Секреты эффективных закупок: какие сервисы использовать бизнесу сегодня?

Анализ рынка сервисов, направленных на оптимизацию закупочных процессов, — актуальная задача для многих компаний. Важно понимать, что под сервисами для заказчиков можно подразумевать как программные решения, так и специализированные услуги. Для более четкого понимания ситуации целесообразно разделить эти два аспекта.

С одной стороны, это облачные решения, которые можно считать сервисами, предоставляющими доступ к требуемому функционалу через Интернет.

С другой стороны, программные продукты, устанавливаемые на локальные серверы компаний. В рамках первой категории особое внимание следует уделить системам управления закупками, известным как Supplier Relationship Management (SRM), которые играют ключевую роль в повышении эффективности процессов закупок.

В этом обзоре мы рассмотрим и проанализируем наиболее значимые сервисы, чтобы понять, какие из них действительно способствуют улучшению закупочных процедур и почему.

Важно отметить, что существует четкое разделение между компаниями, разрабатывающими сервисы в сфере регулируемых закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ, и теми, кто в основном обслуживает коммерческий сектор.

— В области регулируемых закупок можно выделить такие компании, как «КЕЙСИСТЕМС» с решением WEB-торги и БФТ-Холдинг c системой АЦК, а также НПО «Криста» со своими продуктами, которые занимают значительную долю на рынке. Также существуют несколько небольших игроков, которые фокусируются на этой нише. Эти компании разрабатывают программное обеспечение, которое устанавливается на локальные серверы. Это связано с требованиями к информационной безопасности в государственной сфере и специфическими нормами, касающимися статуса региональных информационных систем.

— Что касается коммерческого рынка, то ранее основную долю занимали решения от компании SAP. После введения санкций многие из этих систем остались в эксплуатации, но теперь их поддерживают и развивают непосредственно сотрудники компаний, у которых они установлены. Это создает дополнительные вызовы для поддержки и обновления таких решений, что требует от организаций больших усилий для обеспечения их эффективного функционирования.

В последние годы перед уходомкомпания SAP продвигала облачную SRM систему — SAP Ariba, но оно не завоевало популярность — всего лишь несколько организаций внедрили его. В результате на первое место по востребованности вышло решение от компании 1С, в частности модуль по управлению закупками, в том числе, встроенный в комплексную систему 1С:ERP. Эти решения также устанавливаются внутри информационной системы компании.

На рынке представлены и облачные SRM-решения. Одним из старейших игроков является электронная площадка B2B. Современные решения предлагает компания "Аптрейд", а также ряд менее известных разработчиков, которые предлагают отдельные функции для управления закупками.

С точки зрения информационной безопасности допустимость облачных сервисов в госзакупках напрямую зависит от уровня чувствительности обрабатываемой информации. Внутренние процессы, такие как подготовка и согласование закупочной документации, а также аналитика, обычно остаются внутри организаций — государственных, муниципальных или федеральных. Эти внутренние системы не выходят за пределы учреждений и обеспечивают необходимый уровень безопасности. После публикации закупки используются уже облачные сервисы, но тоже соответствующие специфическим требованиям.

Существуют строгие требования к информационным системам, используемым в государственных и региональных закупках. В последний год наблюдается растущая популярность платформы «ГосОблако», созданной под управлением Минцифры. Это защищенная облачная платформа, на которую постепенно переносятся различные государственные, муниципальные и региональные информационные системы. Она предоставляет возможность использовать облачные технологии с соблюдением государственных стандартов, что снижает затраты на ИТ инфраструктуру для каждого муниципалитета или региона.

Также используются электронные площадки. Эти площадки соответствуют специальным требованиям по безопасности и регулярно проходят аттестацию. Первоначальная проверка осуществляется с высокой степенью детализации, а затем каждые три года они обязаны проходить переаттестацию. Все электронные площадки соответствуют требованиям к государственной информационной системе второго класса (K2).

Необходимо также упомянуть о решении Е1 закупки от компании "Когнитив". Это система, устанавливаемая внутри компании, которая автоматизирует и упрощает процессы документооборота и формирования закупочной документации.

На рынке также представлены вспомогательные для основного закупочного процесса сервисы, в основном ориентированные на регулируемые закупки.

Первая группа сервисов связана с помощью заказчикам в формировании начальной максимальной цены, подбором соответствующих технических заданий и других видов документации, с проверкой технической документации на актуальность ГОСТов, СНИПов и других нормативно-технических документов.

Активно используются аналитические сервисы, которые предоставляют платную аналитику для рынка. Эти компании помогают поставщикам принимать более обоснованные решения на основе собранных данных и исследований.

В качестве вспомогательных сервисов на рынке закупок также используются агрегаторы, которые выполняют две основные функции. Во-первых, они собирают все опубликованные закупочные процедуры, включая государственные закупки по 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческие тендеры. Каждый агрегатор может иметь разное количество источников информации. Во-вторых, эти платформы предоставляют возможность поставщикам подбирать закупки под виды деятельности поставщика, а также подписываться на рассылки по заданным критериям. Это позволяет поставщику оперативно получать информацию о всех доступных закупках на рынке. Агрегаторы различаются по наполненности и удобству использования. Наиболее крупными из них являются сервисы "Контур.Закупки", "СБИС" и Seldon. По нашим оценкам, на рынке представлено около 26 подобных сервисов.

Также стоит отметить сервисы-аналитики, которые собирают информацию с рынка и предоставляют пользователям статистические и аналитические отчеты. Они помогают поставщикам анализировать рыночные ниши, конкуренцию и объемы. Многие электронные торговые площадки предлагают свои аналитические инструменты, которые могут иметь одноименное название или отличаться от названия самой площадки. Например, сервис "Стар" предоставляет аналитику как одно из направлений своей деятельности.

Следующий тип сервисов — это сервисы ценового анализа. Их на рынке немного, и они позиционируются как специализированные инструменты, собирающие информацию о договорах и предложениях поставщиков из открытых источников. Эти сервисы стремятся объединить данные, чтобы предоставить пользователям информацию о ценах и их динамике. На данный момент таких сервисов для госзакупок, закупок госкомпаний и коммерческих закупок можно насчитать всего 1-2, да и то, есть большие вопросы к корректности и релевантности их данных.

Существует множество решений для проверки контрагентов, которые в основном агрегируют информацию из различных открытых источников. Эти платформы собирают данные, например, из Федеральной налоговой службы, реестра малых и средних предприятий, а также информацию о банкротствах и из реестра недобросовестных поставщиков. В результате пользователи получают сводные отчеты о контрагентах, что позволяет им самостоятельно принимать решения о целесообразности сотрудничества. Основная причина появления таких сервисов заключается в необходимости проверки на должную осмотрительность контрагентов, что требует Налоговый кодекс РФ.

Существуют специализированные сервисы, ориентированные на анализ закупочной документации. Эти платформы помогают пользователям находить подходящие документы из ранее проведенных открытых закупок для формирования своей закупочной документации, а также анализировать цены на основе уже существующих закупок. Они могут проверять соответствие требованиям 44-ФЗ, например, возможность объединения различных товаров в один лот. Кроме того, многие из этих сервисов предлагают инструменты для поддержки импортозамещения, позволяя пользователям проверить наличие необходимых товаров в реестре Минпромторга.

Кроме того, стоит упомянуть об аналитических инструментах, предоставляемых “Интерфаксом”, в частности, о “Маркер-Интерфакс”. Этот сервис предлагает маркетинговую аналитику и исследование рынка, что может быть полезно для специалистов в области закупок. Также существует “СПАРК-маркетинг”, который предоставляет аналогичные услуги.

Завершая обзор доступных сервисов, нельзя не отметить платформы для обучения. Онлайн-обучение в сфере закупок активно развивается, особенно в области регулируемых закупок, хотя есть и предложения для коммерческого сектора. Наиболее известными представителями этого направления являются “АКТИОН-МЦФЭР” и “Контур.Закупки”. Каждая электронная площадка также имеет свои учебные центры с онлайн и оффлайн форматами.

Отдельной категорией являются информационно-справочные системы, сосредоточенные на закупках. К таким специализированным сервисам относится “Гарант” и “Консультант” с соответствующими модулями, а также ПРОГОСЗАКАЗ.РФ. Эти платформы собирают информацию о законах и законопроектах, подзаконных актах, документах ФАС и письмах Минфина, предоставляя пользователям доступ к полному набору первичных документов по запросу. Особенно интересен сервис «вопрос-ответ эксперта», где можно получить консультацию по любому вопросу.

В современном бизнесе сервисы, помогающие коммерческим компаниям, становятся все более актуальными.

Проверка контрагентов. Для коммерческих заказчиков это особенно важно, так как они имеют право выбирать партнеров на основе собственных критериев и понимания рисков. Сервисы проверки контрагентов помогают принимать обоснованные решения о сотрудничестве, что делает их крайне популярными.

Образовательные платформы. В отличие от государственных структур, в коммерческих компаниях нет обязательных требований по повышению квалификации. Поэтому особую популярность приобретают практические курсы, которые фокусируются на повышении эффективности закупок, менеджменте и организации процессов. Эти курсы не столько о соблюдении законодательства, сколько о том, как сделать закупочный процесс более эффективным и целенаправленным.

Агрегаторы закупок. Они собирают информацию о закупках с различных частных площадок, что позволяет поставщикам быть в курсе актуальных предложений и конкуренции на рынке. Это делает агрегаторы востребованными инструментами для оптимизации бизнес-процессов.

Другие сервисы, например, направленные на формирование начальной максимальной цены в коммерческих закупках также используются крайне редко. В этой сфере нет таких строгих норм, поэтому компании предпочитают более гибкие подходы к ценообразованию и управлению закупками.