«Вы оказались первыми, где построился маршрут» — как мы переводили документы «Кафетера» в EnDocs

Крупный оператор корпоративного питания протестировал несколько систем электронного документооборота. И нигде не получилось связать между собой отделы компании. Пришли к нам, и уже через полтора месяца всё заработало. Рассказываем, как это получилось.

Привет! Я Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs. Это сервис, который помогает компаниям организовать электронный документооборот и навести порядок в рабочих задачах, бизнес-процессах, согласовании счетов, договоров и внутренних документов. Так бизнес экономит на времени, которое тратят сотрудники на выполнении рутинных задач.

Иногда у компаний возникают нестандартные задачи: например, разослать один и тот же документ по пяти отделам и согласовывать разными способами. В этом случае поставщики СЭД разводят руками или предлагают дорогущий индивидуальный проект. С этим столкнулись руководители «Кафетеры», пока они не обратились в EnDocs. Рассказываю, как мы перевели оператора корппитания на ЭДО за полтора месяца.

Весной 2024 к нам обратились руководители «Кафетера». Это большая компания, которая запускает корпоративные кафе, организует кейтеринг, поставляет питание для вахтовых посёлков и концертных площадок. В общем, кормит тех, кто работает. Среди клиентов «Кафетера» — VK, МТС, Сбер, Альфа-Банк, Т-Банк, Kaspersky, Роснефть, Лукойл и другие крупные организации.

В «Кафетера» несколько юрлиц, чьи документы нужно держать в порядке. Однако бухгалтерские документы поступают хаотично: через Диадок, сканами, на бумаге, по почте или в мессенджерах. В таком виде управлять документооборотом сложно — нет единого интерфейса, при помощи которого можно согласовать бумаги.

Диадок тоже не помогает порядку: в сервисе для каждого юрлица заведена отдельная страница. Поэтому нужно открывать несколько десятков вкладок разом, чтобы согласовать документ. С такими вводными в «Кафетера» начали искать удобный сервис документооборота.

В документообороте «Кафетера» есть нестандартные процессы. Некоторые цепочки согласования в компании сложные. У каждого отдела собственные маршруты, по которым проходит документ, а ответственные могут определяться в зависимости от суммы счёта. Несколько примеров:

ИТ-директор «Кафетера» опробовал несколько СЭД. Они оказались либо невероятно сложными в освоении, либо в них просто не оказывалось нужной функциональности. Спустя несколько попыток специалист наткнулся на наш EnDocs и описал проблему — он очень удивился, что сервис может решить задачу даже в облаке.

Мы созвонились с командой «Кафетера» и сделали презентацию EnDocs. Руководителям всё понравилось, потому что сервис оказался куда проще, чем программы, которые они уже посмотрели. Договорились на подключение.

Руководители компании настороженно присматривались к EnDocs после того, как в нескольких предыдущих СЭД у них не получилось перенести документооборот. Поэтому мы обговорили промежуточный этап: наша команда переносит часть согласований в СЭД, сотрудники «Кафетера» тестируют. Если всё понравится, донастроим остальные процессы.

Спустя две недели тестов, нам вновь написали руководители «Кафетера». Им всё понравилось. Ударили по рукам и принялись составлять техническое задание на оцифровку документооборота.

Маршруты согласования в «Кафетера» сложные, поэтому настройкой системы занялись мы. Всю работу разделили по типам документов, в зависимости от приоритетов:

Перенесли договоры в СЭД. Раньше они поступали сотрудникам хаотично, из разных источников. Теперь EnDocs централизованно собирает и хранит бумаги. При помощи встроенного маршрутизатора документы сортируются по типу, исполнителям, номерам договора и другим характеристикам.

Для типовых документов завели шаблоны в системе. Теперь их можно сформировать по одному щелчку мыши, а не искать подходящий среди архива и переделывать.

Подключили согласование счетов. Теперь документы проходят согласования без участия бухгалтера: они самостоятельно перемещаются по цепочке между участниками процесса. При этом наблюдать за статусом задачи могут её инициатор, бухгалтер или руководитель — работа становится прозрачнее для всех.

Мы настроили только текущие процессы согласования. Но если в компании появятся новые, их можно будет добавить самостоятельно. Для этого в EnDocs есть конструктор маршрутов, который можно освоить за десять минут.

После настройки основных процессов мы принялись дорабатывать сервис, чтобы закрыть все потребности заказчика. Внутри «Кафетера» начали переводить сотрудников в EnDocs, а мы взялись за разработку.

Некоторые маршруты «Кафетера» сложно выстраивались в конструкторе. Чтобы не возиться часами со скриптами, мы добавили дополнительные опции в EnDocs:

Были и менее значительные доработки. С дополнительными опциями привычные процессы согласования теперь можно воссоздавать за пару минут.

На запуск пилотного проекта у команды EnDocs ушло около двух месяцев. За это время мы перенесли архив документов, настроили маршруты согласования для договоров и счетов, наладили интеграцию с 1С. Наши сотрудники обучили проектную группу «Кафетера» — теперь в компании появились специалисты, которые смогут обучить остальных работников.

Руководители «Кафетера» перевели в EnDocs уже несколько десятков сотрудников. Поначалу работники неохотно переходили в новый сервис, но уже через неделю порадовались изменениям. Работа в EnDocs оказалась куда быстрее и удобнее, чем в предыдущих программах. Лучше всего о впечатлениях расскажет ИТ-директор «Кафетера»:

Сейчас в компании обрабатывают при помощи EnDocs сотни документов ежедневно. Руководители «Кафетера» хотят ещё шире задействовать сервис и ждут, чтобы мы разработали бизнес-опции — вроде таск-трекера.

Если тоже развиваете бизнес и хотите перевести его на электронный документооборот — напишите нам. Мы покажем, как работает сервис, и дадим доступ к демоверсии. Вы сможете опробовать EnDocs самостоятельно и понять, подходит ли сервис вашей компании.