильным трафиком. Также включить “Режим модема“ можно и в “Пункте управления“, который открывается смахиванием снизу вверх. Там зажмите раздел с настройками Wi-Fi и включите “Режим модема“.

4. Если вы хотите подключить устройство, на котором осуществлен вход в ту же учетную запись iCloud, то просто выберите ваш смартфон в настройках Wi-Fi на подключаемом гаджете.

5. Убедитесь, что на вашем смартфоне включены сотовая передача данных. Для этого зайдите в «Настройки» → проверьте, включён ли пункт «Сотовые данные».

На Android:

1. Зайдите в “Настройки“ смартфона и войдите в раздел “Сеть и Интернет“ → “Точка доступа и модем“ → “Точка доступа Wi-Fi“.

2. Нажмите на точку доступа, чтобы посмотреть или изменить настройки, например, имя пользователя и пароль.

Уверен: когда вы начали работать из дома, вам пришлось поставить на смартфон не одно новое приложение. Для бытовых нужд – доставку еды и продуктов, отслеживание физической активности, возможно – какие-то приложения для того, чтобы не зависать слишком долго в соцсетях, мониторя новости про коронавирус. В работе – разные сервисы для удаленной коммуникации: Zoom, Webex, Teams, корпоративные мессенджеры. Хорошая идея – объединить их по группам, чтобы не искать их среди бесконечных иконок приложений. Вот как это сделать.

На iOS:

1. Коснитесь и удерживайте иконку приложения, пока не появится диалоговое окно, и нажмите “Изменить экран “Домой“. Либо продолжайте держать иконку, пока все иконки не начнут покачиваться.

2. Перетяните её поверх другого приложения, которое вы также хотите добавить в папку.

3. После добавления всех нужных приложений, коснитесь названия папки, чтобы изменить его.

4. Если вы хотите перенести папку на другой экран, коснитесь её и удерживайте, пока не начнёт качаться, затем перетяните папку на нужный вам экран.

На Android:

1. Зажмите нужную иконку и держите, пока она не “подпрыгнет“ под вашим пальцем.

2. Перетащите её поверх другой иконки и держите, пока не появится папка.

3. Чтобы переименовать папку, коснитесь её названия.

Бывают ситуации, когда на документах требуется ваша подпись. В условиях карантина для этого нужно распечатать файл на бумаге, подписать и отправить курьером. ABBYY FineScanner для iOS позволяет сделать это удаленно. Достаточно загрузить файл в приложение, поставить подпись и отправить по email. Вот как это сделать:

1. Зайдите в ленту.

2. Откройте готовый документ и нажмите “Разметить“ внизу.

3. Нажмите на значок “Подпись“ под документом.

4. Распишитесь прямо на экране смартфона.

5. Масштабируйте и передвиньте подпись на нужное место.

Если вам прислали отсканированный документ в формате PDF, но в нем нужно внести правки, можно также распознать его в ABBYY FineScanner, как на iOS, так и на Android. Вот инструкция.

1. Импортируйте PDF в ABBYY FineScanner и нажмите “Распознать“.

2. Используйте онлайн-режим, если хотите сохранить стили и форматирование, как в исходном документе, и экспортировать результат в 12 популярных форматов документов для дальнейшего редактирования.

3. Оффлайн-режим позволит распознать текст без интернета прямо на устройстве в формате TXT. Это может быть полезно и вашим детям, если их перевели на удаленное обучение: можно распознать текст из PDF или фото с домашним заданием.

Кстати, мы сейчас открыли всем пользователям бесплатный доступ ко всем возможностям ABBYY FineScanner на полгода. Надеемся, что наше приложение будет вам полезно.

Иногда смартфоны ломаются. Не очень круто, если вы вдруг лишитесь всех контактов, документов и фотографий, особенно если они вам нужны для работы. В офисе, как правило, ваши ИТ-службы делают резервное копирование файлов с рабочих компьютеров и ноутбуков. Хорошая идея внедрить эту практику и на вашем мобильном устройстве. Вот инструкция, как это настроить.

В iOS:

Для резервного копирования информации с iPhone можно использовать облако iCloud или iTunes. Что нужно делать в случае с копированием в iCloud:

1. Подключитесь к Wi-Fi.

2. Перейдите в меню «Настройки» → [ваше имя] и выберите «iCloud».

3. Выберите “Резервная копия“.

4. Включите функцию “Резервная копия в iCloud“.

А вот как делается резервное копирование в iTunes:

1. Откройте iTunes и подключите устройство к компьютеру.

2. Выберите устройство, когда оно отобразится в iTunes.

3. Нажмите “Создать копию сейчас“.

В Android:

1. Откройте настройки телефона.

2. Выберите Система → Резервное копирование.

3. Если настройки на вашем телефоне устроены по-другому, найдите в них пункт, позволяющий управлять резервным копированием.

4. Включите резервное копирование.

Если вы копирайтер, журналист или, например, маркетолог, то наверняка вам приходится проводить интервью с экспертами – например, чтобы подготовить комментарий или собрать фактуру для статьи или брошюры. Вы можете сделать запись вашей встречи.

В iOS:

1. Откройте “Настройки“ → “Пункт управления“ → “Настроить элементы управления“.

2. Найдите в списке элемент “Запись экрана“ и нажмите на зеленый плюс напротив него.

3. Откройте “Пункт управление“ смахиванием снизу вверх. Там появится значок “Запись экрана“. Нажмите на него, и через три секунды после отсчета начнется запись.

4. Во время записи статусная строка окрасится в красный цвет, что означает процесс видеозаписи. Для остановки записи нажмите на красную строку сверху. Видео сохранится в приложении “Фото”.

В Android:

На Android до сих пор нет встроенного инструмента для записи экрана. Но то можно сделать с помощью приложений, например, AZ Screen Recorder.

Apple наконец-то добавила возможность давать другим пользователям доступ не только к файлам, но и к целым папкам. Это означает, что у вас появляется еще один инструмент для совместной работы над контентом. Вот как это сделать на iOS:

1. Зажмите или сильно нажмите на папку и из всплывающего меню выберите “Поделиться“. 2. В открывшемся меню нажмите “Добавить пользователей“. На странице общего доступа настройте параметры доступа, нажав кнопку внизу экрана.

3. Теперь выбирайте удобный способ отправки приглашения и добавляйте нужных пользователей. Доступ могут получить только пользователи, имеющие аккаунт iCloud.

4. Если, к примеру, вам нужно поделиться с коллегами сканами, вы можете воспользоваться нашим ABBYY FineScanner. Это приложение поддерживает экспорт в iCloud Drive, поэтому вы можете поделиться папкой со сканами для удобного общего доступа.

Иногда, работая из дома, вам невольно приходится включать режим многозадачности: сочинить документ, одновременно укачивая ребенка и насыпая корм коту. В этом случае на iOS можно использовать функцию VoiceOver. Технология выступает посредником между интерфейсом приложения и пользователем, проговаривает вслух элементы интерфейса и действия в приложении. Таким образом, с помощью VoiceOver можно полностью контролировать свой девайс, даже не видя экрана. Смартфон сам расскажет обо всем происходящем. Наши приложения ABBYY TextGrabber и FineScanner поддерживают VoiceOver.

Вот как настроить эту функцию.

1. Перейдите в меню “Настройки“ → “Универсальный доступ“ → “VoiceOver“.

2. “Тапните“ по любому месту на экране, и мобильное устройство проговорит вслух элемент, который находится в этом месте.

3. При двойном тапе по элементу происходит нажатие на него.

4. Чтобы проскроллить контент на экране, нужно воспользоваться тремя пальцами.

Двойной тап тремя пальцами включит или выключит голосовые команды.

Читайте здесь про все доступные жесты для Voice Over.

Удаленка – это еще не конец света. Желаю вам продуктивной работы, где бы вы ни находились!