Актуальные вопросы архивного законодательства и хранения документов: что нужно знать в 2025 году

Разобраться в тонкостях и правилах хранения документов непросто, но необходимо. Что изменится в 2025 году? Какие требования нужно учесть уже сейчас? Как организовать работу с документами грамотно и эффективно? Ответы на актуальные вопросы в статье методолога-аналитика компании Directum Светланы Азаровой.

В марте 2024 года Правительство приняло распоряжение №637-р, утверждающее обновленную стратегию цифровой трансформации. Реализовывать ее будет Минцифры до 2030 года.

Цель стратегии — обеспечить свободное, устойчивое и безопасное информационное взаимодействие между государственными органами, гражданами и бизнесом, а также гарантировать технологическую независимость и безопасность критической информационной инфраструктуры.

К ключевым задачам цифровой трансформации к 2030 году относятся:

Стратегия развития призывает нас правильно хранить электронные документы уже сейчас. А как именно это делать, объясняется в приказе Росархива от 31.07.2023 № 77 об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (далее — Правила 2023).

Вернемся немного назад. В сентябре 2023 года приказ №77 вступил в силу, отменив действие архивных Правил 2015 года. Новый документ объемный, не все успели подробно ознакомиться с ним сразу после выхода, так что изучение и освоение продолжалось весь 2024 год.

В Правилах 2023 появилось 12 новых разделов, которые внесли дополнения и добавили ясности в архивные процедуры в отношении бумажных документов. Что важно — появился подробный раздел, который описывает процедуру передачи электронных документов на архивное хранение и их приема. Также в нём говорится о комплектовании, учете, хранении и использовании электронных архивных документов (ЭАД).

Организациям было необходимо скорректировать локальные нормативные акты, чтобы урегулировать условия хранения электронных архивных документов. Ответственным за архив нужно было понять, какие документы будут храниться в электронном виде и из каких систем они будут поступать. Также следовало разобраться в составе контейнера ЭАД, файле описания, формате хранения, определиться с выбором системы хранения электронных документов (СХЭД).

Новые Правила активизировали обсуждения, так как некоторые пункты вызвали разночтения. Например, в 10-м разделе часто встречается понятие «уведомление», но вопросы о его содержании, форме, составе информации, скорости формирования, адресате оставлены без ответа.

Приказом №19 от 13.02.2024 Росархив урегулировал контроль за соблюдением обязательных требований федерального закона об архивном деле. Было утверждено «Руководство по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле».

В документе указаны статьи кодексов, за нарушение которых грозят штрафы и иные меры, это поможет архивистам аргументировать необходимость организации СХЭД перед руководством.

В декабре 2024 года законопроект об оцифровке стоял в плане рассмотрения на сессии Государственной думы. На протяжении последнего квартала прошлого года событие активно обсуждалось на различных форумах и вебинарах. И это действительно важная и актуальная проблема — многие компании уже «захлебываются» в бумажных документах, их количество растет с каждым годом, а возможности хранения остаются прежними.

В конце сентября на сайте Минэкономразвития сообщили, что в законопроект были внесены необходимые поправки, но рассмотрение в декабре так и не состоялось. На сайте Госдумы появилась информация о включении законопроекта в примерную программу решения на июль 2025 года — поэтому продолжаем мониторить и следить за новостями.

5 декабря 2024 года во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) состоялся круглый стол, где обсудили хранение электронных научно-технических документов (НТД), в состав которых входит и проектно-сметная документация (ПСД). На мероприятии собралось более двухсот специалистов из разных регионов страны — сотрудников архивов, разработчиков программного обеспечения информационных систем, представителей организаций, которые создают такие документы.

На встрече обсуждали проблемы организации хранения НТД, необходимость развития нормативной базы хранения, дальнейшие планы по ее усовершенствованию.

Директор ВНИИДАД Павел Кюнг поделился информацией о результатах исследовательской и научной деятельности. Итогом работы стали Методические рекомендации по организации хранения электронных научно-технических документов. Возможность ознакомиться с ними появится в этом году. Надеюсь, что Рекомендации дадут подробные ответы на вопросы о том, как верно организовать полноценное хранение.

Когда мы работали по Правилам 2015 года, у нас был замечательный документ с Методическими рекомендациями по применению Правил. Он прояснял многие детали, которые были зафиксированы в основном документе.

Когда появились Правила 2023, ВНИИДАД столкнулся с большим количеством вопросов. Многие из них касались двух разделов: десятого — об организации комплектования, хранения и учета электронных документов и одиннадцатого — о делах, содержащих как бумажные, так и электронные документы, проще — гибридных делах.

Поддержка таких дел — задача непростая. Чтобы ее выполнить, нужно быть глубоко погруженным в специфику архивного дела, разбираться в текущих потребностях заказчиков и понимать, как архивы внедрены на практике и как всё это реализовать в системе. Поэтому не многие разработчики СХЭД сумели поддержать в функциональности это требование новых Правил 2023. Российский ИТ-разработчик Directum создал комплексное решение, которое удовлетворяет приказу №77, обеспечивает сохранность ЭАД, их юридическую значимость, а также предусматривает все архивные процедуры, в том числе работу с гибридными делами.

Рассмотрев поступившие вопросы, представители ВНИИДАД пообещали подготовить Методические рекомендации к новым Правилам и внесли их в план работ на 2025 год. Очень их ждем, чтобы активно использовать в работе.

Законодательство пока не успевает за темпами развития электронного взаимодействия. Это связано с длительностью создания, рассмотрения и согласования нормативных документов. Но основы уже заложены — правила формирования и хранения ЭАД уже есть.

Согласно законодательству, организации вправе создавать документы длительных сроков хранения в электронном виде без дублирования на бумаге (например, кадровые электронные документы согласно 377-ФЗ). А вот о том, как правильно их хранить, надо думать уже сейчас.

Государственные архивы пока не принимают ЭАД, но готовятся к этому, основываясь на действующих Правилах 2023. Работа над развитием государственной информационной системы ЦХЭД продолжается в рамках стратегии цифровой трансформации. Все происходящие процессы говорят о том, что откладывать организацию собственной СХЭД не стоит.

Важно сохранить созданные в компании электронные документы в соответствии с требованиями: перевести их в архивный формат, сформировать файл-описание, обеспечить юридическую значимость на всем сроке хранения и сохранность свойств ЭАД, скомплектовать по архивным правилам.

Можно попытаться обеспечить всё это собственными силами, а можно приобрести готовое решение, которое поддерживает требования законодательства. Экосистема Directum RX предлагает ПО для хранения документов различного назначения и содержания.

Помните, что грамотное архивное хранение — это не только особый порядок, но и уверенность в том, что важные документы всегда под рукой и надежно защищены на длительный срок.