3 способа создать корпоративный портал в 2024 году: зачем выбирать самописный, когда есть куча готовых решений?
Рассказываем о разнице подходов и показываем кейс клиента, которому мы написали корпоративный портал на 500+ сотрудников и сэкономили миллионы рублей на оплату и продление лицензии.
Всем привет, мы компания ITS GROUP. Делаем корпоративные сайты, веб-сервисы, личные кабинеты, реализуем сложные интеграции. Мы работаем с клиентами из разных ниш, среди наших заказчиков — поставщик медицинских расходных материалов «Альфамедэкс», производитель промышленного оборудования Центр «МЕТ», изготовитель строительных материалов ТЕХНОНИКОЛЬ и Московский государственный университет.
Корпоративный портал иногда путают с корпоративным сайтом. Но функционал у них разный.
Корпоративный сайт предназначен для внешних пользователей. Они могут найти общую информацию: например, описание продуктов или услуг, новости, контакты.
Корпоративный портал — это внутренний сайт компании, который используют только сотрудники для обмена информацией и совместной работы. Здесь могут быть новости, внутренние документы, системы управления, базы знаний и другие инструменты.
Зачем нужен корпоративный портал:
- Организовать единую рабочую среду. Не нужно использовать 10 разных программ, регистрироваться в них, постоянно переключаться. Все процессы для работы можно настроить сразу в одном месте.
- Поддерживать внутренний HR-бренд. Можно проводить на портале разные HR-активности, конкурсы, награждения, формировать позитивный образ компании среди сотрудников.
- Обучать персонал, проводить онбординг коллег. Можно в одном месте собрать регламенты компании и материалы для обучения новых сотрудников в формате видеороликов и документов. Это удобнее, чем хранить всё на диске и настраивать доступы вручную.
- Интегрировать систему с существующими решениями. Если компания уже имеет собственные системы и приложения, их можно объединить с помощью портала.
Создать корпоративный портал в облачном сервисе
Облачный сервис — готовое решение, которое развернуто на серверах поставщика и предоставляется по принципу SaaS (Software as a Service). Клиенты выбирают подходящий тарифный план, оплачивают его и получают доступ к порталу. Можно использовать выбранные по тарифу функции системы и не думать о работе IT-инфраструктуры.
К преимуществам облачных решений можно отнести:
- Быстрое внедрение. Функционал облачного портала можно использовать сразу после оплаты тарифа — также не нужно арендовать и настраивать сервер.
- Обновления и поддержку. Вендор регулярно добавляет новые функции и исправляет ошибки на платформе. В лицензию поставщики включают поддержку.
Минусы облачных решений:
- За работу портала отвечает вендор. На первый взгляд это кажется преимуществом, но у компании появляется риск. Если на серверах провайдера случится сбой, сотрудники на время потеряют доступ к порталу, бизнес-процессы остановятся, и повлиять на решение проблемы будет невозможно. Например, в 2018 году вышло из строя оборудование в дата-центре, в котором располагались серверы Битрикс24. Около 30% клиентов не могли получить доступ к своим ресурсам несколько дней. Внутренние процессы — согласование документов, работа с заявками от заказчиков — остановились. В результате компании теряли клиентов и деньги.
- Риск утечки данных. К утечке может привести атака на инфраструктуру провайдера. К примеру, в программное обеспечение компании SolarWinds злоумышленники внедрили вредоносное ПО. Это привело к утечкам конфиденциальной информации организаций, которые пользовались их решениями. Тот же риск есть и при использовании собственных серверов, доступных в Сети, но ресурсы крупных вендоров привлекают больше внимания хакеров.
- Нет гибкости в кастомизации, зато есть переплата. Клиенты покупают облачный сервер в готовом виде — можно подключать дополнительные модули или настраивать интеграции с существующими решениями компании, но более сложная кастомизация недоступна. У поставщиков, как правило, есть несколько тарифов с разными модулями. Может возникнуть ситуация, когда часть предоплаченных функций излишняя, а необходимых решений не хватает.
Например, в Битрикс24, чтобы подключить систему учета времени по задачам и конструктор отчетов, нужно покупать профессиональную лицензию. В нее также включены инструменты для работы по методике Scrum — даже если вы их не используете, вы платите за эти функции.
Настроить под себя коробочное решение
Коробочное решение — это ПО, которое устанавливается на сервер компании и настраивается под ее потребности. В отличие от облачных сервисов компания сама покупает или арендует сервер, отвечает за его работу и безопасность данных.
С февраля 2022 года ряд зарубежных компаний, которые предоставляли коробочные решения для корпоративных порталов, ушли из России. Например, больше нельзя продлить лицензию на IBM WebSphere Portal, Oracle Portal или Microsoft SharePoint. Тем не менее на рынке есть готовые решения от российских поставщиков — коробочная версия Битрикс24, WSS Portal или DeskWork.
Рассмотрим преимущества коробочных решений:
- Гибкость кастомизации. Можно настраивать интерфейс, интеграции и бизнес-логику портала под задачи компании. Например, коробочная версия Битрикс24 поставляется с открытым кодом — разработчики могут прописать уникальный бизнес-процесс или внедрить сложную систему отчетности. Но нужно учитывать, что за каждую доработку придется платить разработчикам.
- Контроль за данными. Компания самостоятельно решает, где будут храниться данные: выбирает надежный дата-центр или покупает собственные серверы. Можно настраивать собственные политики безопасности, ограничивать доступ вне контура предприятия или открывать его только отдельным сотрудникам по VPN.
