Практическое руководство по оцифровке архива
Оцифровка архивов — это процесс перевода бумажных документов, фотографий, аудиозаписей и других аналоговых материалов в цифровой формат. Этот процесс позволяет не только сохранить ценные данные, но и упростить доступ к ним, повысить эффективность поиска и анализа информации, а также снизить риск утраты оригиналов. В этой статье мы рассмотрим основные этапы и рекомендации по оцифровке архива.
Подготовка к оцифровке
Перед началом процесса оцифровки оцените объем работы: подсчитайте количество документов, фотографий и других материалов, которые нужно перевести в цифровой формат. Также стоит учитывать разнообразие форматов (например, письма, журналы, фотографии разного размера), чтобы правильно выбрать оборудование и программное обеспечение.
Вот несколько категорий документов, которые обычно оцифровывают в первую очередь:
Финансовые: бухгалтерские отчёты, счета-фактуры, платёжные поручения. Все, что может запросить налоговая при проверке
Контракты и соглашения: любые юридические документы, касающиеся партнёров, клиентов и сотрудников. Они могут понадобиться для урегулирования споров или изменения условий сотрудничества.
Кадровые документы: трудовые договоры, личные дела сотрудников, приказы о приёме на работу и увольнении. Это особенно полезно для компаний с большим количеством сотрудников.
Время, необходимое для оцифровки документов, зависит от их объёма, сложности и требуемого качества.
Примерные расчёты:
- Небольшой архив (до 1000 документов): около 1–2 недель.
- Средний архив (от 1000 до 5000 документов): 2–4 недели.
- Большой архив (более 5000 документов): от месяца и дольше.
Самый удобный способ организации структуры документов – это комбинированный подход.
Пример: Сортировка по отделам + типам. Отделы создаются как верхние уровни иерархии, а внутри них — подпапки по типам документов.
Выбор оборудования
Планшетные сканеры подходят для большинства типов документов и фотографий.
Слайд-сканеры предназначены для оцифровки пленок и слайдов.
Поточные сканеры применяются для больших объемов документации.
Выбирайте сканер с высоким разрешением (не менее 300 dpi) и возможностью автоматической подачи документов.
Давайте разберёмся с программным обеспечением (ПО) для оцифровки и управления документами.
1. Лучшие решения для оцифровки документов
a. ABBYY FineReader
- Особенности: Один из лидеров на рынке ПО для распознавания текста (OCR). Отличается высокой точностью распознавания текста на различных языках и поддержкой широкого спектра форматов.
- Цена: Лицензия для корпоративного использования стоит от 15 000 до 50 000 рублей в зависимости от версии.
- Плюсы: Высокая точность, поддержка многих языков, мощные функции редактирования.
- Минусы: дороговато для малого бизнеса, требует установки на компьютер.
b. Adobe Acrobat Pro DC
- Особенности: Популярное ПО для работы с PDF-документами. Поддерживает преобразование изображений в текст, редактирование PDF и интеграцию с другими приложениями Adobe.
- Цена: Подписка на Adobe Acrobat Pro DC стоит около 1200 рублей в месяц.
- Плюсы: Мощные инструменты для работы с PDF, возможность редактирования, поддержка облачной синхронизации.
- Минусы: Ежемесячная оплата, высокая стоимость для долгосрочного использования.
c. IRIS Readiris
- Особенности: Ещё одно популярное решение для OCR. Поддерживает распознавание текста на изображениях и документах.
- Цена: Около 5000–10 000 рублей за лицензию.
- Плюсы: Достаточно точный OCR, простой интерфейс, низкая цена.
- Минусы: Меньше функций по сравнению с ABBYY FineReader.
2. Программное обеспечение для управления документами (DMS)
a. Microsoft SharePoint
- Особенности: Платформа для совместной работы и управления документами. Широко используется крупными корпорациями.
- Цена: Стоимость лицензии зависит от конфигурации и числа пользователей. Обычно начинается от 3000 рублей за пользователя в месяц.
- Плюсы: Глубокая интеграция с Microsoft Office, широкие возможности для настройки, хорошая поддержка.
- Минусы: Сложность в настройке и администрировании, высокие начальные затраты.
b. Alfresco
- Особенности: Открытая платформа для управления контентом (ECM). Гибкая настройка, совместимость с множеством приложений.
