Кадры решают всё, а автоматизация избавляет от рутины. Как в госкомпании сэкономили более 5 тыс. рабочих часов
На 1 специалиста кадровой службы приходится 100-250 сотрудников компании — такой статистикой поделился один из сервисов Сбера. Представьте, в каких масштабах кадровик оформляет отсутствия, готовит справки, проверяет табели, занимается приёмом и увольнением.Чтобы разгрузить специалистов и упростить жизнь остальным сотрудникам, мы автоматизировали их типовые задачи.
Все сотрудники госорганизации были заложниками бумажного документооборота
Штат компании насчитывает более 2 тыс. человек, а филиалы расположены в каждом субъекте России. Даже в организации с парой сотен сотрудников было бы сложно работать без автоматизации HR-процессов, не говоря уже о тысячах человек во всех частях страны.
Если коротко, отдел кадров вместе с бухгалтерией сталкивались со следующими проблемами:
- Трудозатратная работа с табелями. Требовалось скачать документы из 1С:ЗУП, разослать по электронной почте ответственным лицам в каждый филиал, проконтролировать получение подписанных сканов и оригиналов. На это уходило более 5 тысяч часов в год.
- Командировки оформляли вручную, после поездки кадровым специалистам приходилось напоминали сотрудникам об отчётах.
- При приёме новых сотрудников кадровики вручную заносили данные в 1С, готовили и проверяли более 15 документов. Плюсом ещё надо было проконтролировать коллег: создали ли учётку, подготовили ли пропуск и так далее.
Сотрудники тоже испытывали неудобства. Например, чтобы оформить отсутствие на рабочем месте, они писали заявление от руки с личной подписью руководителя, а затем отправляли бумагу курьерской службой, так как бухгалтерия и отдел кадров находились в Москве. Похожая история была и с заказом справок. Сначала сотрудники делали запрос на электронную почту бухгалтерии или отдела кадров, а затем ждали по почте оригинал.
Перемен автоматизации требовали следующие бизнес-процессы:
- оформление отсутствий и заказ справок;
- формирование и подпись табелей учёта рабочего времени;
- изменение персональных данных и подпись дополнительных соглашений к трудовому договору;
- оформление командировок и сдачу авансовых отчётов;
- приём новых сотрудников.
Появление корпортала заменило походы по кабинетам
Наводить порядок довелось мне и моей команде. Напомню, что я работаю в компании «Первая Форма», разрабатывающей одноимённую BPM-систему.
Одним из ключевых нововведений стал корпортал. Здесь сотрудник может создать заявление на отсутствие, сообщить об изменении персональных данных, оформить командировку или запросить справку.
Чтобы оформить отпуск без сохранения зарплаты, сотрудник оставляет заявку на корпортале
Из заранее загруженного шаблона система сама формирует заявление на отсутствие и направляет его на инициатору и его непосредственному руководителю. Они подписывают документ с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).
После этого автоматически оформляется приказ на отсутствие. Руководитель организации подписывает его при помощи УКЭП, сотрудник — УНЭП. Затем информация об отсутствии подгружается в 1С — в BPM-системе есть встроенный коннектор для интеграции.
Справки тоже заказывают на корпоративном портале
В заявке сотрудник указывает, какой документ требуется и в каком виде, электронном или бумажном.
На портале можно подать заявку на изменение персональных данных
В личном кабинете на портале сотрудник указывает, какие именно данные изменились, и загружает сканы подтверждающих документов.
Запрос автоматически попадает к специалисту отдела кадров. Он сверяет данные в системе с прикреплёнными сканами. Если всё корректно, информация загружается в 1С.
Если человек меняет фамилию, система сама готовит дополнительное соглашение и направляет его на подпись сотруднику и работодателю.
Дважды в месяц BPM-система автоматически создаёт табели, используя данные об отсутствиях сотрудников из 1С
В документ подтягивается информация о плановом графике работы, фактически отработанном времени, отпусках, больничных и других отсутствиях.
Документ подписывают ответственный за ведение табеля, руководитель подразделения и сотрудник отдела кадров — в системе, при помощи УНЭП.
В системе сотрудник создаёт заявку на командировку, где указывает даты, место назначения, цель поездки и предполагаемые расходы
После согласования система автоматически формирует согласие сотрудника на командировку, заявление о выдаче аванса, приказ о командировке и командировочное удостоверение. В 1С данные также отправляются автоматически — о командировании, работе в выходной день и отгулах.
По возвращении сотрудник получает уведомление о необходимости оформления авансового отчета и заполняет электронный отчёт, куда вкладывает сканы билетов и чеков. Система автоматически рассчитывает суточные и проверяет соответствие расходов установленным лимитам.
Кадровик только инициирует процесс приёма сотрудника, а BPM-система дальше всё делает сама
«Первая Форма» автоматически заводит задачи, подключает ответственных, создаёт кандидату учётную запись и запрашивает у него документы.
Система также забрала на себя подготовку комплекта документов для трудоустройства. Теперь трудовой договор, приказ о приёме на работу, согласие на обработку персональных данных формируются автоматически.
Новый сотрудник сначала подписывает согласие на выпуск УНЭП. С помощью электронной подписи он затем удалённо подписывает основной пакет документов: трудовой договор, приказ о приёме, дополнительные соглашения, различные согласия и обязательства.
Результаты внедрения HRM-системы в госучреждении
Автоматизация существенно упростила работу отдела кадров:
- Система сама формирует необходимые документы и обменивается данными с 1С, экономя специалистам до 15 часов в неделю.
- Новый алгоритм работы с табелями избавил от длительных проверок и постоянных напоминаний.
- Ручной ввод информации со сканов документов ушёл в прошлое. Теперь специалисту достаточно сверить введённые сотрудником данные с оригиналом. Система автоматически фиксирует ознакомление с новыми документами, что исключает необходимость сбора подписей.
Сотрудники запрашивают справки и оформляют отсутствие через корпоративный портал. Благодаря этому запрос обрабатывается за несколько часов, а не дней. Новички не сидят без дел и с момента выхода начинают погружение в рабочие процессы.
Эта история показывает, что даже в консервативной среде госсектора можно успешно внедрять современные ИТ-решения. Главное — выбрать подходящий инструмент и правильно настроить его под специфику организации.
А как у вас обстоят дела с автоматизацией HR-процессов? Поделитесь своим опытом в комментариях