ALP Space: внутренний портал для сотрудников — от идеи до реализации
Менеджер по обучению и адаптации персонала ALP Group Ольга Симонова и руководитель проектов ALP Group Алексей Орлов рассказывают о процессе создания уютного онлайн-пространства для придирчивых коллег-айтишников.
Предпосылки создания портала
Эйчары знают не понаслышке, как тяжело объединить «под одной крышей» сотни сотрудников, работающих на удаленке. На протяжении лет мы пробовали разные инструменты, включая email-рассылки, классный Telegram-канал и даже некую первую версию интранета (которая, в силу ряда причин, не прижилась). Но ни один из этих вариантов не помогал нам воплотить в жизнь весь спектр задуманного.
Проведя концептуальный брейнсторминг, мы поняли, что точечными решениями делу не помочь. Нам нужно многофункциональное интерактивное пространство, которое объединило бы в себе профессиональную базу знаний, обмен опытом, форум, новости компании, анонсы вебинаров, инструкции по онбордингу, FAQ, поздравления с праздниками, корпоративный мерч и систему ачивок. Корпоративный портал 2.0 должен стать идеальной платформой для общения, где каждый чувствует себя комфортно, может высказать свое мнение, зарядиться положительными эмоциями, а также найти нужную и полезную информацию или поделиться ею с коллегами.
Создание
Задачей номер один стал выбор подрядчика. Многие ИТ-компании возлагают все внутренние проекты на собственных разработчиков (причем зачастую бесплатно), но мы сразу решили, что не будем отвлекать специалистов от их текущих задач на клиентских проектах. О том, почему аутсорсинг почти всегда предпочтительнее внутренней разработки, можно почитать здесь.
Скрупулезно рассмотрев и сравнив десятки предложений, мы наконец сделали выбор в пользу ИТ-студии, которая готова была реализовать все наши пожелания. А их было немало! Вариант, когда внедренец просто ставит за неделю готовую платформу с минимальными настройками, нам явно не подходил.
По собственному опыту работы на крупных проектах внедрения нетиповых систем мы знали, что успех во многом зависит от вовлеченности заказчика (в данном случае, нас:) и четкого технического задания.
Что мы сделали со своей стороны:
- создали общую рабочую группу с четкой схемой согласования и назначили человека, ответственного за принятие финального решения;
- осознали проблемы и обозначили всё, что нам не нравилось в почившей первой итерации корпоративного портала;
- утвердили концепт портала, цели и задачи;
- утвердили структуру портала и дизайнерский макет;
- прописали все требования;
- продумали, как должны быть настроены обмены и выгрузки из других систем;
- обсудили и утвердили правила и политики геймификации;
- определили дату ввода в эксплуатацию;
- сформировали чек-лист по задачам со сроками и ответственными.
Результат
В преддверии Нового года, 26 декабря 2024-го, мы презентовали новый портал ALP Space сотрудникам:
Что есть на портале:
- Личные профили сотрудников с возможностью персонализированной настройки уведомлений.
- Информация о компании: миссия, ценности, стратегические цели, история проектов, маркетинговые презентации, оргструктура, общий список сотрудников и ссылки на соцсети.
- Лента новостей.
- Справочная информация: шаблоны заявлений, документация системы менеджмента качества, нормативные документы, сертификаты и статусы компании, фирменные бланки, контакты обращений по ДМС и прочее.
- Контакты бухгалтерии, технической поддержки и отдела кадров.
- Группы для общения по принципу классического форума.
- Корпоративный университет: доступные курсы, библиотека образовательных материалов, афиша мероприятий и различные группы по обучению (например, по определенным модулям 1С).
- Привилегии от компании: мобильное фитнес-приложение, партнерство со школой английского языка, реферальная программа «Приведи друга» и прочее.
- Лента благодарностей сотрудникам и награды-бейджи (о них чуть ниже).
- Интерактив: идеи сотрудников, опросы и конкурсы.
- Отдельный раздел для нового сотрудника.
- Ответы ресурсного менеджера на часто задаваемые вопросы.
- «ALP Бутик»: корпоративный мерч, сертификаты и список заказов.
- Все, что касается информационной безопасности компании.
- Админ-панель.
Над системой поощрений мы думали особенно долго — хотелось сделать что-то креативное и с душой. За определенные достижения (интересные идеи по развитию бизнеса, успешное прохождение курса, выступление на конференции, победу в конкурсе и т. п.) сотруднику приходит соответствующий бейдж и начисляется корпоративная валюта под названием «плюшки» (да, именно так:). Дальше с корзинкой плюшек можно прийти в наш «ALP Бутик» и приобрести на них фирменный мерч, сертификаты, либо подарить часть плюшек кому-то из коллег в знак благодарности.
Что дальше
Нашему порталу не исполнилось и двух месяцев, так что строить выводы или далекоидущие планы пока рано. Но уже можно сказать, что сотрудники начинают всё чаще заходить на портал, осваивать функциональность, пользоваться разными разделами и участвовать в активностях. Нужно отметить, что у нас получился довольно гибкий инструмент, который развивается не только силами модераторов, администраторов и HR-менеджеров, но и руками самих сотрудников. Как только мы получаем обратную связь от команды или замечаем, что какие-то из фич портала востребованы не так сильно, как ожидалось, то сразу начинаем думать над будущими модификациями. Хочется верить, что портал продолжит расти и совершенствоваться вместе с ALP.
P. S. А у вас в компании есть внутренний корпоративный портал? Пользуется ли он популярностью? Пожалуйста, поделитесь в комментариях, нам очень интересно услышать ваши истории ☺