Как выбрать BI-систему в 2025 году и не пожалеть об этом через полгода?

Вы когда-нибудь выбирали BI-систему?

Это тот самый квест, где начинаешь с энтузиазмом, но в итоге впадаешь в отчаяние, заказывая на третий день еще одну кружку кофе и читая технические спецификации.
Раньше было просто: Power BI, Qlik, Tableau — три богатыря из мира BI. Все знали, что выбирать придется среди них, а дальше дело вкуса, бюджета и корпоративной политики.
Но времена изменились. Сейчас в России более 130 BI-решений, и если раньше бизнес просто ставил Power BI и не парился, то теперь ему приходится разбираться в коннекторах, ETL, визуализации и лицензиях.
Как не запутаться в этом море BI-решений, выбрать инструмент, который действительно подходит бизнесу, и не оказаться в ситуации, когда "почему мой отчет загружается дольше, чем я грею доширак"?

Давайте разбираться.

Пока ни одна из новых отечественных BI-платформ не догнала Power BI или Qlik, но рынок активно развивается. Сейчас это напоминает огромный краудфандинг, где компании инвестируют в BI-систему, которая, возможно, со временем станет тем инструментом, который они искали.

Вывод: пока нет "идеального" варианта, но уже есть сильные игроки. Главное — понять, какие параметры критичны для вашего бизнеса, а какие — просто маркетинговый шум.

О чем эта статья?

Выбор BI-системы – как прокладывание маршрута в новом городе. Можно полагаться на карту (заявления вендоров) или идти по отзывам местных (реальные кейсы компаний). Чтобы вы не блуждали в лабиринте технических терминов, давайте разложим все по полочкам и разберем BI так, как это делает аналитик при его интеграции.

Начнем с коннекторов – разберемся, как BI получает данные и какие варианты лучше для работы с 1С и другими системами.

Поговорим про Self-Service BI – действительно ли это магическое "нажми кнопку – получи отчет" или скрытая ловушка?

Разберем визуализацию — здесь расскажу о нюансах использования и создания визуальных элементов внутри платформ с разной конфигурацией.

Затронем защиту данных — как сделать так, чтобы ваш BI не превратился в утечку корпоративной информации?

И, конечно, обсудим ценообразование — как не переплатить и на что обращать внимание при покупке лицензии?

А в конце вас ждет чек-лист вопросов, которые стоит задать вендору BI, чтобы понять, действительно ли система вам подходит. Поехали!

P.S. Этот гайд — не последняя остановка, а лишь карта маршрута. Каждая тема заслуживает отдельного глубокого разбора, и если вам интересно погрузиться в мир BI без боли и сложных терминов — подписывайтесь. Будем разбирать BI-платформы без скуки и головной боли.

BI-система не работает в вакууме — ей нужны данные. И первый вопрос, который стоит задать перед выбором BI: «Как дашборд будет получать информацию?» Для бОльшей части отечественного рынка, основной источник данных ERP-система 1С, ERP или Excel-таблицах. И здесь важно понимать, как ваша будущая BI-система будет с ними дружить.

Давайте рассмотрим самый болезненный вопрос – как подключить 1С в BI. Есть разные вариации коннекторов, со своими преимуществами и недостатками. Пойдем по порядку:

ETL (Extract, Transform, Load) – это процесс, который делает данные чистыми, структурированными и пригодными для анализа. Он включает три этапа:
Extract (извлечение) – BI забирает данные из разных источников (Excel, ERP, SQL-базы).
Transform (преобразование) – данные очищаются, нормализуются и приводятся к единому формату.
Load (загрузка) – данные загружаются в BI, где их уже можно анализировать и визуализировать.

BI без ETL – работает с уже подготовленными данными, выступая просто как "витрина отчетов".
BI с ETL – обрабатывает и трансформирует данные внутри себя, что делает его полноценным self-service инструментом.

Что лучше?
Если у вас разрозненные данные из разных источников, BI со встроенным ETL облегчит жизнь и снизит риск ошибок. Но если данные уже чистые, None-ETL вариант может сэкономить бюджет.

Плюсы BI с ETL

Минусы:

Вывод: Если у вас много источников данных и сложные бизнес-процессы – BI с ETL лучше. Если данные уже чистые – None-ETL может быть дешевле и быстрее.

