Повысили скорость работы в два раза: Buzzolls управляют задачами всех IT-направлений в Kaiten

Если хотите, чтобы ваша компания быстро росла, вам нужны инструменты для автоматизации, которые сократят время на рутину. Но организовать разработку таких сервисов — настоящий челлендж, особенно когда IT-направлений в бизнесе несколько. Buzzolls удалось объединить их с помощью Kaiten: в одном сервисе работают все мобильные разработчики, фронтендеры, бэк-офис и не только. Руководитель IT-отдела Владимир Фаст поделился опытом, как настраивали систему.

Buzzolls — это доставка роллов, которая работает в пяти городах: Казани, Кирове, Орле, Сыктывкаре и Кирове-Чепецке. Мы развиваем сеть по франшизе, сейчас у нас два франчайзи, на подходе третий.

Мы планируем активно расти и привлекать новых франчайзи, а для этого необходима IT-система, которая автоматизирует рутинные задачи. Например, у нас есть приложения на iOS и Android, где клиент оформляет заказ, мобильные приложения для курьеров, в которых сотрудник бронирует и берет в работу заказ, полноценный трекинг кухни — и это только часть системы.

Чтобы организовать разработку IT-инструментов, не обойтись без таск-трекера. Изначально мы работали в Trello, но в этом сервисе ограниченные возможности для интеграции, было сложно работать в разных пространствах параллельно. У нас нескольких тестовых окружений, на которых одновременно может находиться несколько задач — такая система не ложилась на плоскую таблицу. Два года назад перешли на Kaiten.

В таск-трекере для нас главное — единая коммуникация. Важно, чтобы глобальные задачи находились в одном месте и не были разбросаны по доскам. Поэтому в Kaiten мы создали пространство «Задачи и цели компании».

Здесь на доске «Текущие задачи» находятся верхнеуровневые цели — например, расширение зоны обслуживания. Такими задачами занимаются сразу несколько отделов, поэтому удобно собрать их в одном окне: сотрудники всех подразделений видят глобальные цели.

На доске — три столбца: «Задачи», «В работе» и «Готово». По мере выполнения цели она продвигается влево. Так даже при беглом взгляде на доску понятно, на каком этапе каждая задача.

Верхнеуровневая цель задает общее направление работы. Чтобы превратить ее в конкретные задания, декомпозируем цель на этапы с помощью дочерних карточек, которые становятся задачами отделов. Дочерние карточки связаны с основной — легко понять, к какой цели относятся подзадачи.

Родительские карточки не двигаем по доске вручную. Вместо этого мы настроили автоматизацию: например, когда все дочерние задачи завершены, верхнеуровневая цель попадает в столбец «Готово». Так у команды уходит меньше времени на работу с карточками. Когда сотрудник отмечает конкретную задачу как выполненную, ему не нужно переходить на пространство «Задачи и цели компании» и передвигать верхнеуровневую цель.

В нашей компании много подразделений: HR, юристы, маркетинг, IT-департамент и другие. Чтобы задачи не смешивались, и сотрудники могли сфокусироваться на своих целях, для каждого отдела мы создали свою папку с пространствами и досками.

Структура подразделений в Kaiten выглядит примерно одинаково, подробнее остановимся на IT-отделе. Главное пространство в его папке — «Цели и задачи» для верхнеуровневых целей департамента, то есть дочерних карточек от общей цели компании. Так сотрудники IT-отдела понимают, на каких направлениях работы им необходимо фокусироваться.

У нас много IT-направлений: бэк-офис, iOS Development, Android Development и других. Для каждого создали отдельное пространство. Рассмотрим на примере пространства iOS-команды.

На уровне направления задача департамента также декомпозируется — получаются задачи для команды. Их распределяем по сотрудникам — назначаем ответственных. В итоге получаем многоуровневую иерархию карточек: от глобальных целей компании до конкретных задач для сотрудников. Так мы видим, что любая таска, даже мелкая, влияет на общий результат.

На доске с задачами для направления две очереди — для багов и для фич. Благодаря этому карточки не смешиваются между собой, ведь путь исправления бага отличается от пути реализации фичи.

Новые задачи направления сначала попадают на столбец Backlog, а затем проходят стандартный путь разработки: Development → Готово к релизу → Testing и так далее. Мы видим, какие задачи находятся на каждом этапе.

Особенность нашей работы в Kaiten — автоматизация, настроенная через Телеграм-бота. Через нее карточкам-задачам, которые были допущены к релизу, присваивается его версия. Так не приходится указывать ее вручную: задач много, и это занимало бы много времени.

Мы писали бота сами. Он работает просто: по команде создает столбец для нового релиза с указанием его версии. Затем для каждой карточки, которая попадает в колонку, добавляет поле с номером релиза. Таким образом мы понимаем, в каком обновлении вышла задача. Пока бот работает только с одной доской, но мы планируем расширить функции.

Помимо автоматизации с помощью бота, активно используем следующие функции Kaiten — они помогают упростить постановку задач:

Одно из преимуществ Kaiten — гибкость. Это как конструктор, который каждая команда в компании настраивает под себя: создает нужное количество, порядок и структуру досок, добавляет метки и другие элементы в карточках. Но доски визуально похожи и устроены по одному принципу канбан, поэтому руководителям удобно работать со всеми пространствами.

Благодаря системе с досками комфортно отслеживать статус и выполнение целей. Визуально видно, на какой стадии находится каждая задача. А за счет дочерних карточек можно понять прогресс верхнеуровневых целей.

А у вас в компании все отделы работают в одной системе или каждый в своем сервисе?