Вопросы роста: как предпринимателю организовать бухгалтерию, если в штате нет IT-специалиста
Как не тратить время на финансовый учет, избежать рисков потери данных и организовать процесс без лишних затрат. Разбираемся, какие сложности могут возникнуть и как их решить с помощью облачных решений.
Содержание:
Сложности, с которыми можно столкнуться при ведении бухгалтерии
Когда бизнес растет, задачи усложняются, и одной из них становится бухгалтерский учет. Можно выбрать один из трех вариантов его организации:
- нанять бухгалтера в штат;
- передать учет на аутсорс;
- использовать программу для ведения бухгалтерии без привлечения специалиста.
Штатный бухгалтер позволяет держать процессы под контролем, но это дорого: нужно платить зарплату, налоги, обеспечивать рабочее место. Бухгалтерская система учета кажется удобным решением, но требует глубокого погружения в детали. На это уходит время, которого и так не хватает. В целях экономии компании передают ведение бухгалтерии на аутсорс. Но и здесь есть нюансы: работа с удаленным специалистом требует привычного для него программного обеспечения, использование которого может нести некоторые неудобства с точки зрения бизнеса.
Поддержка и обслуживание
Из-за изменений законодательства бухгалтерскую программу нужно обновлять, иногда несколько раз в месяц. Это требует ресурсов: можно обратиться к специалисту по настройке 1С на коммерческой основе или поддерживать систему своими силами. Тогда понадобится сотрудник, который будет следить за обновлениями. Если обновление пропустить, возможны ошибки в отчетности, некорректные расчеты налогов и взносов или проблемы с интеграциями — например, с системами электронного документооборота, прослеживаемости и маркировки товаров.
Нет контроля за хранением данных
Когда бухгалтер работает на своем компьютере, все данные хранятся у него. Это создает сразу несколько потенциальных рисков:
- Если бухгалтер перестанет работать, например уволится, уйдет в отпуск или окажется недоступен по независящим от вас причинам, есть вероятность потерять доступ к базе. На восстановление могут уйти недели, а это чревато задержками выплат и штрафами.
- Предприниматель не контролирует, как именно хранятся и защищаются его данные. Если на компьютер аутсорс-специалиста попадает вирус-шифровальщик, в офисе или дома у него произойдет кража оборудования или сменится собственник аудиторской компании, которая работает с бухгалтерией, данные рискуют пропасть.
Негибкое изменение и масштабирование процессов
Передать бухгалтерию новому специалисту непросто: нужно договариваться с предыдущим, и в некоторых случаях процесс может затянуться — например, из-за загруженности или других обстоятельств. Кроме того, может оказаться, что невозможно подключать к работе удаленных сотрудников: это важно при масштабировании бизнеса.
Таким образом, передача бухгалтерии на аутсорс решает одни проблемы, но создает новые. Именно поэтому важно заранее продумать, как сделать этот процесс безопасным и удобным для бизнеса и всех участников процесса.
Как облачная 1С:Бухгалтерия упрощает работу и снижает риски
1С:Бухгалтерия в облаке ничем не отличается от коробочной версии для компьютера: интерфейс, функции и логика работы остаются прежними.
Единственное отличие — программа не привязана к конкретному устройству, для работы нужен доступ в интернет. База находится в облаке, а не на компьютере специалиста. Соединение происходит онлайн: можно работать через браузер или специальное приложение. Это избавляет от технических проблем и делает бухгалтерию более гибкой и удобной. При этом у облака есть много положительных сторон.
Не требует внедрения и поддержки — нет дополнительных затрат
Чтобы начать работу в облачной программе 1С:Бухгалтерии, не нужно тратить время и деньги на установку и внедрение. Всё уже готово к использованию — достаточно получить логин и пароль, войти, ввести данные по компании и налогообложению и сразу начать работу. Не нужно думать про обеспечение доступности, поддержку актуальности баз, резервное копирование: всё это — ответственность провайдера.
Данные хранятся в ЦОД — они хорошо защищены
Данные бухгалтерии хранятся не на локальном компьютере, а на защищенных серверах в дата-центрах. Это гарантирует их сохранность даже в случае поломки техники, кражи оборудования или вирусных атак. Современные облачные провайдеры используют резервное копирование, шифрование и многоуровневую защиту от несанкционированного доступа.
Возможность работать удаленно
С облачной 1С:Бухгалтерией бухгалтеру необязательно находиться в офисе — он может работать из дома или из другого региона. Это удобно для компаний, которые привлекают удаленных специалистов или работают в нескольких городах.
Чтобы сменить бухгалтера, не нужно передавать базу
При размещении базы локально передача новому специалисту — это отдельная проблема. Файлы базы данных могут остаться у предыдущего бухгалтера, и при передаче доступов их не всегда просто получить — возможно, придется сводить данные. В облаке новый бухгалтер просто получает доступ к системе и продолжает работу с актуальной базой.
Таким образом, бухгалтерия в облаке не только удобна, но и снижает риски, связанные с хранением и передачей данных.
Как начать работать в облачной 1С:Бухгалтерии
Чтобы начать работать, не нужна долгая миграция или внедрение. Вот как выглядит старт работы на примере сервиса «Аренда 1С в облаке» от Рег.ру.
- Если у вас уже есть база данных, ее нужно перенести. Для этого в конфигураторе локальной программы достаточно выбрать «Выгрузить базу» и сохранить копию на компьютер. Затем отправьте файл в техподдержку удобным для вас способом — мы загрузим его на сервер с облачной программой. Если возникают сложности с выгрузкой, техподдержка может помочь.
- Если базы пока нет, мы создадим новую и сразу предоставим к ней доступ вместе с доступом к программе. Бухгалтер получает логин и пароль, может заходить в программу и пользоваться.
Читайте также: