Как выбрать КЭДО и не прогадать: рейтинг всех рейтингов

Привет, VC! Меня зовут Игорь Новиков, я HRD IT-компании. За 2024 год наша команда выросла до 1000 сотрудников, из которых 80% — удаленщики. Бумажный документооборот и до этого отнимал много ресурсов. А с увеличением штата ежедневное подписание заявлений превращалось в бесконечную цепочку из писем и курьеров. Мы решили автоматизировать процессы, и я возглавил проект по переходу на КЭДО.

В поисках подходящего решения я изучил много материалов, в том числе рейтингов. И вот что заметил: одна и та же платформа могла занимать первую строчку в одном, а потом оказаться в конце списка в другом. Эта статья — попытка разобраться в причинах такого разброса. В ней расскажу, как правильно пользоваться рейтингами и можно ли им доверять. А в конце оставлю свою таблицу сравнения систем КЭДО.

HR, кадровики и другие специалисты, которым поручают поиск платформы для КЭДО, могут быть гениями в своем деле, но мы совсем не обязаны разбираться в IT и автоматизации. Рейтинги становятся понятным инструментом, который при минимальных усилиях помогает нам выбрать лучшее решение. Так кажется на старте, но по мере погружения вопросов становится больше, чем ответов.

Если мы введем в поисковой строке Яндекса или Гугла «рейтинг систем КЭДО», получим ссылки на десятки списков. Каждый позиционируется как максимально прозрачный и объективный. При этом позиции сервисов от одного рейтинга к другому меняются.

Признаюсь честно, это меня запутало. Когда погружаешься в незнакомую тему, и каждый источник дает разную информацию, непонятно, какому из них верить. Я начал анализировать каждый рейтинг — смотреть, какие сервисы, как и по каким параметры сравниваются. Понял, что полностью опираться на рейтинги в выборе решения КЭДО нельзя. Но и полностью исключать их из поля зрения не стоит, они все еще способны дать ценную информацию. Какую — расскажу дальше.

В статье сделаю то же самое, что делал при выборе решения для своей компании, — критически посмотрю на самые популярные рейтинги сервисов КЭДО и подсвечу, что мы можем взять из них.

Для анализа я выбрал рейтинги от авторитетных ресурсов, а также те, что первыми показываются в поисковых системах:

Уровень доверия: высокий. Издание специализируется на аналитических материалах мира цифровых технологий. Есть опыт в реализации крупных исследовательских проектов.

Тип СМИ: профильное, специализируется на IT.

Описание методологии: сбор данных и анализ проводились аналитиками CNews Analytics (CNA) по их собственной методике. Критерии для сравнения 15 систем распределили по нескольким группам, среди которых функциональность, дополнительные модули и поддержка электронных подписей (ЭП). Оценки выставляли по балльной системе: чем больше сумма баллов, тем выше место вендора в рейтинге.

Вендоры были приблизительно равны по всем критериям. Разница стала заметной только на этапе сравнения цен, из чего можем сделать вывод, что решающий фактор — стоимость. Но это и парадоксально, так как у одних вендоров вместо стоимости в таблице — «нет данных». А у других вместо конкретных цифр размытые формулировки вроде «средние цены» или «низкие цены». Когда действуешь в рамках конкретного бюджета, это не сильно помогает.

Какие вендоры упоминаются: лидеры рынка КЭДО (VK Tech, Directum, HRlink, «Контур», «1С»), а также менее известные, но присутствующие в других рейтингах решения.

Вердикт: рейтинг полезен, чтобы понять какие вендоры есть на рынке и на какие критерии обращать внимание. Но полностью доверять ему не стоит. Решающим фактором оказывается стоимость, при этом выставленные за нее баллы вызывают сомнения. Плюс, по опыту могу сказать: формирование итоговой стоимости внедрения не так прозрачно. Скажем, на старте можно выбрать самое дешевое решение, но после подключения интеграций или кастомизации оно окажется самым дорогим.

Уровень доверия: высокий. Одно из крупнейших российских СМИ, есть собственный аналитический центр.

Тип СМИ: профильное, специализируется на бизнес-темах.

Описание методологии: данные для рейтига собирали с помощью онлаин-демонстрации, которые проводили сами вендоры. Для оценки аналитики РБК разработали порядка 100 критериев и учитывали только факт наличия или отсутствия этой характеристики у каждой из систем. Чтобы избежать субъективности при выставлении оценок, не ориентировались на специфические особенности продуктов вроде простоты интерфейса. Каждой группе критериев присвоили весовые коэффициенты. Их значения определили с помощью анкетирования участников рынка.

Рейтинг РБК учитывает различные факторы: от безопасности для сотрудника до возможностей интеграции КЭДО с другими системами. И действительно помогает понять, подойдет ли решение по функциональным возможностям и удовлетворит ли службу безопасности. Но составляли его в 2022 году. За прошедшее время провайдеры могли обновить продукты или вообще уйти с рынка. Функциональность решений и уровень техподдержки тоже могли измениться. Кроме того, аналитики РБК никак не учитывали простоту использования. Хотя именно этот критерий важен на этапе внедрения и влияет на то, как быстро сотрудники смогут адаптироваться к КЭДО.

Какие вендоры упоминаются: лидеры рынка КЭДО (VK Tech, Directum, HRlink, «Контур», «СБИС»), а также менее известные, но присутствующие в других рейтингах решения.

Вердикт: рейтинг выигрывает за счет того, что опирается на реальные демо сервисов КЭДО. Вы можете учитывать данные РБК, чтобы получить общее представление о рынке и о том, чем одна система отличается от другой.

Уровень доверия: средний. Nopaper — вендор КЭДО, что дает глубокое погружение в тему и помогает при разработке методологии и критериев сравнения. Но ставит сомнение объективность результатов.

Тип СМИ: сайт компании-вендора.

Методология сбора данных: команда Nopaper провела интервью с 60 HRD из компаний, чья численность превышает 100 сотрудников. Отобрала популярные сервисы КЭДО и проанализировала их по критериям, на которые чаще всего обращают внимание компании. Всего получилось больше 35 показателей, среди которых интеграции с другими системами, скорость внедрения, стоимость эксплуатации и другие характеристики.

Плюсы исследования в том, что оно подсвечивает, какая функциональность есть во всех сервисах КЭДО. А также дает конкретные цифры, во сколько обойдется автоматизация и за что придется доплачивать. Минус — Nopaper сами заявляют, что это опыт исключительно их команды.

Какие вендоры упоминаются: Nopaper, HRlink, VR HR Tech, «Контур», «СБИС», «1С: кабинет сотрудника», «Битрикс 24 КЭДО».

Вердикт: хотя в исследовании сравнивались более 30-ти критериев, и команда Nopaper старалась создать иллюзию беспристрастности, она не может быть абсолютно объективна в оценках. Таблица полезна для выбора критериев. Она позволяет учесть опыт HRD, которые непосредственно сталкивались с выбором вендора КЭДО и знают, что важно не в теории, а на практике. Но полностью доверять рейтингу не стоит. Есть риск, что данные интерпретированы так, чтобы показать платформу Nopaper в более выгодном свете.

Уровень доверия: средний. У R-Style есть погружение в цифровизацию бизнеса и внедрение готовых IT-решений в компании. Но компания не специализируются на исследованиях.

Тип СМИ: сайт компании по автоматизации бизнес-процессов.

Методология сбора данных: нельзя назвать рейтингом в классическом понимании, так как полноценное исследование не проводилось. Системы КЭДО оцениваются исходя из личного мнения одного из руководителей R-Style Softlab.

На странице рейтинга собрано немного теории об обмене кадровым электронными документами, плюсы такого подхода к организации КДП и информация о законодательстве в этой сфере. А также основные характеристики систем КЭДО, на которые R-Style Softlab предлагает ориентироваться при выборе. Кстати, здесь также упоминаются результаты рейтинга РБК. Удобно, что к каждому сервису КЭДО прилагается короткое видео.

Какие вендоры упоминаются: видим те же имена, что и в других рейтингах. Есть лидеры рынка (VK Tech, Directum, HRlink, «Контур», «СБИС») и менее известные решения (Nopaper, Easy Docs, ELMA 365 КЭДО).

Вердикт: можно использовать, чтобы узнать, какие игроки есть на рынке. И понять их базовые отличия. Данных для более детального погружения недостаточно. Чтобы выбрать вендора, потребуется много дополнительной работы и самостоятельный поиск информации.

Уровень доверия: низкий. Издание специализируется на бухгалтерской, юридической и налоговой тематике. Нет глубокого погружения в тему цифровизации. Нет аналитического центра и опыта в проведении исследований.

Тип СМИ: профильный портал для бухгалтеров.

Методология сбора данных: не указана. Материал сложно назвать полноценным рейтингом, но у него высокие позиции в поисковой выдаче, из-за чего на него могут опираться при выборе вендора.

Внутри сравнение систем КЭДО и описания решений, а также теоретическая часть про нюансы электронного документооборота в России. Для статьи, которая бы помогала неподготовленному читателю разобраться в теории КЭДО, в ней слишком мало информации. Для рейтинга, который бы упрощал выбор вендора, — странный выбор платформ.

Какие вендоры упоминаются: если в предыдущих рейтингах мы видели примерно одни и те же имена, то в этом выборка вендоров принципиально меняется. Нет крупных игроков. Зато появляются сервисы, которых мы не встречали раньше, например, «А2Б» и LDM.

Интересная ситуация с «Контуром». Блок о нем дополнен плашкой с маркировкой рекламы:

Выходит, что материал — заказной. И подготовлен с единственной целью: продвинуть КЭДО конкретного вендора. Это объясняет и такой странный выбор альтернативных сервисов: читателям предоставили выбор без выбора.

Вердикт: материал вряд ли будет вам полезен, но вы можете на него натолкнуться. Использовать для верхнеуровневого погружения в тему КЭДО допустимо, но как гайд по выбору вендора — нет. Единственное, что можно подсмотреть, это примерную стоимость решений.

Уровень доверия: средний. Материалы готовят эксперты по цифровизации бизнеса. Нет данных о наличии исследовательского центра или команды аналитиков.

Тип СМИ: профильный сайт о цифровизации, электронном документообороте и бизнес-процессах.

Методология сбора данных: команда EMC Journal проводила исследование на основе информации из открытых источников. Анализировала опыт вендора, интеграционные возможности, доступные виды электронных подписей, варианты поставки и наличие передовых инструментов вроде ИИ.

В отличие от других рейтингов здесь появляется сравнение по HR-процессам. Например, позволяет ли сервис удаленно принимать кандидатов, оформлять командировки или согласовывать отпуска. Для представителей HR-служб вроде меня — это полезно. Но другие важные для бизнеса аспекты вроде качества техподдержки или скорости внедрения отсутствуют.

Кстати, само издание ECM-Journal ориентировано на тему электронного документооборота. Косвенно это может означать, что создатели обзора заинтересованы в поддержке определенных платформ в этой сфере. И напротив некоторых вендоров снова появляется эта загадочная сноска «нет информации в открытых источниках». То есть говорить о 100% объективности и непредвзятости рейтинга нельзя.

Какие вендоры упоминаются: в рейтинге присутствуют семь решений. Почти все из них лидеры рынка — VK Tech, Directum, HRlink, «1С», «Контур», «СБИС», ELMA 365 КЭДО.

Вердикт: можно использовать для знакомства с вендорами. Рейтинг предлагает понятную визуализацию и упрощает сравнение. Например, вы легко определяете, где поставка решения в облаке, а где — On-Premise, есть ли No-code-инструменты для гибкой настройки или возможность масштабирования. Но параметры, на которые ссылается рейтинг, постоянно дорабатываются и информация о них из открытых источников уже может быть неактуальна.

Уровень доверия: средний. Издание специализируется на вопросах цифровизации, нет собственного аналитического центра.

Тип СМИ: информационно-правовой портал.

Методология сбора данных: команда «Гарант.Ру» использовала данные с официальных сайтов компаний-вендоров. Позиция сервиса в рейтинге зависела от итогового количества баллов. Баллы начислялись за наличие отдельных функций: 0,5 — частично присутствует, 1 — присутствует, 2 — присутствует с фичами.

Система сравнения кажется довольно прозрачной, если бы не одно «но» — у большинства сервисов вместо оценок снова прочерки. То есть какой-то вендор мог набрать меньше баллов, потому что составители просто не нашли (или не захотели найти?) информацию.

Какие вендоры упоминаются: в рейтинге видим привычные имена — «СБИС», «Контур», ELMA365 КЭДО, Directum и HRlink. Вот только лидером, набравшим максимальное количество баллов (20), становится EmplDocs. Неожиданно. Особенно, если учитывать, что в предыдущих рейтингах решение либо не упоминалось совсем, либо было в аутсайдерах. Но маркировка в конце страницы объясняет, почему так:

Вердикт: можно ознакомиться с рейтингом для общего понимания. Но по итогу вопросов остается больше, чем ответов. Особенно к полноте приведенной информации и к выбору критериев оценки.

Уровень доверия: низкий. Проект от «Комсомольской правды», посвященный финансовым вопросам. Материалы часто готовят внештатные авторы. Нет глубокого погружения в тему цифровизации.

Тип СМИ: сетевое издание про деньги, инвестиции и бизнес.

Методология сбора данных: не указана. Редакция «Финансов» описывает 11 систем КЭДО. Сравнение проводится по пяти критериям: функциональность, варианты внедрения, демоверсия, наличие техподдержки и цена. Нет информации о возможностях для подписания электронных документов или интеграции с другими системами. В конце каждого описания «Финансы» кратко подсвечивают плюсы и минусы каждого решения.

«СБИС» авторы рейтинга выносят в отдельный раздел «Выбор редакции». Это сразу наталкивает на мысли о рекламном происхождении публикации.

Какие вендоры упоминаются: в рейтинге есть крупные игроки типа «СБИС», Directum и VK Tech. Но наряду с ними присутствуют малоизвестные. При этом часть лидеров рынка отсутствует.

Вердикт: рейтинг приводит общую информацию и никак не помогает с выбором. Не советую, даже для базового погружения в тему лучше использовать другие источники.

Конечно, вы можете выбрать платформу, просто потому что она заняла первое место в каком-то рейтинге. Но такой подход вызывает ощутимые проблемы на этапе внедрения. Переход на КЭДО — это серьезная инвестиция в развитие компании. И нельзя подбирать решение на основе субъективного мнения составителей рейтинга без понимания факторов, повлиявших на это мнение.

Мой совет — изучайте и анализируйте рейтинги, но не спешить доверять им. Какие-то из них могут давать ценные для сравнения критерии, а какие-то — просто вводить в заблуждение. Постарайтесь забрать по чуть-чуть из каждого рейтинга и определить собственные параметры для оценки. Те, которые будут важны для вашей компании и текущей кадровой ситуации. Так вы сможете подобрать оптимальное решение, которое удовлетворит все стороны: и бизнес, и HR-ов, и службу безопасности. А самое главное — тех, кто будет пользоваться этим решением — ваших сотрудников.

А если пока не знаете, с чего начать, используйте мою таблицу сравнения платформ КЭДО. Можете опираться на нее в исходном виде или адаптировать под себя.