Как автоматизация рутинных процессов экономит время и деньги бизнесу

Каждый день российские компании сталкиваются с одной и той же проблемой: значительная часть рабочего времени уходит на рутинные процессы, что снижает возможности для концентрации на стратегическом развитии. Исследование ITFB Group и HeadHunter показывает: 37% работников тратят на монотонные задачи до четырех часов каждый день. Другими словами, в зависимости от размера компании, на их выполнение у вашей команды могут уходить десятки, сотни, а иногда и тысячи часов в месяц. Но есть хорошая новость: это время можно вернуть бизнесу — без найма новых сотрудников и сложных технических решений.

На связи MadeTask, и сегодня мы разберемся, как сохранить время и деньги с помощью автоматизации.

В 2024 году технологии автоматизации стали доступны не только корпорациям-гигантам, но и малому и среднему бизнесу. Мы наблюдаем настоящий прорыв в использовании искусственного интеллекта для решения задач различного масштаба. Все больше сервисов оптимизируют отдельные аспекты бизнеса — от виртуальных помощников, отвечающих на вопросы покупателей, до систем управления рекламой, финансами и документооборотом. Однако важно понимать, что это не означает полную замену сотрудников, а лишь автоматизацию рутинных задач, что позволяет командам сосредоточиться на более стратегических аспектах бизнеса.

По данным исследования ITFB Group и HeadHunter (2000+ опрошенных сотрудников), основные «временные ловушки» для сотрудников – бюрократия и бумажный документооборот. Вот что чаще всего отнимает их время:

Согласно отчету McKinsey, компании планируют переобучить в среднем 32% своих сотрудников для работы с новыми технологиями. Это говорит о том, что автоматизация — это не просто внедрение новых инструментов, а комплексная трансформация бизнеса.

Многочисленные ручные процессы могут приводить к ощутимым потерям на всех уровнях компании. Рутинные процессы повышают риск:

Из исследования ITFB Group и HeadHunter следует, что автоматизация позволяет оптимизировать процессы, связанные именно с документооборотом, бухгалтерией и выплатами. В условиях роста фриланс-рынка в России и числа цифровых кочевников компании нуждаются в возможности быстро и безопасно осуществлять как локальные, так и международные переводы внештатным исполнителям, снижая юридические риски и нагрузку на кадры и бухгалтерию.

Эффективным решением для этих задач могут стать специальные сервисы, которые автоматизируют и упрощают рабочие процессы: организация и контроль выплат, оформление договоров и закрывающих документов и другое. Рассмотрим конкретный пример оптимизации работы и расчетов с внештатными исполнителями на основе MadeTask.

Cценарий: компания привлекает десять внештатных исполнителей для разных проектов. Без автоматизации это означает:

Наш сервис поможет упростить все действия до нескольких шагов:

За последний год MadeTask помог десяткам компаний оптимизировать процессы работы с внештатными специалистами.

Например, крупное маркетинговое агентство работало с командой из 17 копирайтеров. До внедрения нашего решения два штатных сотрудника тратили около 80 часов в месяц только на оформление документов и организацию выплат. После подключения к сервису эти процессы занимают не более 5 часов в месяц. Одна из причин такой оптимизации – мы готовим все необходимые документы для налоговой отчетности и для исполнителя, и для заказчика, с учетом их индивидуальных требований. Заказчику нужно только пополнить баланс и поставить задачи, а бухгалтеру – подписать отчет, который мы отправляем ежемесячно или ежегодно».

Помимо очевидных выгод — экономии времени и средств, автоматизация открывает перед компаниями новые возможности для развития бизнеса. Например, интересный эффект, который мы заметили — это значительное расширение пула доступных специалистов. Когда компании убеждаются, что работа с зарубежными исполнителями может быть такой же простой, как с локальными, они начинают активнее привлекать талантливых профессионалов со всего мира. У одного из наших клиентов — дизайн-студии — география исполнителей за полгода выросла с одной до 14 стран.

Первыми пользователями сервиса стала наша собственная команда разработки — это помогло отточить продукт и переосмыслить подход к организации рабочих процессов. Мы ежедневно используем MadeTask для управления документооборотом и расчетами . Благодаря этому мы можем быстро выявлять области для улучшения и развивать продукт с учетом реальных потребностей бизнеса. За последний год мы сократили время на административные задачи внутри компании на 73% и полностью исключили ошибки в документах.

Ежедневное использование собственного продукта помогает нам лучше понимать потребности пользователей. Поэтому мы расширили платежную инфраструктуру, добавив возможность выплат для ИП. Наш анализ показал, что ежемесячно сотрудники тратят значительное время на обработку взаиморасчетов с ИП. При этом индивидуальные предприниматели хотят получать оплаты на расчетные счета с необходимыми подтверждающими документами, а бизнес-заказчики — управлять взаимоотношениями с физическими лицами и ИП в едином окне.

Это особенно актуально в свете стремительного роста количества индивидуальных предпринимателей: по данным банка «Точка», в первом квартале 2024 года в России зарегистрировано рекордное за два года число ИП — 240 000, что на 42% превышает количество ликвидаций. Аналитики связывают рост с развитием цифровых технологий, новыми программами господдержки и расширением возможностей для удаленной работы. Мы создали решение, которое упростит работу как для заказчиков, так и для растущего числа индивидуальных предпринимателей.

Разработали комплексное решение, которое позволяет:

Процесс максимально упрощен:

Для нас автоматизация — это философия, которая помогает создавать эффективные решения не только для наших клиентов, но и для нас самих. Мы рады помочь вам убедиться в том, насколько просто и удобно работать с исполнителями через MadeTask.