Как назначать задачи членам команды, чтобы не упустить ни одной. Пошаговая инструкция

Конец проекта близок. Давление нарастает, работы становится всё больше, а времени на сон всё меньше. В этой ситуации менеджер проекта подобен жонглёру: к нему с разных направлений летят шары, а он вынужден удерживать их в воздухе. И вот система постановки и отслеживания задач уже не роскошь, а средство сохранить проект.

Всем привет. На связи TEAMLY – платформа для совместной работы.

Мы не понаслышке знаем, что система управления задачами — прямой путь к экономии времени, улучшению коммуникации и повышению общей эффективности бизнеса. Вот пошаговая инструкция, рождённая нашим опытом.

Труд сделал из обезьяны человека, а система постановки задач превратила одиночек в племя. Ещё в каменном веке возникли специализации: охотники, собиратели, позже пастухи и земледельцы. Чтобы племя выживало, старшие распределяли:

а) задачи на работы,

б) еду, которая получалась в результате выполнения работ.

Если управление задачами было неэффективным, а распределение благ недостаточно дальновидным, племя попросту вымирало.

С проектами такая же ситуация. Если с распределением задач или благ беда — дело обречено.

Итак, система управления задачами призвана превратить группу людей в организованную команду. Такую, где каждый понимает:

а) чего от него ждут,

б) что ему будет, если он выдаст всё, чего от него ждут,

в) что будет, если он не выдаст всё, чего от него ждут.

На вопрос А отвечает система постановки задач, управляемая менеджером проекта.

Чтобы сдать проект, проджект-менеджер на старте должен представлять с точностью до 50 часов фронт работ на каждого участника команды. Сформировать фонд рабочего времени ему помогает опыт предыдущих проектов компании и экспертные мнения коллег.

Представим проектную команду, разрабатывающую приложения. Есть один разраб, один UX/UI дизайнер (это две разных профессии, но вот тут удачно совместилось), один технический писатель и один менеджер проектов, который не умеет разрабатывать, дизайнить и технически писать. Зато умеет считать.

Менеджер проекта взял сформированные на предыдущем этапе списки и получил следующее:

На проект отведено 2 (два) календарных месяца.

Что видит менеджер проекта? Что ему не хватает как минимум одного разработчика, зато есть лишняя половина писателя и лишняя треть дизайнера.

Выкладки просты. При 40-часовой неделе фонд рабочего времени составляет от 160 до 184 часов, не считая экстремальных января и мая. На 2024 год среднее число рабочих часов в месяце — 164,9. Значит, 600 часов разработчик отработает только за 3,5 месяца и то, если будет перерабатывать — в 164,9 входят и перерывы, реально нужно уменьшать расчётный фонд процентов на 10-20 и молиться, чтобы никто не ушёл на больничный. 164,9-10%=148,41 и это хоть как-то близко к реальности. Значит, на весь проект у одного разработчика уйдёт 4 месяца и нужен второй, чтобы сделать то же самое за два.

У дизайнера работы на 1,5 месяца, у технического писателя – на 1.

Вывод: диза отпускаем на другой проект, не дожидаясь конца текущего. А писателя берём на полдня — он нужен постоянно. Во вторую половину дня писателя надо занять на другом проекте или дать возможность работать на фрилансе.

Разумеется, табличка эта сделана только для иллюстрации. Но примерный объём работ нужно представлять, иначе проект может оказаться заведомо провальным.

Если в месяц надо выполнять задач разработки на 300 часов — значит, по 150 каждому из двух разработчиков. Так?

Так, да не так. Предположим, один разработчик умеет делать фронтенд, второй — бэкенд. А фронты работ, соответственно, 250 и 350 часов. Вот и рассыпалась стройная система.

На самом деле проект из примера — с выделенным проджект-менеджером (ПМ) и прочими исполнителями — возможен только в сравнительно большой компании. И в нём могут реально участвовать человек пять разработчиков, выполняя работы в рамках своей специализации. Да и проджект ведёт несколько таких проектов, а не один. Поэтому цель ПМа — распределить задачи так, чтобы все его проекты завершились вовремя, без превышения фонда рабочего времени и, следовательно, бюджета. Задача жонглирования многократно усложняется — теперь проджект должен, не допуская падения шаров, пройти по канату, проехать на велосипеде по вертикальной стене и переплыть бассейн с акулами.

В общем, без продвинутой системы планирования и распределения задач точно не обойтись.

Систем подобного рода существует великое множество. Мы писали о ClickUp, Wrike, Confluence и это только вершина айсберга. Много их и в России — взять хотя бы гиганта Bitrix24.

Мы в TEAMLY пользуемся TEAMLY. Просто и без затей.

Для управления задачами больше всего подходит функционал Умных таблиц. Они примерно такие же, как в Notion и позволяют делать то же самое. В частности, задачи можно представить в виде списка — так их проще назначать. Для этого выбираем задачу, кликаем на столбец «Исполнитель» и отмечаем одного или нескольких.

А вот следить, сколько задач у одного человека в определённый день, удобнее на диаграмме Ганта.

Менять статус задачи, например, с «В работе» на «Выполнено» удобно в канбане. А если прикрутить автоматизацию, можно заодно и переназначить исполнителя.