Основные минусы коробочных решений:
- Высокая стоимость. Стоимость лицензии может быть выше, чем у облачного сервиса. Например, лицензия на коробочную версию корпоративного портала Битрикс24 может стоить от 160 000 до нескольких миллионов рублей в зависимости от количества пользователей и набора функций. При этом лицензию нужно продлевать каждый год.
- Ответственность за безопасность. Потребуются специалисты по безопасности — собственные или на аутсорсе, чтобы настроить резервное копирование, защищать систему от атак и уязвимостей.
- Лишние функции. Как и в случае с облаком, компания платит за готовый набор функций вне зависимости от того, какие из них она будет использовать на практике.
Создать кастомный корпоративный портал
Самописный портал — сервис, который разрабатывают под задачи компании. Подрядчики анализируют существующие бизнес-процессы, прописывают логику их автоматизации и настраивают систему.
Основные преимущества:
- Разработка оплачивается один раз. Готовый портал становится собственностью компании. Не нужно покупать лицензию или регулярно оплачивать подписку.
- Только нужные функции. Нет «бонусных» модулей, входящих в тариф или стоимость лицензии, которыми в компании не будут пользоваться.
- Портал можно разместить на собственных серверах, арендовать мощности у проверенного провайдера, настроить резервное копирование. На этапе разработки можно учесть репликацию базы данных и серверов, чтобы снизить нагрузку и защититься от выхода оборудования из строя.
- Адаптация. Можно интегрировать специфические функции, которые необходимы бизнесу, и протестировать выбранные решения, а также доработать их, если в процессе тестирования выяснится, что какой-то функционал неудобен.
- Нет зависимости от вендоров. Портал принадлежит компании, и вы не рискуете столкнуться с ситуацией, когда поставщик вдруг уходит с рынка или прекращает поддержку. Компании передают не только решение, но и исходный код — если потребуется доработать портал, необязательно обращаться к тому же подрядчику, можно выбрать любую компанию.
Именно самописный портал выбрал наш клиент — адвокатская компания более чем с 500 сотрудниками
Клиент хотел получить корпоративный портал, на котором будут следующие функции:
1. Возможность выстроить структуру компании, чтобы любой сотрудник понимал, к кому обратиться с вопросом, и быстро находил нужные контакты и отделы.
2. Лента новостей, чтобы сотрудники оперативно получали информацию о внутренних событиях.
3. База знаний с инструкциями и шаблонами документов для новых сотрудников.
4. Cервисы для внутренней работы — корпоративный диск для хранения файлов, чат, почта и календарь для планирования встреч.
Клиент не хотел платить с учетом количества работников свыше миллиона рублей за функционал готовых решений, который сотрудники не будут использовать. Например, за системы совместного выполнения задач, формирования отчетов или контроля сроков. Компания считала, что эти процессы уже выстроены и работают.
Мы выстроили работу в 3 больших этапа: обсуждение требований, дизайн и разработка
Обсуждение требований и дизайн. Мы начали с трех детализированных созвонов. Сотрудники рассказали, как устроена работа в компании и каких инструментов не хватает. Мы зафиксировали требования к порталу.
На основе собранной информации мы отрисовали прототипы ключевых страниц, включая ленту новостей, структуру компании, базу знаний и интерфейсы для внутренних сервисов.
Клиент смог оценить, насколько удобно будет работать с порталом, и предложить свои корректировки до начала разработки. Это помогло минимизировать риск серьезной доработки на поздних этапах.
На создание и согласование прототипов ушло две недели. После одобрения мы разработали дизайн с учетом фирменного стиля адвокатской компании и показали готовый макет портала.
Через пять недель после начала работы дизайн пользовательских интерфейсов был готов и согласован.
Разработка. Мы использовали ПО с открытым исходным кодом, чтобы компания не зависела от внешних вендоров или санкций.
Для пользовательских интерфейсов выбрали фреймворк React — так обеспечили высокую производительность и адаптивную верстку, чтобы портал был доступен с мобильных устройств.
Для бэкенда выбрали Laravel, который отличается высокой безопасностью. Компания работает с конфиденциальной информацией клиентов, поэтому для нее важны вопросы защиты данных.
Разработка и программирование заняли три месяца. Еще неделю мы потратили на тестирование и исправление мелких багов, добавление новых функций. Например, на этом этапе компания поняла, что ей не хватает уведомлений об актуальных событиях из календаря на главной странице.
Всего на создание портала от начала обсуждения до запуска у нас ушло чуть больше пяти месяцев.
Заказчик был готов платить за новые модули для портала в случае необходимости. Однако за два года использования портала доработки не потребовались — система продолжает полностью удовлетворять потребности компании.
Самописные порталы могут показаться дорогими, сложными в поддержке и эксплуатации, но на самом деле это не так. Готовые решения не оптимальны по соотношению «цена — набор возможностей», а тарифы могут расти. Мы предложили клиенту решение, за которое он заплатил один раз и которое работает более двух лет. За это время стоимость разработки многократно окупилась из-за отсутствия ежегодных платежей по лицензиям.
Для разработки мы используем программы с открытым исходным кодом, то есть не ограничиваем клиентов в доработках. Если нужны будут изменения, они смогут обратиться к нам или к другому подрядчику.
Если вы тоже думаете о запуске корпоративного портала, не спешите покупать готовое решение — всё равно придется дополнительно платить системным интеграторам за настройку и внедрение.
Хотите узнать больше о нашей компании и проектах:
Почта, если вас интересует вопрос разработки: mail@itspace.group