Внедрение штрихкодирования: выжимка из опыта 1000 складов
Склад — это место хранения тысяч коробок, паллет и ящиков. И частенько сотрудники не располагают элементарной информацией, где что лежит, кто это взял, куда отгрузил. Если отсутствие ответов на такие вопросы и у вас вызывают панику, поздравляем: вы — точно владелец склада.
Штрихкодирование на складе помогает чётко видеть всю картину учёта и быстро и без ошибок обрабатывать заказы клиентов. За 20+ лет работы мы в «Клеверенсе» автоматизировали более 100 000 складов и сегодня готовы поделиться выжимкой из этого опыта.
Зачем вообще нужно штрихкодирование?
Проблемы складов — как болезни: у всех похожие симптомы, но лечить их нужно индивидуально. Вот самые частые «диагнозы», с которыми к нам обращаются:
- Ошибки в учёте
Человеческий фактор — когда кладовщик перепутал товары (условно — яблоки и груши), а в итоге клиент получил не то, что заказывал. - Медленные процессы
Ручной ввод данных в 1С — это как писать статью ручкой на бумаге, когда есть компьютер. - Потери товара
Если вы не знаете, где что лежит, то и найти это невозможно. А если не можете найти, то и продать, соответственно, тоже не сможете.
Штрихкодирование решает эти проблемы, как волшебная таблетка. Но, как и любое лекарство, его нужно принимать правильно. Этот набор чёрных полосок — уникальный «паспорт» для каждого товара. Тот самый идентификационный код, по которому в базе данных можно посмотреть всю необходимую информацию: артикул, название, характеристики и даже место хранения. И при сканировании линейных (1D — «полосатых») и матричных (2D — QR и DataMatrix) кодов сразу видно, что это за продукция. Приёмка, отгрузка, инвентаризация по штрихкодам выполняются в несколько раз быстрее. И вместо часов ручного ввода вы тратите секунды на сканирование.
По штрихкоду вы можете узнать, где товар был, где он сейчас и куда его везут. Вот такой своеобразный GPS для вашего склада. Если вдруг единица номенклатуры попала не в свою ячейку*, система сразу сообщит об этом. А значит, можно забыть про «потеряшки» и пересорты.
Как внедрить штрихкодирование: пошаговая инструкция
Шаг 1. Диагностика
Первый вопрос, который мы задаём клиентам, — «Что болит?» И иногда в ответ слышим: «Всё!»
Но после детального анализа обычно выясняется, что основные проблемы у большинства компаний совпадают — это приёмка, инвентаризация и отгрузка.
Шаг 2. Выбор оборудования
Терминал сбора данных (ТСД) можно сравнить с феей-крёстной: он всегда поможет в трудную минуту, чтобы «карета» с товаром уехала вовремя. Для маленьких складов подойдут простые модели, для крупных — мощные устройства с поддержкой 2D-кодов.
Но давайте начистоту: можно, конечно, обойтись стационарным сканером штрихкодов. Вот только у него есть один существенный минус — длина шнура. Сотрудники будут «привязаны» к компьютеру, как собака на поводке. Собирать заказы? Придётся либо таскать товар к ПК, либо возвращаться к бумажным документам. И то, и другое — не лучший вариант для современного склада.
Возможно, вы скажете, что есть беспроводные сканеры. Конечно, есть. Как и минусы у таких устройств. Например, когда кладовщик «в поле» сканирует штрихкоды, а данные не попадают в систему, потому что кто-то из коллег открыл другое диалоговое окно на ПК или просто сдвинул мышку с места так, что сбил курсор с документа.
Поэтому мы предлагаем полноценную автоматизированную систему, которая включает:
- Систему учёта (например, 1С);
- Терминалы сбора данных;
- Мобильное приложение для ТСД от «Клеверенса».
С такой системой сотрудники могут свободно перемещаться по складу, сканировать товары прямо на месте — у стеллажа, и сразу вносить данные в учётную систему. Никаких проводов, никакой бумажной волокиты — только эффективность.
Шаг 3. Маркировка товаров
Без штрихкода ваш продукт — просто «неизвестный объект». Мы помогаем нанести штрихкоды на всё: от яблок до запчастей для экскаваторов.
Но маркировка — это не просто наклейка с полосками. Это основа для автоматизации. И чем сложнее ваш склад, тем важнее использовать современные QR или DataMatrix, так как в них можно закодировать ещё больше данных — от 500 до 5000 символов: GTIN, номер партии, ссылки на веб-сайт, дату окончания срока годности, вес, цену, серийный номер и многое другое.
Шаг 4. Обучение персонала
Если кладовщики не знают, как пользоваться ТСД, то хаос на вашем складе по-прежнему будет «править бал». Поэтому интеграторы программных решений «Клеверенс» проводят различные тренинги и создают простые инструкции, чтобы даже новички могли разобраться с работой на терминале в течение часа.
