Нужен ли оригинал документа от контрагента: автоматизация контроля первички в1С
Без оригиналов документов у организации нет оснований для отражения фактов хозяйственной деятельности в учёте. Но разбираться, по каким операциям уже получены оригиналы от контрагентов, а по каким нет, — трудоёмкая задача. Сегодня расскажу, как её автоматизировать.
Первичные документы — основания для отражения фактов хозяйственной деятельности. Но получить их оригиналы, чтобы подтвердить правомочность отражения в учёте операций, иногда непросто.
Документы могут проходить длинный путь от момента создания до того, как они займут своё место в папках подписанных и проведённых оригиналов. Приходится многократно звонить контрагенту, контролировать, какие оригиналы получены, а какие еще нужно истребовать.
❗ Важно в любой момент знать о наличии определённого документа и его статусе готовности, особенно, если речь об актах выполненных работ на крупные суммы.
Программы 1С помогают организовать учёт и контроль получения подписанных оригиналов.
В ряде программ 1С для контроля наличия оригиналов документов предусмотрена галочка в документах — «Оригинал» — «Получен».
В большинстве документов (например, «Поступление товаров») эта галочка расположена в верхней части и видна пользователю, но может располагаться и на закладке «Дополнительно».
1С позволяет осуществлять:
- фиксацию и хранение признака наличия оригиналов первичных документов, как для каждой печатной формы, так и по одному общему состоянию на документ;
- фиксацию сотрудника, установившего и изменившего состояние оригинала (или печатных форм) первичного документа, а также даты последних изменений текущего состояния;
- установку, изменение и отслеживание признака состояния оригинала первичного документа как в списках, так и в формах документов;
- ввести и настроить любой список состояний, которые могут потребоваться в учёте(например, документ передан контрагенту, документ в пути и др.)
Но всё это касается типовых форм первичных документов.
❗ Для нетиповых первичных документов функционал 1С нужно дорабатывать.
Наш клиент поставил задачу: организовать в программе «1С:ERP» учёт состояния документа «Движение чужого имущества» (ТМЦ на временном хранении).
🔥 После доработки учёт оригиналов документов стал доступен в журнале нетиповых документов:
А сами документы стали доступны для учёта оригиналов в специальном типовом рабочем месте учета:
Мы с коллегами всегда готовы помочь вам подключить или доработать эту функцию, чтобы контроль оригиналов документов стал удобным и наглядным!