Главное, что новому исполнителю приходят уведомления, и он может легко перейти в проект и отчитаться по задаче.

Не одними умными таблицами жив человек. Часто документы в базе знаний — это плод работы нескольких авторов. Каждый решает свою задачу, пишет и согласовывает свою часть документа.

В контексте совместной работы над документом задача — это не запись в умной таблице, а блок в том же самом документе.

Чтобы назначать задачи подобным образом, документ нужно подготовить. Вот пошаговая инструкция по совместной работе в TEAMLY.

1. Собрать команду

О том, как приглашать коллег в свой проект, мы писали в статье Как не профакапить дедлайны. Таск-трекер для разрабов и не только. Допустим, все коллеги приняли приглашение – теперь их можно включать в команду.

Открываем статью и нажимаем кнопку «Командная работа» на таскбаре справа. Добавляем пользователей в группы Исполнители, Заказчики (на всех тарифах) и Согласование (только на платных тарифах).

2. Создать задачу

Для создания задачи в теле статьи нажимаем кнопку на верхнем тулбаре, через «собаку» @ указываем исполнителя, формулируем название в той же строке, назначаем дедлайн. Между заголовком и дедлайном вписываем ожидаемый результат и вообще всё необходимое исполнителю. Задача отображается в его личном кабинете.

3. Выполнить задачу

Из этого интерфейса исполнитель Николай может провалиться в статью и написать в ней требуемое. Здесь же можно отметить задачу как выполненную – тогда в основной статье появится галочка в кружочке.

4. Передать статью для работы

На платных тарифах можно передавать статью от одного исполнителя другому и отслеживать ход работы с помощью системы индикаторов. Подробнее — в Академии TEAMLY.

5. Отредактировать статью

Обычно один из работающих над статьёй берёт на себя функции интегратора — он «причёсывает» итоговый текст, согласовывает части между собой, правит стиль так, чтобы получить единое целое. Это функция редактора.

Главный инструмент редактора — примечания. Кстати, уточнять непонятные места в тексте может любой участник групповой работы.

Если исполнитель заинтересован узнавать о комментариях в режиме реального времени, он может включить уведомления в настройках.

6. Согласовать статью

Механизм согласования включается на платных тарифах. Ответственный сотрудник может поставить точку в работе над статьёй либо вернуть её на доработку.

В процессе работы участники команды получают массу уведомлений. Чтобы не утонуть в этом море, Центр уведомлений TEAMLY предлагает мощную систему фильтрации.

Похоже на фильтры на маркетплейсах — отмечаем нужное и получаем подходящую выдачу.

В командной работе есть ещё одно средство коммуникации — чат статьи. В него автоматически включаются все участники, сообщения доступны каждому. И, что важно, чат привязан к конкретной статье, в нём нет смысла обсуждать что-то ещё. Всё только по делу, искать по другим ничего не нужно.

Как правило, большинство ошибок допускается в момент формулирования задачи. Чтобы не упустить ничего важного, опытные постановщики рекомендуют пользоваться формулой SMART. То есть задача должна быть:

Пример некорректной постановки задачи. Пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что. Как известно, постановщик плохо кончил.

Пример корректной постановки. Напиши в статье «Онбординг сотрудников» раздел «Корпоративные коммуникации». В нём отрази мессенджеры и электронную почту, служебные стационарные телефоны и служебные мобильные — порядок получения и ограничения использования. Объём — от 7000 до 10 000 знаков без пробелов. Срок: до 7 мая 2025 года. О завершении извести в чате статьи, сделай отметку в TEAMLY.

Другие ошибки: выбор некомпетентного исполнителя или его перегруз, отсутствие отчётности по задаче, постановка задачи через голову непосредственного руководителя (нарушение субординации) и не только. Чтобы их избежать и строят системы постановки задач.

Человек по своей природе — существо ленивое. Любой организм стремится минимизировать усилия по достижению определённого комфорта. Так и с работой — если от выполнения задачи не будет зависеть ни один из факторов мотивации сотрудника, выполняться они не будут. Потому что просто незачем.

Говоря о мотивации обычно упоминают материальную сторону и KPI — пресловутые Key Performance Indicators или ключевые показатели эффективности. Выполнил KPI — получил хорошую премию, не выполнил — получил меньше или не получил вовсе.

Но не всё измеряется деньгами. Многих людей мотивирует, например, признание заслуг, вклада, экспертности. Статусные вещи важнее для них, чем материальная составляющая.

Есть и другие мотивы. А компании наряду с программами мотивации внедряют программы стимуляции — то есть кроме пряника включают кнут — и это тоже может быть эффективным, если не перегибать палку.

В любом случае, чтобы выполнить задачу, сотрудник должен получить:

Это необходимый и достаточный для успешного выполнения набор.

Любая работа может быть разбита на конечное число задач и подзадач и выполнена в намеченные сроки, но залог успеха — не только в достаточном количестве исполнителей, средств и методов. Без правильной постановки всё будет бесполезно. И вместо, например, современного небоскрёба построят кривой сарай без окон и дверей.

Всё становится проще, если есть правильные инструменты. В постановке и распределении задач, в отслеживании их выполнения и организации командной работы поможет Тимли. Подписывайтесь на наш ТГ-канал и следите за новостями, чтобы начать пользоваться всей этой мощью в числе первых.