«Полдня ищем, полдня работаем»: как единая платформа для СЭД и других бизнес-приложений экономит время и бюджет
Офисная работа уже хорошо изучена, поэтому мы знаем, что больше трети дня сотрудники просто ищут данные в разных рабочих системах. Особенно всё плохо с документами, их находят только в 50% случаев. Расскажу, как мы решали эту проблему в НИИ с масштабным документооборотом. Не исключено, что в этой истории вы увидите отражение собственных процессов.
Проблема: в НИИ внедрили только СЭД, а для остального использовали разное ПО
Какие сложности из-за этого возникали:
- Реестр входящей и исходящей корреспонденции вели в одной программе, а поручения на основе этих писем ставили по почте. Руководство не могло отследить, что взяли в работу.
- Согласование договоров и регламентов требовало постоянного участия сотрудников. Они вручную распределяли задачи и самостоятельно отслеживали процесс одобрения.
- При работе с контрагентами было трудно быстро определить, подписал ли партнёр согласованную версию договора или внёс свои правки.
- Кадровики рассылали приказы и регламенты по почте или раздавали бумажные копии, а потом собирали подписанные листы ознакомления.
- Данные дублировали. Например, об оплате счёта сначала писали руководителю, потом в бухгалтерию, а там данные переносили в 1С. Чтобы узнать статус оплаты, в бухгалтерию нужно было позвонить.
НИИ хотел уйти от использования разных программ. Руководство искало решение, где было бы и ЭДО, и CRM, и управление проектами. Выбор пал на «Первую Форму».
Переход начался с документооборота — автоматизировали работу с входящей и исходящей корреспонденцией, поручениями, договорами, организационно-распорядительными документами и заявками на оплату. Давайте рассмотрим каждый процесс подробнее.
Регистрация и согласование писем
Теперь у НИИ есть одна система, где автоматизированы все процессы, включая документооборот. В ней регистрируют входящие и назначают ответственных, статус и сроки выполнения контролируются автоматически.
Для подготовки исходящих сотрудники используют заранее загруженные шаблоны с реквизитами организации и тут же направляют готовую версию на согласование. направляют его на согласование. Одобренный документ формируется сразу с факсимиле.
В карточке документа сотрудники видят всю историю переписки, от первого входящего до последнего исходящего письма. Руководитель в любой момент может проверить, как идёт обмен данными с партнёрскими НИИ, соблюдаются ли сроки отчётности по грантам, своевременно ли обрабатываются запросы.
Согласование договоров
Раньше согласования проходили «вручную», но теперь сам сотрудник только заполняет карточку договора. Система самостоятельно нумерует документ, назначает проверяющих и устанавливает дедлайны. Она пришлёт напоминание одобрителю, если он задержит проверку.
Отслеживание актуальной версии документа
На этом этапе сотрудник ДПО проверяет соответствие подписанного документа согласованной версии и фиксирует наличие оригинала у НИИ. Это помогает избежать ситуации, когда организация подписала один вариант договора, а партнёр или подрядчик — другой.
Система дополнительно отслеживает сроки действия документов и помечает просроченные.
Контроль ознакомления с приказами и регламентами
Чтобы запустить согласование нового приказа или регламента, сотрудник загружает файл в систему и отмечает задействованные отделы. На основе этих данных автоматически формируется список одобрителей из руководителей соответствующих подразделений.
Все комментарии сохраняются за счёт автоматического формирования листа согласования. Если требуются правки, одобритель работает с текстом документа во встроенном редакторе «Р7 ОФис», не покидая систему за счёт интеграции.
Документ публикуется на портале, и каждый может прочесть его в удобное время. Система автоматически фиксирует ознакомление с новыми ОРД, что исключает необходимость сбора подписей.
Проверка статуса платежа
Процесс выстроен следующим образом: сотрудник создает заявку на оплату, дальше система сама контролирует процесс согласования и передаёт данные в 1С.
В обратном направлении, из 1С в BPM, поступает информация о статусе платежей, а инициатор получает уведомление. Сотрудники могут самостоятельно отслеживать, прошел платеж.
Итоги автоматизации документооборота НИИ
- Сотрудники теперь быстро находят нужные файлы по различным параметрам: дате, отправителю, теме или содержанию. За счёт этого они обрабатывают письма на 70% быстрее, успевают выполнять больше задач и оперативнее реагируют на запросы партнёров и быстрее готовят ответы.
- Согласование договоров сократилось с двух недель до двух дней. За счёт этого НИИ запускает больше проектов и оперативнее заключает партнёрские соглашения.
- Платежи проводятся в тот же день, сотрудники сами отслеживают статус оплаты в системе и не отвлекают бухгалтерию.
А вы работаете в разных программах или на единой платформе?