Кадровый ЭДО в большом спорте: как мы растопили лед КХЛ

Менеджер рассказывает, как ИТ-продукт попал в большой спорт и в телефон вице-президента КХЛ Алексея Анисимова. Теперь с документами можно работать в самолете, в перерыве матча и даже перед интервью.

🖐Привет! Я Айрат Ильязов — менеджер по работе с клиентами в экосистеме для бизнеса Saby.

Рассказываю, как Saby попал в большой спорт и в телефон того самого Алексея Анисимова. Теперь вице-президент КХЛ справляется с документооборотом в самолете, в перерыве матча и даже перед интервью.

Континентальная хоккейная лига организует известные чемпионаты, в которых принимают участие 23 клуба из России, Белоруссии и Казахстана. Внутренние бизнес-процессы имеют такой же колоссальный масштаб логистики и вовлеченного персонала.

Кроме 170 человек в штате, еще 1 000 относится к внешним сотрудникам. Это значимая часть судей, а также коммерческие инспекторы, статистические комиссары, авторы контента и фотографы. Они работают в разных статусах: ИП, самозанятые, по ГПХ.

Теперь вернемся в эпоху COVID-19, ведь именно тогда вопрос о переходе на новые технологии для документооборота с сотрудниками встал ребром.

Для подтверждения факта оказания услуг и оформления расчетов между Лигой и внешними сотрудниками используется универсальный передаточный документ (УПД).

😨Представьте, сотни и тысячи таких документов нужно получить от каждого человека в оригинальном виде, чтобы оплатить их работу.

❌ Неудачное решение проблемы

Казалось, все очень просто: нужно перевести штат на КЭДО. Но внешние сотрудники могут работать один месяц или пару недель. Им пришлось бы отдельно выбирать оператора ЭДО и платить за квалифицированную электронную подпись (КЭП).

SMM-специалист заключает договор ГПХ на 1 месяц. Сумма в договоре за выполнение услуг — 10 000 ₽. При этом он должен оплатить подпись. Это минус ~ 2 000 ₽.

✅ Лучше сделать так

Мы предложили внедрить кадровый ЭДО для 170 человек во внутреннем штате и модуль кадрового ЭДО для работы с 1 000 сотрудников вне штата.

SMM-специалист получает доступ в Saby, подписывает договор ГПХ с помощью НЭП. Это стоит 0 ₽.

💡КХЛ выпускает НЭП внешним сотрудникам за свой счет. Если сотрудник прерывает договор и на его место приходит новенький, НЭП не придется снова покупать. Подпись перевыпускается на нового пользователя.

Перед масштабным внедрением мы провели предпроектное исследование. Выяснили, какие задачи стоит решить внедренцам, чтобы закрыть хотелки клиента.

Мы взаимодействовали с двумя командами заказчика. С HR-отделом работали над классическим КЭДО, а с финансовым департаментом адаптировали модуль ЭДО для внешних сотрудников.

Вот с какими неочевидными запросами клиента мы столкнулись и как это решали:

За матчи внутри Лиги отвечают 500 судей. Разберем на их примере.

Учет рабочего времени судей ведется в отдельной программе Referees. Здесь формируется акт выполненных работ, а его готовый вариант передается главному арбитру. Оказавшись в своем кабинете, Алексей Анисимов начинал разбираться с большой стопкой бумаг. Нужно успеть прочитать и подписать документ по каждому судье.

Какая тактика передвижения документов? В конце отчетного периода формируется акт по каждому сотруднику в Referees. Далее документы по API передаются в Saby и запускаются по регламенту согласования: от арбитра до менеджера проекта.

В адаптированном модуле ЭДО можно работать с документами внешних сотрудников и даже игр:

Со внутренними сотрудниками работать в Saby так же просто. Кстати, в онлайн-формат перешли не только документы и заявления, но и взаимодействие между HR, руководителями и стажерами. Например, адаптация новичков проходит без лишних встреч и бумаг.

🚫Раньше руководитель распечатывал список задач на испытательный срок и передавал бумаги новичку под подпись. Новопринятый зумер получил бы флешбек со студенческих времен: когда-то он записывал и хранил задания на семинар, пока не терял их среди кучи другой бумаги.

✅Сейчас HR-специалист запускает задачу на руководителя, чтобы тот не забыл запланировать план на ближайшие 3 месяца. Дальше документ проходит проверку HR и доходит до новичка. Если он захочет задать вопросы, ему не нужно искать начальника в мессенджерах. Уточнения и вопросы работают по регламенту. Как только стажер победит задачи, Saby отправит результат руководству и HR.

Как показала практика, цифровой формат коммуникации сильно влияет на эффективность сотрудников. Процессы запускаются по регламентам, все видят дедлайны, никто не путается в рабочих задачах.

С решением КЭДО от Saby можно подписывать и согласовывать почти 15 документов по сотням сотрудников:

👇Вот простое решение, которое у нас получилось с КХЛ.

📌За 4 месяца мы создали для КХЛ идеальное программное решение, в котором есть больше 20 документов. Кабинет бухгалтерии стал настолько просторнее, что в нем можно провести редизайн, а вместо архивного шкафа поставить пуфик для кофе-брейка.

📌Теперь бухгалтерия успевает обработать УПД по 1 000 внешним сотрудникам перед каждой отчетностью, а арбитр справляется с документацией в один клик на своем телефоне.

📌Уже первые месяцы работы с Saby в КХЛ подписано 8 000 документов. Это примерно 40 кг офисной бумаги, которая в конце года могла бы увеличиться до 250 кг.

Saby знает, как убрать рутину из HR и добавить скорость в бизнес!