Кстати, мобильное приложение от «Клеверенса» настолько интуитивно понятное, что сотрудники осваивают его буквально за пару минут. А если возникают вопросы, наша техподдержка всегда на связи.
Шаг 5. Тестовый запуск
Пилотное внедрение — обязательный этап. Это как пробный заезд на новой машине — чтобы ещё до «боевого» запуска протестировать систему, найти и исправить ошибки.
На этом этапе важно понять, как система работает в реальных условиях. Например, как ведёт себя ТСД при низких температурах (если склад неотапливаемый) или как быстро сканируются 2D-коды на упаковках, или насколько точно считываются RFID-метки в заданном радиусе, или все ли «хотелки» компании-заказчика выполнены.
Шаг 6. Полномасштабное внедрение
Когда всё готово, интеграторы переводят склад на автоматизированный учёт. И вот тут начинается магия: процессы ускоряются, ошибки исчезают, а владельцы складов начинают улыбаться.
С системой «Клеверенс» вы получаете:
- Свободу перемещения и мгновенный обмен данными
Сотрудники больше не привязаны к компьютеру — они работают с ТСД в любой точке склада, а мобильное приложение, например, «Склад 15» обрабатывает данные о товарах и передаёт их в систему, снимая ответственность за ручной ввод с линейных сотрудников. - Полный контроль
Вы всегда знаете, где что находится, кто что взял и куда всё это отгрузили.
Бонус: что ещё можно автоматизировать?
Штрихкодирование — лишь начало. С автоматизированной системой на базе программных решений «Клеверенс» вы можете:
- Упростить и ускорить инвентаризацию.
- Настроить контроль отгрузок.
- Внедрить обязательную маркировку и соответствовать требованиям «Честного ЗНАКа».
Кейсы из практики
Кейс 1: Питомник растений Экоплант
Проблема: 9000 видов растений, похожих друг на друга.
Решение: штрихкодирование каждого саженца + мобильные ТСД с «Клеверенсом» на борту для персонала.
Результат: ошибки в учёте сократились на 90%, а клиенты стали получать саженцы заказанной высоты.
Кейс 2: ИТАЛ ТРАК
Проблема: 2 млн позиций запчастей, постоянные ошибки в срочных поставках.
Решение: мобильные ТСД с «Клеверенсом» для мгновенного учёта.
Результат: скорость обработки заказов ×3, ошибки → 0, оборот ×10 без расширения штата.
Кейс 3: Сунский маслозавод
Проблема: ручная маркировка молочной продукции вела к ошибкам и штрафам.
Решение: терминалы Zebra TC26 + интеграция с «Честным ЗНАКом» через «Клеверенс».
Результат: автоматизировали маркировку 2000 упаковок в день без единой ошибки.
На самом деле, историй успешных внедрений «Клеверенса» в различных сферах в сотни раз больше. Их все можно почитать на официальном сайте разработчика.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: «Мы сами всё сделаем»
Результат: потраченные время и деньги, но система не работает. Либо для полноценной работы системы нужны доработки мобильного софта.
Совет: доверьтесь профессионалам. Интеграторы знают, как реализовать самые сложные запросы бизнеса и могут адаптировать работу «Клеверенса» даже под нетиповые процессы. - Ошибка 2: «Купим самое дешёвое оборудование»
Результат: ТСД ломаются, сканеры не читают коды. А пользователи думают, что во всём виновата программа.
Совет: выбирайте оборудование под свои задачи и проверяйте, есть ли готовая интеграция с выбранным мобильным приложением для ТСД. - Ошибка 3: «Зачем обучать персонал? Кладовщики сами разберутся»
Результат: не разберутся, и по итогу терминалы сбора данных будут выполнять функцию пресс-папье.
Совет: проведите тренинги и создайте чёткие инструкции.
Что получает бизнес?
Если вы только начинаете свой путь в бизнесе или пока не сталкивались с автоматизацией, этот блок для вас. Давайте разберём, какие конкретные выгоды получает компания, внедряя штрихкодирование и автоматизированную систему учёта на складе.
Операционные выгоды: процессы ускоряются, ошибки исчезают
Представьте, что ваш склад — это кухня ресторана. Если повара тратят полчаса на поиск ингредиентов, а потом ещё путают соль с сахаром, клиенты останутся голодными и недовольными. То же самое происходит на складе без автоматизации.
Что меняется после внедрения штрихкодирования:
- Приёмка товара. Раньше нужно было вручную записывать каждую позицию, сверять с накладной и вносить данные в систему. Теперь сотрудник просто сканирует штрихкод — и информация сразу попадает в учётную систему. Время приёмки сокращается в 2–3 раза.
- Инвентаризация. Ручной пересчёт товара — это часы, а то и дни работы. С ТСД и «Клеверенсом» инвентаризация проходит в несколько раз быстрее: сканируешь код — и система сама считает остатки.
