Фишки в Excel: 6 секретов для ускорения работы с таблицами
Рассказываем, как быстрее очистить текст от лишних пробелов, сравнить списки за пару кликов и пользоваться нейросетью прямо в таблице.
«Эксель» необходим для ускорения работы аналитиков, менеджеров, маркетологов и продюсеров. Но даже опытные пользователи программы часто упускают функции, которые экономят время. Поэтому в Яндекс Практикуме есть курс по обучению работе в Excel.
В этой статье рассказали про фишки в «Экселе», которые помогут вам решать рутинные задачи в несколько кликов. Независимо от того, создаёте вы отчёт или анализируете данные, эти функции станут вашими незаменимыми помощниками.
Фишка в «Экселе» 1. Удалить лишние пробелы
Допустим, вы скачали диалоги пользователей из телеграм-бота. На полях спрятались лишние пробелы, которые мешают анализу данных. В таком случае необязательно проверять текст вручную — можно использовать фишку от «Экселя» и быстрее почистить его в таблицах.
Решение:
- Введите текст в ячейку A1.
- Добавьте в ячейку B1 формулу «=СЖПРОБЕЛЫ(».
- Кликните на ячейку A1.
- Нажмите клавишу Enter. Фишка сработает, и «Эксель» сам уберёт всё лишнее.
Эту фишку в «Экселе» часто используют студенты Яндекс Практикума, когда проходят урок «Работа с таблицами» и импортируют данные из других файлов.
Фишка в «Экселе» 2. Сравнить списки, найти различия и совпадения
У вас есть два столбца с email-адресами: в одном — из CRM, в другом — из базы участников вебинара. Нужно найти и удалить дубликаты, но вручную проверять больше 500 адресов — не вариант: можно легко допустить ошибку. Используйте фишку от «Экселя» и сделайте задачу за минуту.
Решение:
- Удерживая клавишу Ctrl, выделите оба столбца, которые хотите сравнить, для ускорения работы.
- Откройте вкладку «Главная» и нажимайте кнопки по цепочке: «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения».
- Выберите вариант «Уникальные» в открытом списке и нажмите кнопку ОК.
Теперь уникальные слова подсветятся — например, красным или жёлтым. Дубликаты останутся без заливки, поэтому их легко увидеть и удалить из таблицы. С помощью этой фишки в «Экселе» можно искать не только email-адреса, но и другие данные: номера заказов или артикулы товаров.
Фишка в «Экселе» 3. Восстановить несохранившиеся файлы
Допустим, вы случайно закрыли отчёт и нажали «Нет» вместо «Сохранить». Файл не пропал, его можно легко вернуть, если знать эту фишку.
Решение для Excel 2010:
- Откройте программу и создайте новый документ.
- Нажмите на кнопку «Файл».
- Откройте «Последние».
- Найдите в правом нижнем углу экрана «Экселя» кнопку «Восстановить несохранённые книги» и нажмите на неё для продолжения работы с таблицами.
Решение для Excel 2013:
- Откройте программу «Эксель» и создайте новый документ для работы.
- Нажмите на кнопку «Файл».
- Нажмите на кнопки по цепочке: «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги».
В новых версиях «Экселя» для работы с таблицами откройте «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».
Фишка в «Экселе» 4. Обрезать текст по количеству символов
Вы готовите заголовки для рекламы или рассылки, но символов слишком много. Не обязательно переходить в сервисы по типу «Текст.ру» и стирать лишнее. Резать текст вручную долго, но для ускорения работы можно использовать «Эксель»: он справится за секунды с помощью формулы «=ЛЕВСИМВ(».
Решение:
- Введите текст в ячейку A1.
- Добавьте в ячейку B1 формулу «=ЛЕВСИМВ(».
- Кликните на ячейку A1 и поставьте точку с запятой.
- Напишите нужное количество знаков числом, например 15.
- Закройте скобку и нажмите клавишу Enter, чтобы фишка от «Экселя» сработала.
Программа автоматически обрежет текст до 15 символов.
Фишка в «Экселе» 5. Подключить нейросеть в Excel
Работать с ChatGPT напрямую из таблиц удобно и быстро: не нужно переключаться между вкладками, копировать и переносить информацию в Excel. Просто скачайте расширение в Google Workspace Marketplace для ускорения работы.
Решение для Google Sheets:
- Откройте Excel.
- Нажмите на кнопки по цепочке: «Расширения» → «Дополнения» → «Установить дополнение».
- Откройте окно магазина расширений. Официального ChatGPT от компании Open AI среди них нет, но есть другие приложения для работы в «Экселе», например от Qualtir — у него самый высокий рейтинг и количес��во скачиваний.
- Нажмите «Установить».
Затем запустите нейросеть в разделе «Расширения». Справа откроется панель, где вы будете писать запрос, а нейросеть — отвечать.
Решение для Microsoft:
- Откройте «Эксель» для старта работы.
- Нажмите на кнопки по цепочке: «Вставка» → «Надстройки» → «Получить надстройки».
- Откройте окно магазина приложений Microsoft, найдите и установите ChatGPT для работы в «Экселе» — например, от производителя TALARIAN.
- Создайте аккаунт Microsoft или войдите в него, чтобы открыть приложению доступ к документам.
- Авторизуйтесь. Нейросеть отобразится справа, как в Google Sheets.
Фишка в «Экселе» 6. Заблокировать изменения в таблице
Ваши коллеги заполняют отчёт до 5-го числа. После дедлайна нужно заблокировать ячейку для правок. Чтобы не закрывать доступ ко всему документу, используйте фишку от «Экселя».
Решение для Excel 2019:
- Кликните на ячейку, которую нужно блокировать.
- Откройте раздел «Рецензирование».
- Нажмите на кнопку «Защитить лист».
- Установите флажки на элементы, которые будут доступны пользователям для работы в «Экселе», введите пароль и нажмите кнопку ОК.
- Продублируйте пароль включения блокировки и нажмите кнопку ОК.
Теперь, если кто-то захочет ввести другие данные в эту ячейку, Excel сообщит, что редактирование запрещено.
Больше фишек, которые помогут вам в работе, найдёте на бесплатном курсе Яндекс Практикума «Основы Excel для работы» — там наши эксперты собрали базовый функционал.
Эти навыки, включая полезные фишки от «Экселя», позволят не ошибиться в расчётах и быстро решать рабочие задачи. Программа рассчитана на три часа, но курс без дедлайнов — сможете учиться самостоятельно и в любое время:
- Утром за чашечкой кофе — пока мозг отдохнувший и не отвлекается на рабочие задачи.
- В перерывах между задачами — даже если есть 5–10 минут в день.
А для тех, кто хочет глубже разобраться с программой, у нас есть 10-часовой курс «Excel для работы».
Курс разработан экспертами и методистами Яндекс Практикума, чтобы сделать работу в «Экселе» понятной и эффективной. Вы научитесь создавать сводные таблицы, анализировать данные по нужным параметрам, работать с большими массивами информации и визуализировать результаты так, чтобы их можно было легко понять с первого взгляда.
В программе — формулы и горячие клавиши, ВПР и логические функции, импорт данных, фильтры, сортировка и сводные таблицы. А практиковаться вы будете в Google Sheets, что позволяет освоить все трюки без необходимости платить за работу с таблицами «Эксель».