Доской по задачам — как канбан помогает в управлении

Вряд ли есть более наглядное представление задач, чем канбан. Те, кто пользуется, давно оценили удобство и эффективность этого инструмента. Те, кто ещё не пользуется, обязательно начнут. В статье расскажем, где найти подходящий канбан и настроить его для своих задач.

Всем привет! В эфире TEAMLY, мы создаём платформу для совместной работы и управления знаниями. Канбаны — наша большая любовь, мы их используем сами и делаем удобными для наших клиентов.

Википедия говорит, что само слово канбан — это рекламный щит, вывеска в дословном переводе с японского. В 1959 году первый канбан сделали на заводе Тойота в рамках методики планирования производства «точно в срок».

Постепенно трансформируясь, канбан переехал на белые офисные доски, расчерченные маркером на колонки-состояния слева направо:

В колонки клеят стикеры, соблюдая цветовое кодирование задач. На старте проекта все стикеры приклеены в колонке «надо сделать». По мере работы над задачами стикеры перемещаются. Есть мнение психологов, что физическая переклейка работает на подсознательном уровне: позволяет «отпустить» задачу, чтобы перед работой над следующей «обнулить» состояние.

У материальных канбанов, при всех преимуществах, есть и существенные недостатки. Например, чтобы увидеть свои задачи и переклеить стикер, нужно подойти к доске — а у распределённых команд с этим могут возникнуть сложности. Поэтому канбаны переехали в онлайн: на сервера и в облака.

Если какое-то предприятие или подразделение генерирует задачи или получает их извне, и у каждой есть конечный набор статусов или состояний — канбан подойдёт. Сложно представить более наглядную систему управления и отслеживания хода проекта. Особенно, если дополнить канбан другими представлениями — но об этом позже.

Итак, канбан можно использовать:

Не углубляясь в дебри, перечислим команды и ситуации, в которых канбан — лучшее решение для управления задачами:

В каждой из этих областей для управления основными процессами можно создать один или несколько канбанов. Например, в службе поддержки, как правило, один основной канбан — отработка обращений. Стикеры или тикеты проходят по доске с состояниями:

Обращения или тикеты могут перемещаться не только вправо, но и влево. Безо всяких условий это происходит, когда вторая линия возвращает тикет в состояние В работе у специалиста. А если приёмку не устраивает отработка тикета, она тоже двигает карточку в колонку В работе у специалиста.

Ещё один вариант канбана — Часто задаваемые вопросы.

Главное — логика. Вот пошаговая инструкция настройки канбана в любом виде и на любой программе или сервисе.

Шаг 1. Определите задачи

При кажущейся очевидности этот пункт не так прост. Возьмём, например, работу над статьёй в контент-агентстве. Самый очевидный путь — приравнять одну статью или пост к одной задаче.

Но можно пойти другим путём — описывать как задачу каждое действие со статьёй:

Будет ли это удобно? Смотря кому. Руководству, наверное, проще отслеживать статью в целом. А иллюстратору хорошо бы видеть только свои задачи и отслеживать выполнение по собственным этапам — остальное его мало волнует.

Шаг 2. Определите статусы задач / этапы выполнения

Этот этап тоже важен, но ошибки, допущенные здесь, поддаются достаточно лёгкой корректировке (по крайней мере при реализации в TEAMLY).

Обычно состояния (статусы) задачи — это то же самое, что этапы работы над ней. Вернёмся к примеру работы над статьёй. В небольшом агентстве или у фрилансера этапы работы могут быть следующими:

Допустим, в работе уже находится несколько задач. В это время в бизнес-процесс добавляют корректора, который проверяет орфографию и пунктуацию после утверждения.

Добавляем новое состояние в список. Но в канбане оно оказывается на последнем месте, уже после Публикации, а это неправильно. Нет проблем, просто перетаскиваем колонку на нужное место.

Точно так же можно перетащить Вёрстку перед Публикацией — пожалуй, будет логичнее. При этом карточки, находящиеся в столбце, никуда не денутся.

А вот если надо избавиться от какого-то статуса, то лучше предварительно перетащить карточки из удаляемого столбца в другие.

Шаг 3. Определите дополнительные атрибуты

Обязательные атрибуты карточки на канбане — автор и исполнитель, а также дедлайн. Без этого, пожалуй, работа представляется бессмысленной. Кроме них можно добавить и другие. Например, подразделение, если над проектом работает не одна команда, а больше. Тогда можно фильтровать задачи на экране по этому атрибуту.

Шаг 4. Автоматизируйте

При перемещении карточки из одного состояния в другое меняется значение поля в базе данных — так работает любое ПО или сервис, реализующий канбаны. В зависимости от этого можно поставить изменение других полей базы данных, а также некоторые события.

Например, при перемещении карточки статьи в столбец Корректура можно автоматически поменять исполнителя на корректора и послать ему уведомление. Заодно известим и главреда.

Создать базовый канбан для многих применений не просто, а очень просто. В Тимли, как и в других хороших сервисах, реализованы шаблоны. Чтобы сделать статью, рабочее пространство или канбан, можно не изобретать велосипед, а взять готовое решение и кастомизировать его под свою специфику.

Давайте посмотрим, какие шаблоны канбанов есть в TEAMLY.

Возьмём эйчаров. У них не один процесс, поэтому и канбанов достаточно много. Это, в частности:

Кстати, этот самый простой трекер — самое универсальное решение для большинства применений, поэтому присутствует в каждом разделе.

Вот, например, список шаблонов, у которых есть или возможны канбаны, для проектного офиса:

В остальных разделах канбанов тоже достаточно много. Отдельного упоминания заслуживает шаблон Бэклог задач IT отдела в разделе IT-разработка. Это реально готовая система управления задачами для разработки в компании с разделением по командам, выделением спринтов и прочими атрибутами правильно организованного производства программного обеспечения.

Канбан — штука удобная и полезная. Порядок на доске = порядок в делах. А значит, задачи вовремя, зарплата вовремя, дивиденды вовремя — все довольны, в том числе и клиенты/заказчики, которые вовремя получили ожидаемое. Многими возможностями канбана в составе облачной платформы для совместной работы можно пользоваться бесплатно. Чтобы получить полный функционал, работать большой командой, нужно выбрать один из тарифов TEAMLY.

Вся информация об обновлениях и возможностях функционала Тимли есть в нашем Телеграм-канале.