Вбухал полтора миллиона в систему управления бизнес-процессами и до сих пор ее внедряю. Но все равно доволен

Рассказываю, как «Сделаем» переходило с гугл-таблиц на ПланФикс и что из этого вышло.

Всем привет, меня зовут Паша Молянов, я руковожу контент-агентством «Сделаем». Мы пишем статьи для бизнеса, делаем лендинги и запускаем контент-маркетинг.

Раньше рабочие процессы вели в гугл-таблицах и царил хаос: невозможно было понять, кто за что отвечает и как выполняет работу. В 2023 году мы начали внедрять ПланФикс: перестали терять сделки и увидели косяки сотрудников. Расскажу, почему выбрали эту систему, как боролись с саботажем команды и какие результаты получили.

Когда агентство только появилось, у нас не было никаких инструментов управления и автоматизации. Рабочие задачи обсуждали в корпоративном мессенджере Slack, затем перешли в Discord. Чтобы вести клиентские проекты, завели Trello. По факту одни сотрудники работали с инструментом, а другие — нет. И посмотреть, какие задачи в работе, можно было не по всем заказчикам.

Еще мы работали в гугл-табличках. Вели в них все, что можно, — например, у нас были дашборды по клиентам, задачам, отчетам, выплатам. Но периодически в табличках что-то ломалось и перемешивалось, поэтому данные терялись. Как-то мы сотрудничали с одним клиентом, а через два года увидели, что забыли с него взять денег 🤷

В гугл-таблицах мы работали четыре года. И чего только за это время не случалось!Например, долго вели проект, а через полгода не могли найти выполненные задачи. Авторы отправляли отчеты с гонорарами, а после одобрения редактором добавляли себе пару лишних тысяч рублей в оплату. Решил, что пора наконец наводить порядок в бизнесе — внедрять CRM и трекер задач.

Рассматривал разные варианты, например Битрикс, Асану, ПланФикс. При выборе для меня были важны следующие критерии:

По нужным запросам подошли Битрикс и ПланФикс. Зарегистрировался в обоих сервисах и перенес в них часть данных. На первый взгляд Битрикс показался удобнее: из коробки он выглядел дружелюбнее. Потом я созвонился с одним из знакомых, который работал в ПланФиксе. Он показал, как в его компании выстроили рабочие пространства под сотрудников, автоматизировали задачи и считали деньги. Понял, что в ПланФиксе вести дела прикольнее, и решил его внедрять.

Чтобы не ломать голову над настройкой процессов, наняли интегратора. Он выкатил мне чек в размере больше миллиона рублей и назвал срок внедрения — полгода. Решили делать все поэтапно. Начали с CRM для клиентов и по продаже рекламы, потом подтянули все остальное. Вот какие процессы уже завели в ПланФикс.

Сделки с клиентами. Вся воронка продаж отображается в системе — можно посмотреть, на каком этапе находится сделка и какие у нее условия.

Постановка задач. Сотрудники ставят задачи, указывают дедлайны, назначают ответственных, прописывают гонорар подрядчику и стоимость услуги. Видно, когда специалист приступил к выполнению и сколько времени у него заняла работа.

Клиентские проекты. ПланФикс считает экономику проекта, задачи и сроки их выполнения. Также указывает, какие документы нужно подписать, и фиксирует оплату от заказчика.

Документооборот. Договоры, счета на оплату, акты подписываем через ПланФикс. Их легко найти: все документы прикрепляются к соответствующим задачам.

Воронки найма. Все отклики на вакансии агентства с разных каналов прилетают в систему, а сотрудники их разбирают. По каждому кандидату можно увидеть, до какого этапа найма персонала он дошел.

Выплаты подрядчикам. Каждые две недели ПланФикс считает зарплату сотрудникам, сверяет выставленные счета на оплату с отчетом о принятых задачах. Так бухгалтерия страхуется от ошибок — например, сотрудник выполнил работу, а денег не увидел. Или наоборот: уже получил оплату за задачу, но снова включил ее в счет.

Таймшит. Сотрудники ведут учет рабочего времени по клиентским проектам в ПланФиксе. Каждый день они заполняют данные о том, какие задачи делали и сколько они заняли времени. Потом тимлид сводит все данные в общую таблицу.

Сделки по продаже рекламы в блогах. Чтобы вести учет рекламных размещений, собрал CRM в Notion. Получился удобный и понятный календарь рекламы — в статье подробнее о нем рассказал.

Решили, что будет круто перенести CRM по рекламе в ПланФикс. Сейчас процесс выглядит так.

Рекламодатели оставляют заявки в телеграм-боте, и запросы автоматически падают в ПланФикс → Сотрудники переписываются с рекламодателем в системе и ставят бронь на выход публикации в календаре → ПланФикс помогает готовить документы и выставляет счет контрагенту.

Не скажу, что внедрение прошло легко и гладко, — без проблем не обошлось. Например, столкнулись с саботажем сотрудников. Заставить всех перейти работать в новую систему — сущий ад. Пробовали писать инструкции, но они не помогли — люди просто не хотели работать в ПланФиксе.

Приходилось постоянно напоминать команде о том, что нужно перезаполнить данные, перепроверить информацию. И проблема до конца не решилась: иногда ребята забивают на ПланФикс. Помогает одно правило: «Если задачи нет в ПланФиксе, ее не существует». Приходят ко мне с запросом — говорю, что нужно поставить задачу в ПланФиксе. Прошу сотрудника выполнить поручение — открываю ПланФикс и создаю задачу. Не отстану от команды, пока они не начнут делать все на автомате 😈

Другая проблема — отсутствие описанных бизнес-процессов на момент подключения системы. Каждый из них вносили в ПланФикс, а уже потом придумывали, как связать эти процессы между собой. Например, команда продакшена попросила интегратора поменять структуру задач по подготовке документов. Он все переделал, и оказалось, что сейлзы не могут выставить счет клиенту: у них пропала нужная функция. И вот теперь дорабатываем систему под отдел продаж.

Мы постоянно что-то исправляем. Агентство развивается, появляются новые юниты и бизнес-процессы — нужно, чтобы ПланФикс подстраивался под изменения. И самый кайф в том, что в системе можно реализовать все, что хочешь, — нет такой фичи, которую нельзя добавить. Хочешь сделать 10 воронок продаж — пожалуйста, нужно поменять интерфейс задач для каждого сотрудника — легко. Ни один другой сервис такой гибкости не дает.

За полтора года мы потратили полтора миллиона рублей на внедрение ПланФикса. И я доволен тем, что получилось. Вот как изменилась работа агентства:

Перестали терять сделки. Например, до работы в ПланФиксе мы обещали связаться с клиентом через три дня, но нигде не фиксировали информацию и забывали о договоренности. Потом заказчик приходил с напоминанием, а мы гадали, кто он такой и что мы должны для него сделать. Теперь же перед глазами продажников отображаются все сделки и их стадии.

Навели порядок в работе сотрудников. Если раньше специалист увольнялся, то было сложно понять, какие он выполнял задачи. Из-за этого были сложности с передачей работы и был риск что-то упустить и забыть.

В ПланФиксе за каждым сотрудником закреплены его задачи. Если он заболел, ушел в отпуск или уволился, его обязанности быстро подхватывает другой специалист.

Стали контролировать клиентские проекты. В этом направлении у нас была куча проблем. Мы не вносили в таблицы работу по проекту и забывали ее выполнить, не соблюдали сроки, потому что нигде их не фиксировали. Самый треш — разные авторы и редакторы выполняли одну и ту же задачу. И все получали за это деньги.

В ПланФиксе все процессы четкие и прозрачные: все оплаты, сроки и исполнители отображаются в системе.

Автоматизировали процессы. Раньше на рутину уходило много времени. Например, собрать список выполненных задач, посчитать гонорар подрядчика за месяц, отследить поступление предоплаты — эту работу сотрудники выполняли вручную. Сейчас за это отвечает ПланФикс, а ребятам не приходится тратить половину рабочего дня на подобные задачи.

Сделаемовцы уже привыкли к ПланФиксу и без проблем работают в системе. Вот что они говорят:

За полтора года у нас выросла выручка и повысилась рентабельность бизнеса. Не скажу, что это целиком заслуга ПланФикса, — в первую очередь за показатели отвечает команда. Но благодаря системе стало легче добиваться этих цифр и масштабировать бизнес.

А с какими системами автоматизации работаете вы? Расскажите, почему их выбрали и насколько удобно стало работать.