Проектный минимализм: как просто управлять сложными проектами

Всегда ли управление проектом — это тонны документации, многочасовые совещания, сложные бизнес-процессы? Вспомните PRINCE2 и PMBOK — описание этих подходов ассоциируется с чем угодно, но только не с легкостью. Есть ли простой способ управлять проектом?

На первый взгляд «простота» и «проект» — это два полюса, которым не суждено встретиться. Тем не менее она имеет место быть благодаря методологии P3.express.

Методология имеет низкий порог входа для новичков, а также для команд, которые только начинают осваивать культуру проектного управления. На первый взгляд количество шагов может напугать и оттолкнуть, но их реализация довольно проста и не требует глубоких специализированных знаний.

Важный плюс фреймворка — универсальность. Он подходит для любых отраслей и не концентрируется на специфике проекта. Методология не ограничивает свободу всех участников, ее можно применять как в неизменном виде, так и адаптировав под условия конкретного проекта, потребности руководителя и команды.

P3.express включает в себя 7 фаз, каждая из которых детализирована до конкретных действий. Следуя им, вы успешно достигните целей проекта, сохранив нервные клетки.

Наглядно покажем, как легко реализовать каждый шаг в системе управления проектами Directum Projects.

Пожалуй, это одна из самых важных фаз, представленных в методологии. Ее задача сфокусировать всё внимание руководителя на подготовке высокоуровневого плана и окружения будущего проекта. Не каждая инициатива, прошедшая через эту фазу, станет проектом, так как последним шагом обязательно принимается решение о ее продолжении либо прекращении.

На этом этапе важно определить ценность проекта, сформировать ожидаемые результаты и команду — людей, кто превратит идею в продукт. Также на первом этапе происходит определение спонсоров, кураторов, подготовка резюме (паспорта) проекта и стартовая встреча команды.

Все эти небольшие, но очень важные шаги легко осуществить в системе:

Начните с заполнения карточки будущего проекта уже известной информацией.

Настройте структуру папок. Для упрощения можно следовать порядку, предложенному системой. Так все документы будут автоматически распределяться по заданным параметрам, не создавая хаоса.

Укажите состав команды и определите роль каждого участника будущего проекта. Это необходимо для доступа к документам и своевременным оповещениям о событиях, чтобы ничего важного не осталось без внимания.

P3.express в отличие от более фундаментальных методологий не навязывает своим последователям идею ведения груды документов. Обязательных всего четыре:

1. Резюме проекта

Оно содержит в себе информацию о сути проекта. Это своего рода паспорт, лаконичный документ, детализируемый по ходу работ. Его основная задача — отразить содержание без необходимости глубокого погружения. Вести резюме можно как в форме простого документа, так и страницы в базе знаний.

2. Карта результатов

Задача этого документа — отразить, на какие результаты следует рассчитывать команде и заинтересованным лицам по итогам выполнения проекта, чтобы избежать эффекта несоответствия ожиданий реальности. Способов организации карты результатов может быть несколько. В Directum Projects для этого отлично подойдут интеллект-карты:

3. Реестр последующих действий

Это перечень проблем и возможностей, которые могут появиться в ходе проекта, а также способы реагирования на них. Не стоит забывать, что в ходе проекта могут возникать не только проблемы, но и открываться новые перспективы, которые положительно скажутся на результате или повлияют на дальнейшее развитие сотрудничества с заказчиком. Все эти варианты лучше отразить в отдельном документе и возвращаться к нему по необходимости.

4. Реестр «Здоровье проекта»

Это своего рода чек-лист, где руководитель проекта фиксирует удовлетворенность качеством хода проекта. По нему в любой момент легко оценить, насколько все участники проекта довольны процессом и какие проблемы возникают. Изучив документ, руководитель как на ладони увидит узкие места и сможет предпринять необходимые действия. Важно поддерживать его в актуальном состоянии и обновлять в конце каждого цикла.

Особенно удобно для создания обязательных документов использовать готовые шаблоны. Чтобы они всегда были под рукой, ссылки на них можно разместить в базе знаний команды.

Важный этап каждой фазы — актуализация планов. Необходимо делать это регулярно и заранее, иначе весь смысл планирования теряется и руководителю приходится подстраиваться под уже сложившиеся обстоятельства.

На чем стоит сфокусировать свое внимание:

Если на этапе подготовки проекта руководитель еще не определился с инструментом для его ведения, самое время сделать это сейчас.

Для сложных формализованных проектов с множеством зависимостей, предсказуемыми результатами и последовательностью работ удобнее всего использовать диаграмму Ганта.

Для более простых и небольших проектов, а также крупных с итеративным подходом или неопределенным скоупом работ подходят Agile-доски.

Далеко не всегда удобно применять только один инструмент. В большинстве случаев подходы, используемые на проектах, смешиваются. Тогда хорошим решением будет ведение верхнеуровневого планирования на диаграмме, а детализация работ — на agile-доске для быстрого анализа ситуации.

Каждую неделю руководителю проекта необходимо оценивать ход работ и отклонения от плановых показателей. В этой фазе также регулярно пересматриваются и при необходимости корректируются цели и задачи.

Для своевременного отслеживания происходящего в системе Directum Projects есть несколько инструментов:

Дорожная карта. Она помогает мониторить состояние проектов и оценивать, как влияет сдвиг сроков друг на друга. Это возможно благодаря связи контрольных точек и вех проекта.

Отчет о ходе работ, который содержит в себе всю самую актуальную информацию о проекте.

Кроме того, в ходе работы исполнители вносят информацию о сроках, завершении задач и потраченной трудоемкости. Все данные автоматически попадают в план проекта, при этом руководителю не нужно дополнительно тратить время на сбор информации.

К ежедневным ритуалам P3.express относит управление рисками и проблемами. Если предотвратить их не удалось, то необходимо оперативно реагировать и свести к минимуму негативные последствия.

Один из обязательных документов — реестр рисков. Его можно вести в разных форматах, например, в виде простого документа или страницы в базе знаний команды. Но наиболее удобный и наглядный инструмент — готовый список в системе. При оценке вероятных проблем и возможностей используются типовые риски, а для нестандартных ситуаций и специальных мер реагирования — создаются собственные, которые вносятся в реестр.

На этом этапе методология рекомендует провести оценку удовлетворенности всех лиц, указанных на его старте. Важно учесть мнение не только заказчиков, но и исполнителей. Удобным инструментом для проведения таких ретроспектив может быть Agile-доска. В ней есть все возможности для голосования за выбранные улучшения. Задачи, набравшие больше всего голосов, отбираются для реализации в новом цикле.

Не менее важный и трудоемкий этап, чем запуск проекта — это его закрытие.

PМВоК довольно сдержан, по сравнению с другими группами, в описании процессов закрытия проекта.

P3.express напротив, уделяет завершению повышенное внимание. На этом этапе рекомендовано:

Так как процесс закрытия довольно трудоемкий, важно ничего не упустить. Оптимальным решением для этого будет настройка закрытия в Directum Projects благодаря возможностям no-code. В несколько кликов в системе можно указать обязательные условия для перехода к стадии завершения, а также набор атрибутов, без которых проект не может считаться закрытым. После такого как все процедуры будут выполнены, содержимое проекта автоматически перемещается в архив и всегда доступно для заинтересованных лиц.

По завершении проекта следует оценить полученные выгоды и сгенерировать идеи для использования в будущем. Не будет лишним также зафиксировать все извлеченные уроки и поделиться опытом с коллегами из смежных команд. Подходящий способ для этого — размещение ссылок на полезные кейсы в базе знаний проектного офиса, где все заинтересованные смогут с ними ознакомиться.