- Цена: Бесплатная версия доступна для некоммерческого использования. Коммерческая лицензия стоит от 10 000 долларов в год.
- Плюсы: Открытый код, возможность кастомизации, поддержка корпоративных стандартов.
- Минусы: Требует технических знаний для настройки и поддержки.
c. OnlyOffice
- Особенности: Комплексное решение для работы с документами, включая офисные редакторы и систему управления документами.
- Цена: Коммерческие тарифы начинаются от 1000 рублей за пользователя в месяц.
- Плюсы: Интеграция с популярными облачными сервисами, доступная цена, удобные редакторы.
- Минусы: Меньший функционал по сравнению с Microsoft SharePoint.
3. Оптимальные варианты (цена-качество)
a. ABBYY FineReader + OnlyOffice
- Почему это хороший вариант: ABBYY FineReader предлагает высокое качество распознавания текста, а OnlyOffice предоставляет удобные инструменты для управления документами по доступной цене.
- Совместимость: Обе программы легко интегрируются друг с другом и с большинством популярных платформ.
- Цена: ABBYY FineReader обойдётся в 15 000–50 000 рублей, а OnlyOffice — от 1000 рублей за пользователя в месяц.
b. IRIS Readiris + Google Workspace
- Почему это хороший вариант: IRIS Readiris — доступное решение для оцифровки, а Google Workspace предлагает удобные инструменты для совместной работы и управления документами.
- Совместимость: Google Workspace поддерживает большинство форматов документов, включая PDF.
- Цена: IRIS Readiris стоит около 5000–10 000 рублей, а Google Workspace — от 600 рублей за пользователя в месяц.
Процесс оцифровки
Перед сканированием убедитесь, что все материалы чистые и не содержат посторонних предметов. Если документы повреждены, постарайтесь аккуратно восстановить их перед оцифровкой. Для укрепления разорванных участков можно использовать специальную реставрационную бумагу или клей. Важно выбирать клеевые составы, которые не повредят бумагу и текст. Если документ намок, первым делом нужно удалить излишнюю влагу. Для этого можно использовать впитывающие материалы, такие как бумага или ткань. Если на документе появилась плесень, её необходимо аккуратно удалить с помощью мягкой щетки или пинцета.
Есть программы, которые помогут исправить ошибки в тексте после сканирования. Например, программа ABBYY FineReader также поможет в распознавании текста. Она поддерживает множество языков и позволяет корректировать текст после сканирования. Программа также имеет встроенные инструменты для проверки орфографии и грамматики.
Хранение и управление цифровыми файлам
Выберите подходящий формат хранения цифровых копий:
TIFF/PNG для высококачественных изображений.
PDF/A для долгосрочного архивирования документов.
JPEG для уменьшения размера файлов при сохранении приемлемого качества.
Для обеспечения безопасности и сохранности ваших данных важно использовать различные источники хранения, включая облачные хранилища и внешние жесткие диски. Резервное копирование данных помогает защитить их от потери в случае непредвиденных обстоятельств, таких как аппаратный сбой, вирусы или случайное удаление.
Варианты источников хранения:
- Облачные хранилища: Google Drive, Dropbox, OneDrive и другие сервисы предлагают удобное и доступное решение для хранения данных онлайн. Они обеспечивают возможность доступа к данным с любого устройства, подключенного к интернету, и часто включают автоматическое резервное копирование.
- Внешние жесткие диски: WD My Passport Ultra, Seagate Backup Plus Slim, Samsung T5 Portable SSD и другие. Надежный способ локального хранения данных. Внешний жесткий диск обеспечивает быстрый доступ к большим объемам информации и не зависит от интернет-соединения. Однако такие устройства подвержены физическим повреждениям и требуют регулярного обновления резервных копий.
Метаданные
Добавляйте метаданные к каждому цифровому файлу, включая информацию о дате создания, содерж��нии и формате оригинала. Это поможет в дальнейшем поиске и классификации.
Пример метаданных:
Имя файла: Vacation_Paris_2020-07-05.jpg (Используйте понятную структуру имени файла, включающую ключевые слова и дату.)
Оцифровка архива — это сложный, но важный процесс, который требует тщательной подготовки и планирования. Следуя приведенным рекомендациям, вы сможете успешно перевести ваши архивы в цифровой формат, сохранив их для будущих поколений и обеспечив удобный доступ к информации.
Автор
Полина Демина
Специалист по электронным архивам