Как в CRM организовать корпоративное хранилище данных и документов

У любой организации вопрос с хранением и работой с документами стоит довольно остро. И чем больше организация, тем он острее. Compo Soft решила эту проблему и создала собственное корпоративное хранилище данных и документов.

У любой организации вопрос с хранением и работой с документами стоит довольно остро. И чем больше организация, тем он острее. В Compo Soft, как и во многих других организациях, информация по проектам, сметы, договора, счета и прочие документы хранились в Гугл Диске и Яндекс Облаке. Это создавало некоторые трудности и опасения: потеря файлов, потеря доступа, сложный поиск и фильтрация документов, раскрытие информации по NDA, в случае с Гугл Диском это еще и вероятность закрытия доступа для России.

В состав платформы Compo входит DAM система, которая имеет схожий функционал — хранение, распространение и работа с медиа данными. Используя возможности этой системы, мы решили эту проблему и поняли, что попутно создали новый продукт — «Корпоративное хранилище данных».

Поскольку инструмент собран на базе платформы Compo, то в него заложены enterprise решения, например, мощная ролевая модель и система доступов, планируются различные интеграции и проброс данных, что обычно в подобных системах не используется.

Хранилище данных Compo находится внутри CRM системы и трекера проектов. Оно имеет иерархическую структуру с возможностью загрузки файлов как в корневую папку, так и во вложенные.

Есть возможность сортировки файлов маленькими иконками и списком:

Папки хранилища можно редактировать, удалять и создавать новые. При удалении используется мягкий метод с возможностью восстановления данных.

Доступы и роли в хранилище данных строго разделены. Для работы с документами можно создать группы пользователей и назначить им необходимые права.

Для каждого загруженного файла есть возможность добавить версии и отследить историю. Это актуально для смет, счетов, актов и других документов в которых важны изменения. «Оригинал» документа или его «золотые копии» отражаются в реестре изменений, это позволяет видеть кто и когда загрузил новую версию документа.

Для каждого файла можно добавить синонимы, которые работают по принципу тэгов. С их помощью можно быстро найти нужный файл или папку.

В систему можно загружать файлы любого формата в том числе и видео. Для того чтобы исключить частые скачивания нужного файла предусмотрена функция предварительного просмотра. Это позволяет прочитать нужный документ, либо просмотреть видео непосредственно в хранилище.

Корпоративное хранилище полностью закрытая область и попасть туда можно только авторизованным пользователям, однако предусмотрена функция копирования ссылки на документ. Перейдя по ссылке, пользователь не попадает в систему, но происходит скачивание файла.

Хранилище данных обеспечило Compo Soft собственное единое хранилище документов, интегрированное в CRM и трекер проектов. Все файлы имеют закрытый доступ. Права и роли позволяют видеть и работать с файлами только тем сотрудникам, которым они необходимы. В дальнейшем Compo Soft планирует улучшать и дорабатывать хранилище, создавать различные интеграции и связи файлов.