BI — это не просто красивые графики, а еще и работа с кодом. Внутри BI-систем используются языки запросов, с помощью которых можно общаться с данными.

Представьте, что BI — официант, а вы — клиент:
SQL, DAX, VizQL и другие языки запросов — это ваши команды: "Принеси мне продажи за 2024 год".
Чем популярнее язык, тем легче найти специалистов, которые могут его "понять". SQL — самый распространенный, дешевый и легко заменяемый вариант.

Но мало "заказать данные", их еще нужно грамотно подать (построить крутой график, например). Здесь в игру вступают языки программирования, такие как JavaScript, TypeScript (если хотите что-то кастомное), а также языки разметки HTML, CSS, SVG, если вдруг нужна дизайнерская настройка.

1. BI с фиксированными визуальными элементами (используются только те визуальные элементы, которые уже вшиты в возможности определенных BI-систем). Аналогия: это как Excel – диаграммы есть, но если нужен sunkey или диаграмма Ганта, прдется “костылить” либо искать другое решение.

2. BI-конструктор “Пиши все сам”. Яркий пример такого BI такого типа – Superset. Здесь вы можете нарисовать любой график, но… не найдете предзаготовленных диаграмм, таблиц или графиков. Если вы хотите диаграмму Ганта – разработайте и пользуйтесь (а потом, с высокой вероятностью, совершенствуйте его и дальше). Внимание: для использования этого подхода вам потребуется целая команда специалистов (Data-аналитики, Data-архитекторы, Data-саентисты), поэтому реализация этого подхода самая дорогая.

3. Гибридный вариант: готовые графики +возможность писать свои. Спойлер: оптимален для большинства бизнесов. Внутри системы существуют преднастроенные визуальные элементы, но при желании, недостающие элементы вы можете разработать самостоятельно и добавить их в “библиотеку”.

Большинство отечественных BI-платформ относятся к первому типу, но на практике бизнес всегда меняет свои запросы, поэтому возможность создавать собственные визуальные элементы в рамках системы – это весомое преимущество.

Итоговая рекомендация:
Для компаний с уникальными аналитическими задачами и большим количеством дашбордов лучше всего подойдет гибридный подход. Он позволяет использовать готовые визуальные элементы, но при необходимости добавлять кастомные графики, адаптированные под специфику бизнеса. Такой вариант дает гибкость в настройке BI, сохраняя при этом удобство работы

Простой способ выбрать BI по критерию визуального отображения: продумайте логику и нарисуйте “дашборд своей мечты” прямо на бумаге. В подробностях представьте себе все визуальные элементы, где будут гистограммы, а где круговая диаграмма, какие на них будут данные. Когда все хорошо представили – можно смело идти к вендорам и спрашивать за каждый визуальный элемент.

Тут ситуация двоякая: с одной стороны хочется как можно больше всяких графиков и таблиц, а с другой, для получения бизнес-инсайтов и решения 90% запросов, достаточно 5 типов визуала:

Вертикальная гистограмма

Горизонтальная гистограмма

Таблица

Линейная диаграмма

Круговая диаграмма

(Кстати, у меня уже выходила статья на тему прототипирования дашбордов, там есть много полезного о специфике визуализации данных, welcome to read – https://vc.ru/services/1804317-prototipirovanie-dashbordov-v-bi-sistemah-chto-eto-za-process-i-pochemu-on-tak-vazhen)

На практике, бОльшее значение имеет глубина проработки. Например, если руководство предпочитает отчеты в табличной форме, то обращайте внимание на функционал преднастроенных таблиц.

Существует и тренд на использование ИИ для создания визуальных элементов или целых дашбордов. Здесь кроется сразу несколько опасностей:

Капитанский совет:
ИИ внутри BI на момент написания статьи “сыроват”. А больше визуальных элементов – не всегда значит лучше. Рекомендую сделать акцент на возможности гибко настраивать имеющиеся визуальные элементы.

