Как оптимизировать электронный документооборот с контрагентами: методологические рекомендации
Интерес к теме электронного документооборота ежегодно растет. Недавно ФНС выпустила подробные методологические рекомендации по его внедрению. Но несмотря на огромное количество информации о разных аспектах ЭДО, в тени остается вопрос интеграции внутреннего и внешнего документооборота.
Чтобы извлечь максимальную пользу из электронного документооборота, нужно отладить всю работу с документами: от создания и обработки до обмена с контрагентами и государственными органами. Только если все системы работают в унисон, можно достичь высокой цифровизации, сократить количество ошибок и ускорить бизнес-процессы. Это в итоге повышает общую эффективность работы.
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот — процесс по созданию, отправке, получению и хранению документов в цифровом формате. Можно сказать, это ХХI век в документации. Согласитесь, гораздо удобнее работать с документами в электронном виде, чем листать толстые папки с бумагами.
Условно ЭДО можно разделить на два блока:
- Внешний. Ускоряет обмен документами с внешними участниками — партнерами, клиентами и государственными органами. С его помощью организации обмениваются счетами-фактурами, договорами, отправляют налоговую и бухгалтерскую отчетность. Это особенно важно для таких сфер, как бухгалтерия и контрактование.
- Внутренний. Оптимизирует бизнес-процессы внутри компании и организует обмен информацией между сотрудниками и подразделениями. Обычно реализуется с помощью систем электронного документооборота, таких как Directum RX. Внутренний ЭДО помогает сократить расходы на печать и хранение документов, ускорить процессы согласования и подписания, повысить безопасность данных. Основные сферы применения — кадровое делопроизводство, бухгалтерия, архивное хранение и договорная работа.
Благодаря интеграции внутреннего и внешнего ЭДО не нужно переключаться между несколькими системами, вы работаете в режиме одного окна. Это упрощает обработку документов и уменьшает количество этапов для выполнения задач. При этом снижается вероятность ошибок, потери документов и ускоряется выполнение операций.
Часто скорость реакции на запросы от контрагентов критически важна. Например, чем быстрее будет подписан договор, тем раньше начнутся работы и поступят деньги.
Как работает сквозная цифровизация внутреннего и внешнего документооборота
Схема работы электронного документооборота такая же, как и у обычного на бумаге. Документ составляется, подписывается, отправляется другой стороне, визируется ей и возвращается первой.
Однако есть одно отличие — появляются дополнительные участники:
Оператор электронного документооборота — зарегистрированная российская организация, которая обеспечивает юридическую значимость передачи документа по телекоммуникационным каналам связи за счет электронной подписи. Компания обладает достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для осуществления этой деятельности.
Системы ЭДО (или СЭД) — специальный программный продукт, в котором ведется внутренний электронный документооборот. Такие программы устанавливают на компьютер или используют интернет-версии (облачные решения). СЭД в первую очередь решает задачу внутреннего документооборота, но при интеграции с сервисом обмена помогает взаимодействовать с контрагентами.
Как не бояться переходить на электронный документооборот
Говоря о недостатках сразу хочется предоставить аргументы об их зыбкости:
- затраты окупаются в процессе эксплуатации;
- согласовать с контрагентом переход на ЭДО можно дистанционно;
- риск потерять информацию маловероятен, поскольку операторы используют многократное дублирование данных для сохранности.
Интеграция внутреннего и внешнего документооборота — комплексная задача, которая требует не только внедрения ПО, но и пересмотра бизнес-процессов, изменений в организационной структуре и долгосрочных подходах. В готовом комплексе решений «Цифровая бухгалтерия» от Directum уже все продумано: он организует в режиме одного окна внутренний и межкорпоративный ЭДО.
Внедрение СЭД — это не только про технологии, но и про людей. Бухгалтеры и менеджеры, ответственные за документооборот, могут быть не готовы к переменам в процессах. Сопротивление с их стороны может замедлить или остановить процесс перехода на ЭДО. Выбирая поставщика ПО, обратите внимание на то, есть ли у него сообщество и порталы с поддержкой пользователей. Там смогут быстро решить ваши вопросы и помогут с обучением сотрудников.
ЭДО открывает перед вами новые горизонты. Готовы ли вы сделать этот шаг?