- Отгрузка. Раньше можно было перепутать заказы или отгрузить не тот товар. Теперь система проверяет каждую позицию и сообщает о расхождениях. Ошибки исключены.
Финансовые выгоды: меньше потерь, ниже затраты на персонал
Автоматизация — это не только про удобство, но и про деньги. Вот как она помогает экономить:
- Меньше потерь товара
Когда вы точно знаете, где что лежит и сколько осталось, исчезают «потеряшки» и пересорты. Это значит, что вы больше не теряете деньги на списаниях неликвидов. - Снижение затрат на персонал
Ручной учёт требует больше сотрудников и больше времени. С автоматизацией один человек может делать то, над чем раньше трудились двое или трое. - Уменьшение ошибок
Ошибки в учёте — равно финансовые потери. Например, если клиенту отгрузили не тот товар, вам придётся компенсировать убытки, тратиться на возврат доставки, вновь оплачивать транспортные расходы, чтобы нужный товар таки попал к получателю. С автоматизацией такие ситуации исключены.
Стратегические выгоды: склад становится управляемым и готовым к росту
Автоматизация — это в том числе инвестиция в будущее. Вот что она даёт:
- Прозрачность
Вы всегда знаете, сколько товара на складе, где он находится и куда перемещается. Это позволяет принимать взвешенные решения и избегать перебоев с поставками. - Масштабируемость
Если ваш бизнес растёт, склад должен расти вместе с ним. Автоматизированная система легко масштабируется: вы можете добавлять новые товары, увеличивать объёмы и подключать дополнительные склады без потери эффективности. - Конкурентоспособность
Быстрые и точные про��ессы — это и внутренняя оптимизация, и преимущество перед конкурентами. Ваши клиенты получают заказы быстрее и без ошибок, а это значит, что они будут возвращаться к вам снова и снова.
Пример из жизни
Вот реальный пример, как «Клеверенс» помог оптовой компании «Мои пассатижи» автоматизировать склад и сэкономить 2 миллиона рублей за полгода.
Компания продаёт ручной инструмент в 13 городах России. Раньше заказы собирали вручную по бумажным документам, что приводило к ошибкам, возвратам и потерям товара. В сезон нанимали дополнительных сотрудников, но их работа была неэффективной: новички путали номенклатуру, а из-за усталости кладовщиков ошибок к концу смены становилось ещё больше.
«Мои пассатижи» внедрили терминалы сбора данных и мобильное приложение «Склад 15» от «Клеверенса». Теперь кладовщики сканируют штрихкоды, а система автоматически проверяет заказы и исключает ошибки.
Результат:
- Отпала необходимость в сезонных рабочих.
- Ошибки при сборке заказов полностью исключены.
- Компания сэкономила 2 миллиона рублей за полгода.
Итог
Не стоит думать, что автоматизация склада — роскошь, доступная только крупному бизнесу. Это необходимость для компаний любого размера, которые хотят расти и оставаться конкурентоспособными. Она помогает:
- Ускорить процессы и исключить ошибки.
- Сэкономить деньги на персонале и потерях товара.
- Сделать склад прозрачным и готовым к масштабированию.
Если вы только начинаете свой путь, самое время задуматься о внедрении автоматизации.
Заключение
Ещё несколько лет назад автоматизация была лишь модным веянием, а сегодня она стала реальным инструментом, который помогает бизнесу расти, экономить и оставаться конкурентоспособным. «Клеверенс» знает это не понаслышке: за 20+ лет с помощью мобильного приложения для ТСД «Склад 15» было автоматизировано более 100000 складов, и каждый из них стал примером того, как технологии меняют бизнес к лучшему.
И случаи, когда склад работает как швейцарские часы, товары принимаются за минуты, заказы собираются без ошибок, а инвентаризация проходит в 3-4 раза быстрее, — уже реальность. Сотрудники больше не привязаны к ПК — они свободно перемещаются по складу с терминалами в руках, а вы в любой момент можете посмотреть, где что находится и сколько единиц товара осталось в ячейке.
Но самое главное заключается в том, что автоматизация складских процессов реально помогает экономить. Как в случае с компанией «Мои пассатижи», которая отказалась от найма сезонных рабочих и исключила ошибки, тем самым сохранив 2 миллиона рублей за полгода. Или питомник «Экоплант», где автоматизация помогла 40% и ускорить процессы.
Эти примеры показывают, что автоматизация — это вклад бизнеса в собственное дальнейшее развитие и конкурентоспособность. Если вы до сих пор ведёте учёт вручную, пора задуматься, а то ли направление вы выбрали.
Мы в «Клеверенсе» готовы помочь вам на этом пути и превратить ваш склад из головной боли в источник прибыли. Потому что порядок на складе — это не только про эффективность, но и про уверенность в завтрашнем дне.