Контролируем бригады по всей России и сдаем 2000 объектов в год. Секреты управления удаленными командами в строительстве

В IT и диджитал удаленная работа давно стала нормой, но что делать, если ваша команда состоит из инженеров, монтажников и рабочих на производстве? Когда мы начали управлять проектами по всей России, от Южно-Сахалинска до Санкт-Петербурга, перед нами встала задача эффективного контроля и координации бригад. Делимся лайфхаками, которые помогают слаженно работать и сдавать объекты в срок.

Когда бизнес масштабируется, география проектов расширяется, количество сотрудников увеличивается, неизбежно возникают сложности в управлении. В IT накопилось много наработок по удаленной работе, однако их нельзя просто скопировать для строительства и производства.

В этих отраслях свои трудности:

Мы столкнулись с этими вызовами, когда начали реализовывать проекты в разных регионах страны. Прежняя модель, основанная на централизованном управлении, перестала быть эффективной. Нам пришлось внедрять новые инструменты для координации удалённых команд, пересматривать систему мотивации сотрудников и адаптировать бизнес-процессы к новым условиям.

Расскажем, что мы сделали и как сдаем 2000 объектов в год.

Это был один из первых шагов. Мы поняли, что важно не только донести до сотрудников общие цели и задачи, но и обеспечить постоянное взаимодействие между всеми участниками процесса. Для коммуникаций мы использовали ICQ, а когда она прекратила работу, перешли на платформу Discord.

Как мы объединяем команду:

Когда мы начали выполнять объекты в регионах, быстро поняли, что высокое качество работ способны обеспечить только строительно-монтажные бригады, которые постоянно с нами сотрудничают и соблюдают корпоративные стандарты.

Для мотивации бригад мы использовали три инструмента:

Если видим, что бригадир проявляет активность и заинтересованность, направляем нашего ижевского специалиста в регион, где они вместе отрабатывают технологии на конкретном объекте. После завершения обучения бригада берёт объекты в работу самостоятельно. Те, кто демонстрирует отличные результаты, получают дополнительные бонусы и возможности для карьерного роста.

Такой подход позволил нам за 2 года расширить географию деятельности предприятия на всю Россию и Казахстан и увеличить число строительно-монтажных бригад более чем до сотни.

Чтобы обеспечить максимальную прозрачность и контроль на всех этапах производства, мы используем CRM-систему, адаптированную под наши бизнес-процессы. Она позволяет отслеживать весь ход проекта — от поступления заявки до завершения объекта.

Проект начинается с взаимодействия менеджера с клиентом. На этом этапе специалист детально выясняет требования и пожелания заказчика, подбирает необходимое оборудование и, если проект несложный, самостоятельно создает 3D-дизайн. В случае более сложных задач разработка дизайна передается в специализированный отдел. Такой подход позволяет сразу распределить обязанности и минимизировать вероятность ошибок.

После согласования коммерческого предложения и визуализации мы заключаем договор. Когда он подписан и оплата прошла, запускаем производство оборудования. Процесс контролируется отделом управления строительством, который также отвечает за соблюдение сроков.

Когда оборудование готово, оно отправляется клиенту. На этом этапе также планируется дата установки, которую контролирует тот же отдел и фиксирует в CRM. Менеджер уведомляет заказчика о дате сборки, а затем монтажники согласовывают точное время установки. Вся информация — задачи, сроки, комментарии — фиксируется в системе. Это позволяет четко распределить ответственность, предотвратить недоразумения и задержки на всех этапах проекта.

Дополнительно система интегрирована с нашей базой знаний, содержащей регламенты и инструкции.

Мы используем интерактивные дашборды, которые позволяют визуализировать данные и анализировать их в режиме реального времени. Каждый сотрудник имеет доступ к метрикам, которые напрямую связаны с его обязанностями. Например, менеджеры по продажам могут отслеживать количество обработанных заявок и средний чек, а прорабы — количество выполненных задач на объекте.

Ключевые показатели компании прозрачны и находятся в общем доступе. Так, все сотрудники знают плановые и фактические показатели по выручке:

Эти данные не только помогают нам контролировать качество выполнения работ, но и мотивируют сотрудников достигать лучших результатов. Мы регулярно проводим анализ показателей и, если что-то выходит за рамки норм, принимаем меры для улучшения ситуации.

Чтобы обеспечить доступ к актуальной информации и инструкциям, мы создали единую базу знаний, которая доступна всем сотрудникам через облачный сервис Yandex Wiki. Она включает в себя все необходимые документы: от вводных инструкций для новых сотрудников до подробных регламентов по выполнению конкретных задач.

Здесь же находятся образцы документов, обучающие материалы, инструкции по работе с CRM-системой. Эта база постоянно обновляется и дополняется.

Мы прописываем последовательность действий и время, за которое необходимо получить промежуточный или конечный результат. Например:

Каждый сотрудник имеет доступ к этой базе и может быстро найти ответ на любой рабочий вопрос. Это существенно повышает эффективность работы и снижает риск ошибок, вызванных недостатком информации.

Управление удаленной командой требует от топ-менеджеров умения работать в условиях неопределенности, быстро принимать решения и координировать действия сотрудников на расстоянии. Мы сделали ставку на развитие внутреннего потенциала: предпочитаем выращивать руководителей внутри компании, а не нанимать их со стороны.

Для этого мы внедрили систему регулярного обучения и взаимного обмена опытом. Каждый топ-менеджер проходит обучение по специальной программе, которая включает в себя не только теорию, но и практические задания, направленные на решение реальных бизнес-задач. Мы регулярно проводим внутренние семинары и тренинги, где разбираем методологии управления, обсуждаем кейсы и делимся опытом.

Важным элементом нашей корпоративной культуры является открытый диалог. Каждый день мы проводим собрания топ-менеджеров, на которых обсуждаем актуальные вопросы, спорим и принимаем коллективные решения. Это помогает нам вырабатывать единый подход к управлению и создавать команду, способную работать ради общего результата.

Эффективность и гибкость работы значительно повысилась. Мы инвестируем в лидогенерацию, зная, что можем удовлетворить растущий спрос. Выполняем заказы даже в отдаленных регионах Сибири и Дальнего Востока и на новых территориях: в ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской области. Наличие своих бригад дает нам возможность оперативно реагировать на запросы клиентов.

Процесс заключения договоров также стал более прозрачным и управляемым. Все документы теперь автоматически загружаются в CRM-систему, что облегчает работу как менеджерам, так и руководителям, обеспечивает контроль выполнения условий договоров.

Систематизация и доступность данных облегчают взаимодействие между отделами. Например, отдел копирайтинга может быстро получить всю необходимую информацию для написания кейсов, погрузиться в детали конкретного заказа. В итоге такой подход способствует улучшению внутренних процессов и повышению качества обслуживания клиентов.

Инвестируйте в лидогенерацию. Но перед этим убедитесь, что ваша компания готова к росту спроса и может оперативно его удовлетворять, особенно в новых регионах присутствия.

***

Если хотите больше узнать о благоустройстве и внутрянке компании с дружной огненной командой, подписывайтесь на нас в соцсетях: ВКонтакте, Telegram, Дзен.