Никаких задач в мессенджере: как Kaiten упростил управление проектами в дизайн-студии

Ставить задачи в чате и согласовывать там детали проекта — так себе идея. Потом легко запутаться и забыть о договоренностях. Поэтому когда в 2023 году появилась наша студия дизайна и разработки, я решил перевести рабочие процессы в один таск-трекер — в Kaiten. Рассказываю, почему это было хорошее решение и как сейчас выглядит управление командой.

Привет! Меня зовут Сергей Коннов, и я управляющий партнер студии «Мера». Занимаемся дизайном и кроссплатформенной разработкой. Раньше мы были частью IT-agency, а с 2023 года стали самостоятельным проектом. И после выхода из агентства нужно было учиться выстраивать процессы, чтобы команда выполняла задачи клиентов в срок, а в работе не было хаоса.

Еще до отделения мы работали с таск-трекером Kaiten. Однако если раньше его возможности использовали по минимуму, то с появлением «Меры» я решил изменить подход и активнее внедрить инструмент в работу. К этому были готовы не все, поэтому пришлось мотивировать команду отказаться от постановки задач в чатах. Результат того стоил. Расскажу обо все по порядку.

У Kaiten есть бесплатная версия, и ее инструментов нам вполне хватало. Чтобы отслеживать статус задач, мы использовали канбан-доски на разных пространствах. Так как на тарифе нет ограничений по количеству столбцов и количеству пространств, получилось адаптировать доски под наши процессы. Как это происходило ↓

Для начала разбили нашу работу на этапы и для каждого из них создали отдельные столбцы. Всего получилось пять столбцов:

С карточками работаем так же, как принято в других компаниях — если задача готова, перемещаем ее вправо, чтобы отслеживать, на каком этапе она находится. Этапы движения карточки тоже получились стандартным, но с одним отличием — у нас есть колонка «Понимание задачи». Ее мы добавили на основе подхода к управлению разработкой, который используют в Бюро Горбунова. Такой подход помогает убедиться в том, что вся команда одинаково представляет результат, и избежать многократных исправлений.

Следующим шагом создали несколько пространств. Студия одновременно работала с несколькими клиентами и, чтобы не путаться в задачах, мы создали отдельные пространства для всех проектов. На каждом из них было по несколько досок: одна доска — один отдел. Например, свои доски были у менеджеров и дизайнеров. За счет этого карточки не смешиваются в один большой поток, а распределяются по командам с разными зонами ответственности.

Со временем стало понятно, что бесплатной версии не хватает. И хоть у нас получилось структурировать работу с проектами, хотелось получить больше возможностей. Среди платных модулей в Kaiten были подходящие нам расширения, поэтому мы задумались о покупке. Вот для чего нам это потребовалось:

Последний пункт стал решающим, поэтому в октябре 2024 года мы перешли на платный тариф. Теперь расскажу, как после этого изменилась работа в «Мере».

Переход помог закрыть пробелы в процессах. Если описывать детальнее, то вот что мы сделали ↓

Организовали работу по Scrum. Для работы по этой методологии используем классический подход — проводим спринты длительностью в 1-2 недели в зависимости от особенностей проекта. Весь этот процесс мы переместили на доску и создали там колонки для каждого этапа. Вот основные из них:

Во время спринта проджект-менеджер следит за тем, все ли идет по плану и получится ли выполнить все задачи к сроку. За счет наглядности досок процесс становится более простым. А когда спринт заканчивается, команда организует встречу, где разбирает задачи на досках и меняет их статус.

Список этапов не строгий, потому что все зависит от проекта. Например, когда мы работали с банком УБРиР, у нас были задачи по производству изображений. И на одно изображение нам требовалось сразу 20 этапов.

Мониторим время на выполнение задачи. Для этого используем модуль ресурсного планирования. Так мы понимаем, сколько задач закрывает специалист, какой объем работы у него впереди и сколько карточек у него сейчас в работе. Инструмент оказался полезным, потому что сразу после его подключения мы нашли недостаток в планировании. Оказалось, что у пока у первого сотрудника была нагрузка на 10 часов, у второго только 3-4. Нам это и требовалось от отчета — показать, как можно распределить ресурсы команды, чтобы у сотрудников не было перегруза, а работы по проекту выполняли в срок.

Раз в 2–3 дня оцениваем эффективность процессов. Для этого мы анализируем отчеты, в частности контрольный график и накопительную диаграмму потока:

→ Контрольный график показывает, сколько времени ушло на работу за определенный период. На нем мы видим, какие задачи выполнили в срок, а по каким были задержки.

→ Накопительная диаграмма потока дает понимание, как карточки движутся по стадиям работы, и помогает избежать их застревания. Еще она помогает находить проблемы в планировании. Например, если карточки долго остаются в очереди, это сигнализирует о сложностях с оценкой или пониманием задачи.

С местом постановки задач у нас все просто: если в Kaiten не добавили карточку, то этой задачи нет. А чтобы такой подход работал, формулировку задачи должен понимать любой человек, иначе будет соблазн что-то обсудить вне таск-трекера. Для этого мы детально расписываем задачи. Например, указываем:

С одной стороны, на заполнение карточек уходит много времени. Но с другой, работа идет быстрее — задача понятная, поэтому не нужно тратить время на уточнения.

Придумали систему расстановки приоритетов и назвали ее «Вера в задачу». Наша студия развивается, и планы у нас амбициозные. Однако воплощать сразу все идеи не получится, поэтому мы распределяем задачи по приоритету, но делаем это по-своему. Чтобы определить важность, используем четыре критерия:

Каждый из критериев оцениваем от 1 до 10 баллов, а затем автоматически высчитывается коэффициент. Он и называется «верой в задачу». Чем выше полученное число, тем она более срочная. Такой расчет даже помог отсеять часть идей — «вера» в них оказалась низкой.

Работа в Kaiten помогла нам:

Сейчас используем Kaiten как для работы с клиентами, так и для внутренних задач. Например, мы участвуем в телеграм-реалити «Качалка», где студии прокачивают свой бизнес. И в рамках реалити запустили проект от «Меры», который называется Смотрины. Это шоу, где три худрука по очереди комментируют одинаковые макеты, но при этом не слышат друг друга. После всех комментариев зрители решают, чья обратная связь была полезнее.

Чтобы организовать Смотрины, наша студия как раз использует Kaiten. Мы завели доску, где контролируем организацию эфиров. Контроль касается всех этапов: от выбора экспертов и анонса встречи в тг-канале до проведения самого эфира.

Kaiten предоставляет уникальные возможности для совместной работы и создания отчетов. Система помогает наглядно отображать рабочие процессы и особенно подходит тем, кто работает по принципам Scrum и Kanban. К примеру, с его помощью можно создать таймлайн, разделить проект на мелкие задачи и выстроить логичную последовательность работ — от подготовки до завершения проекта. Kaiten позволяет организовать задачи, оценить продуктивность команды и снизить лишние затраты.