Бот в помощь: как виртуальные ассистенты помогают контролировать расходы компании?

Одна из ключевых задач руководителя компании — правильно распределить бюджет. Расходов множество: зарплата, налоги, незапланированные траты, регулярные выплаты поставщикам и так далее. Всё это необходимо грамотно спланировать. Это особенно важно, когда компания только начинает свою деятельность и живет «на свои». Главное — никого не забыть и никому не переплатить. Важных вопросов очень много: «Когда платить авансы и соц. выплаты? Точно ли это надёжный поставщик? Оплачены ли Интернет и телефония? Можно ли найти кого-то подешевле?». О том, как технологии облегчают процесс принятия решений, помогают бизнесменам не переплачивать и не забывать ничего важного, читайте в моей статье.

Ежедневно руководитель вынужден принимать множество решений об оплате счетов. Это требует времени из-за массы различных деталей: зачем, кому, куда, когда, за сколько, точно ли надо и так далее. Но что, если автоматизировать этот процесс? К примеру, сделать бота, который будет контролировать все оплаты, создавать типовые формы для запросов сотрудников, в один клик делегировать решения и автоматически формировать платежные поручения? Это наверняка сделает процессы более «прозрачными», а также ускорит и упростит выполнение привычных рабочих обязанностей.

Процедура согласования счёта стандартна и всем привычна: менеджер отсылает счёт в бухгалтерию, та все проверяет, а после пересылает все руководителю. На одном из этапов кто-то из участников процесса может допустить ошибку, и поэтому компания рискует недоплатить, потратить в разы больше нужного, или, того хуже, — перечислить деньги не на тот счет. Это как раз одна из проблем, решаемых автоматизацией: отныне со всеми такими процессами помогают боты, и соответственно, вероятность ошибок уменьшается в разы.

Что такое боты и зачем они нужны?

Боты — это онлайн-помощники, которые выполняют ряд действий по заданным алгоритмам. Другими словами, у каждого сотрудника в компании появляется персональный ассистент, который контролирует выполнение важных рабочих процессов.

Общение с ботами почти не отличить от привычного диалога с коллегой. На вид это обычный чат, только ваш собеседник не живой человек, а виртуальный ассистент. Создать или изменить сценарий работы бота можно самостоятельно в любой момент, без программиста, с помощью удобного конструктора.

Как работают боты?

Предположим, кому-то в компании срочно нужно оплатить счёт. Сотрудник делает запрос в чате, бот обрабатывает полученную информацию, запрашивает одобрение руководителя, формирует и передает документы в бухгалтерию и может сам создать платёжное поручение в банке клиента. Получается, что когда директор получит уведомление, ему просто нужно будет нажать «Одобрить» или «Отклонить». Бот сам обойдёт всех остальных участников и предоставит результат в бухгалтерию. Интересно, что заявки с историей согласований доступны в любой момент. К тому же, под разные типы оплат можно создать свои формы заявок: для одобрения премий сотрудникам, выплаты налогов, согласования оплат новым поставщикам с проверкой их репутации и так далее. Вы можете отталкиваться от наиболее важных процессов вашей компании.

Пример простой и удобной автоматизации рабочих процессов - это боты в amo. amo — это корпоративный мессенджер для бизнеса, в который уже добавлены все сотрудники компании. Вы можете назначить им любые роли и зашить «прозрачные» алгоритмы исполнения процесса. При этом рутинные задачи можно делегировать боту, например, отправлять уведомления, фиксировать подтверждение, запрашивать комментарий отказа, распознавать и переносить реквизиты из счёта или делать платёжку.

Приложение доступно на всех платформах. Это особенно актуально, когда руководитель или сотрудник находится на длительных переговорах либо в командировке, а решить вопрос нужно как можно быстрее.

Как сделать своего бота?

В amo уже есть некоторые готовые сценарии работы, которые точно есть в каждом бизнесе - например, процесс согласования и оплаты счёта или заявка на отпуск. Благодаря тому, что алгоритмы действий уже преднастроены, создавать всё с нуля в данном случае не придётся - достаточно зайти в редактор и внести свои корректировки. Так, можно добавить типы оплаты, выбор нескольких юр. лиц, от которых вы будете платить, пометить срочность платежей, установить предварительную проверку договора поставщика, обосновать премии, назначить ответственных лиц и так далее.

Ещё бот умеет распознавать данные с фотографии или скана счёта, которые ему отправляют сотрудники, и выделять всё нужное: номер счета, ИНН, БИК и т. д.

Также, например, работая с «Точка-банк», бот сам сможет создать платёжное поручение в кабинете клиента после того, как руководитель одобрит запрос. Получается, что бухгалтеру будет достаточно просто нажать на кнопку «Оплатить». Согласитесь, это очень удобно и совсем не затратно по времени.

После того, как бот выполнит поставленную задачу, заявка отправится в архив. Аналитика по всем платежам будет доступна руководителю для удобства формирования финансового отчёта.

Любой другой бизнес-процесс можно создать аналогичным образом, с помощью интуитивно понятного конструктора, и при необходимости обратиться за помощью в техническую поддержку прямо в чате внутри аккаунта.

Просто, надежно, систематизированно

Рабочие процессы есть в каждом бизнесе, но многие из них не обладают той самой «прозрачностью», о которой мы говорили в течение в всего текста. По этой причине компании сталкиваются с различными проблемами, а это вредит эффективной работе. Что-то можно забыть, что-то потерять, что-то сделать не так. Но если сценарий работы «прозрачен» для всех участников, сотрудникам будет проще понимать, что от них требуется, а руководителям — контролировать и управлять процессом. Именно поэтому автоматизация — это круто: все рабочие механизмы компании становятся более чёткими, гибкими и технологичными. Тем более, что с помощью конструктора ботов amo сделать это очень легко.

Есть ещё множество бизнес-процессов, которые может автоматизировать бот. О других возможностях применения ботов, например, для оформления отчётов руководителю, я расскажу в следующих статьях. А какие процессы в вашей компании хотели бы автоматизировать вы?