FAQ по умным закупкам

Завершение 2024 года «НОРБИТ» и веб-интегратор «Факт» отметили совместным вебинаром. Тему выбрали дискуссионную — обсуждали, как порталы для закупок могут помочь в управлении поставщиками. Рассказываем, что было интересного.

Отечественный SRM-рынок за последние два года стремительно менялся. Причиной трансформации была не только активная миграция на отечественные решения, другим стал и подход бизнеса к цифровизации этой функции:

В ходе обсуждения мы запустили несколько опросов, чтобы понять – что сейчас больше всего волнует директоров по закупкам и ИТ-директоров, какие есть сложности. Шансом выяснить мнение почти сотни топ-менеджеров крупных компаний нельзя было не воспользоваться.

Главными вызовами при работе с поставщиками оказались: недостаток прозрачности (27%), трудности с аналитикой (25,2), сложности с проверкой контрагентов (23,5). Замыкает антирейтинг длительность процедур аккредитации и квалификации (13,9%).

При этом SRM есть только у 28% опрошенных, еще 21,9% находятся в процессе ее внедрения и более половины не имеет вообще этой системы в своем арсенале. Это во многом объясняет, почему работа с поставщиками доставляет столько хлопот.

Современные порталы поставщиков накопили достаточно возможностей, чтобы разобраться с самыми популярными проблемами наших респондентов. Это комплексные решения для выбора контрагента, обеспечивающие прозрачность взаимодействия на каждом этапе работы в сфере закупок: от помощи в поиске подрядчика до контроля за расходованием средств и исполнением договоров.

Самое главное – все бизнес-данные консолидированы в одном месте, их изменение отображается в режиме реального времени, сквозная аналитика доступна по всей цепочке поставки. Есть интеграции с внешними источниками информации и ЭДО, автоматизированы процессы проверки и квалификации. Что это значит для одной и другой стороны?

Для заказчиков все процессы теперь видны в моменте. Они могут отслеживать прогресс, вносить корректировки при необходимости или обнаружении потенциальных рисков. Портал позволяет проверить поставщика через внешние системы – СПАРК, ФНС, Seldon. А значит можно быть уверенным в его юридической и репутационной чистоте и своей финансовой стабильности. Система самостоятельно собирает информацию о подрядчике на всех этапах, верифицирует, формирует рейтинг.

Поставщики, в свою очередь, фиксируют статус обработки их предложений, получают быстрый доступ к данным и задачам. Соответственно, для всех участников сокращается время на реализацию закупочных активностей, ускоряется обработка заявок, все происходит максимально прозрачно, а количество возможных жалоб снижается.

По ходу вебинара возникало достаточно много вопросов. Отвечали на них на примере нашего собственного решения NBT «Портал поставщиков».

Самой популярной темой стала безопасность. Это вполне объяснимо, объем угроз растет в геометрической прогрессии, а так как системой пользуются, как правило, сверхкрупные и крупные компании, ущерб может быть действительно внушительным.

Поскольку NBT базируется на LCNC (low-code/no-code) и микросервисной архитектуре, защита в ней обеспечивается высокоинтеллектуальными процессами, в частности логированием и аудитом событий. Для входа можно использовать любой из ряда вариантов – Active Directory, SSO (технология единого входа, Single sign-on), логин и пароль, ЭЦП (электронно-цифровая подпись). Для внешних пользователей предусмотрена двухфакторная верификацию через СМС/почту. У сотрудников есть индивидуальный набор прав в зависимости от роли. Все это гарантирует конфиденциальность данных, особенно при взаимодействии омниканального поставщика и специалиста по закупкам.

Безопасность обеспечивается также на уровне сетей и соединений:

Еще одно направление, потребовавшее дополнительного разбора от экспертов – управление данными. Закупки генерируют колоссальные объемы информации, ценной для аналитики, которую можно затем использовать для упрощения и ускорения принятия управленческих решений. Однако работать с ней не так просто: данные часто плохо структурированы и не подходят для обработки.

Портал поставщиков как раз позволяет навести в них порядок за счет имеющихся внутри инструментов и подходов, в том числе микросервисов и интеграций на основе opensource (Apache Nife). Благодаря этому можно выстроить эффективное взаимодействие с внешними или внутренними системами. Еще одна полезная возможность – нормализация НСИ (нормативно-справочная информация) с помощью ИИ. Обученный алгоритм найдет и вычистит дубликаты и ошибки, систематизирует данные.

Самые провокационные вопросы участники оставили на сладкое. Один из них - как объяснить поставщику почему же он должен регистрироваться на таком портале, какие для него есть выгоды. Тут все просто – конкуренция. Аккредитация – реальный шанс обойти в бизнес-противостоянии сотни компаний, а почему – читайте выше.

На второй вопрос, менее приятный – в чем уникальность именно вашего решения, ответ как ни странно схожий, только тут мы говорим про конкуренцию уже на поле клиента. Выбирая тех, с кем комфортно и надежно работать, заказчики стремятся привлечь поставщиков в систему. Поставщик в данном случае соглашается на условия игры заказчика: контроль проведения торговых процедур, единый формат коммерческих предложений, критерии аккредитации.

Остались вопросы? Выложили вебинар целиком по ссылке.

#закупки #faq #порталпоставщиков #поставщики #srm