В большинстве платформ реализована ролевая модель управления функционалом и ограничениями. Роль – это что-то вроде функциональных возможностей для конкретного аккаунта. Например, администратор может видеть все, всячески редактировать и ограничивать потоки для других пользователей, а зритель – только смотрит отчеты и дашборды, но править ничего не может. Все как в жизни: одни участвуют в процессах, другие только наблюдают. По дефолту в системах таких ролей около 3-4 и этого “за глаза”. Редко встречаются проекты, где нужно больше.
Поделюсь примером разграничения функционала в зависимости от ролей в BI-системе, которую мы разрабатываем с командой — Fastboard:

Теперь к универсальной инфе. Всего в BI существует три уровня защиты данных:

Ограничить доступ к целым страницам – это "know how", которым на данный момент обладает только Fastboard. Не забывайте уточнять эту информацию по уровням у вендора.

Ну и помним про законы: ФЗ 152 часть 2 о размещении персональных данных. Если вы используете в отчете ФИО, СНИЛС, ИНН или номера телефонов – позаботьтесь о том, чтобы все это хранилось на отечественном сервере. Иначе существует немалая вероятность влететь на 6 млн. руб.

Важно: перед запуском BI чётко продумайте, кто должен видеть какие данные. Неправильная настройка может привести к утечке чувствительной информации или, наоборот, ограничить доступ тем, кому он нужен.

Ценообразование в BI – это не просто «купил и пользуешься». Со временем может понадобиться увеличение числа пользователей, расширение объема данных или дополнительный функционал. Чтобы не попасть в ситуацию, когда "бюджет уже потратили, а половину нужных функций надо докупать", разбираемся с ценами сразу.

Что учитывать?

Вывод: Если BI-система привязывает цену к числу пользователей, заранее просчитайте, сколько лицензий потребуется через полгода-год.

Если у вас большие базы и BI должен обновляться в реальном времени, это потребует дополнительных серверных мощностей.

Что уточнить?

Вывод: Если у вас миллионы строк данных и аналитика в реальном времени, уточните, сколько это будет стоить и какие ограничения есть.

BI кажется дешевым? Не спешите радоваться.
Часто за такие вещи, как рассылка отчетов, кастомные дашборды или доп. коннекторы, нужно платить отдельно.

Какие скрытые платежи могут быть?

Вывод: Перед покупкой BI спросите про весь список доп. функций и их стоимость, чтобы не было сюрпризов.

Базовая лицензия: 1500 руб. в месяц за одного пользователя.

Ограничение по загрузке данных: 1 ГБ (если нужно больше – доплата 500 руб. за каждый ГБ).

Дополнительный дашборд или кастомный график: рассчитывается отдельно.

Резюмирую:
Оплата – самое неприятное место для обнаружения “сюрпризов”. Поэтому обговаривайте все нюансы “на берегу”. Сколько человек будет пользоваться системой, зависит ли цена от роли, какой доп. функционал имеется и какой ценник за него запросить.

Отечественный рынок BI все еще активно развивается, и никто не может гарантировать, что выбранная сегодня платформа через пару лет не исчезнет или не изменится до неузнаваемости. Поэтому важно не просто смотреть на текущие возможности, а думать на шаг вперед.

1. Запросите RoadMap у вендора
BI-система — это не статичный продукт, она будет развиваться. Узнайте, какие обновления планируются, какие функции появятся в ближайший год-два и совпадает ли это с вашими бизнес-задачами.

2. Получите честные отзывы от действующих клиентов
Не доверяйте только маркетинговым обещаниям. Запросите контакты компаний, которые уже используют BI, узнайте, с какими проблемами они сталкивались, насколько поддержка оперативная, есть ли скрытые платежи.

3. Четко сформулируйте свои ожидания
Одна из главных ошибок при выборе BI — не понимать, что именно вам нужно. Если ваш запрос звучит как "Мы просто смотрим, что есть на рынке", будьте готовы к долгим переговорам и неподходящим решениям.

Лучшая стратегия — заранее составить список задач:

Вывод: BI — это инструмент, который должен подстраиваться под ваш бизнес, а не наоборот. Чем точнее вы знаете, чего хотите, тем быстрее найдете оптимальное решение без потерь времени и денег.

Я подготовил чек-лист вопросов вендору и сгруппировал в удобный PDF-файл. Забрать его можно в нашей тележке: