5 банковских сервисов, которые помогли моему делу

Когда только запускаешь бизнес, кажется, что держать все под контролем не такая уж и проблема. Деньги идут через личную карту, бухга��терия – в таблице, штатных сотрудников нет, только фрилансеры на подхвате. Во всяком случае, так работал я, когда только открыл свою турбазу. И все бы так и шло, если бы бизнес не начал расти)). Появились постоянные сотрудники, расходы увеличились, клиенты стали требовать удобных для них способов оплаты с кешбеками, которых у них не будет просто при переводах. Стало нужно выстраивать более сложные процессы, но, чтобы они при этом не жрали все мое внимание и время.

Поэтому здесь я делюсь личным опытом масштабирования бизнеса и рассказываю, какие сервисы помогли или помогают мне в этом. Не удивляйтесь, что я буду писать про один банк – где обслуживаюсь тем и пользуюсь. Идея моя в том, чтобы показать таким же предпринимателям лайф-хаки, о которых вы могли не знать.

По началу мне казалось, что вести финансы проще простого. Мы работали вдвоем с женой, делали все сами, от бронирования до уборки. Иногда привлекали фрилансеров: дизайнера для сайта, копирайтера для текстов, ну и мастеров-строителей конечно. Платили им через сервис выплат самозанятым – это удобнее чем каждый раз платить наличными, как мы делали на старте.

У выплат налом есть налоговые риски, которые не одной компании не нужны. А через сервис выплат самозанятым можно без заморочек работать в белую, сервис сам формирует чеки автоматически, помогает подписать акт и договор. То есть это безопаснее с точки зрения налогов, чем оплата наличными и при этом выгоднее, чем оплата через платежное поручение. Потому, что комиссия меньше по сравнению с оплатой через платежное поручение, 0,5 % всего на карты нашего банка (у нас Т-банк).

В нем используем сервис где просто вводишь шаблон для выплаты и сумму, затем деньги отправляются самозанятому сразу на карту. Чеки сами формируются, то есть не надо дергать исполнителей с просьбами сделать чек, сразу чеки все у нас, а значит меньше вопросов от налоговой. Плюсом сервис каждый раз чекает сначало, есть ли еще статус самозанятого у самозанятого и уведомлчяет если что-то не так, но у нас пока такого не было. Это в теории тоже снижает риски с налогами.

В общем работали так, а потом бизнес начал шустро расти. Сарафанное радио, поток гостей увеличился, в двоем с женой уже не вывозили. Наняли администратора, чтобы он занимался заселением и бронями, далее повара для кухни и горничная на домики. Людей трудоустраивали официально с выплатой зарплат. Тут уже поняли, что пора подключать зарплатный проект. Приятным сюрпризом было, что он бесплатный у нас в банке, все таки это более серьезное дело, чем выплаты самозанятым, мы ожидали абонентку или типо того.

Уточню, что бесплатно для карт Т-банка, но они и так у многих были, а у кого нет завели. Курьер приехал дня через два вроде и все привез, мы никуда не бегали, это тоже большой плюс. В зарплатном проекте главное один раз добавить данные сотрудников, а дальше по одной кнопке повторять выплаты. Платежки тоже сами формируются автоматически. До сих пор работаем так, проблем с добавлением или убавлением сотрудников из проекта никаких нет.

Когда мы только начинали, все расходы шли с одной бизнес-карты, собственно моей, выпущенной в комплекте к расчетному счету. Турбаза была маленькая, закупок было немного: разное для ремонта, чистящие средства, кое какие мелочи для обустройства, туалетная бумага и прочие расходники. Все это оплачивал я сам, просто ходил в магазин и расплачивался этой картой.

Проблемы начались, когда турбаза разрослась. Сделали несколько новых домиков, бассейн и баню. Стало больше гостей, а значит и расходов. Плюс появились сотрудники, котрые тоже стали участвовать в закупках. Повар ходит за продуктами, администратор ездит за чаем, туалеткой и прочим таким, а техник закупает материалы для ремонта или дообустройства территории и домов. В какой-то момент я понял, что невозможно контролировать все платежи, если каждый раз снимать наличные или передавать свою карту сотрудникам. Решил эту проблему тем, что у себя в Т-банке подключил несколько бизнес-карт, выдал их сотрудникам. То есть карт несколько, но они все привязаны к одному расчетному счету, но каждый сотрудник совершает покупки с отдельной карты.

Это оказалось очень удобно! Во-первых никакой путаницы. То есть все расходы идут по бизнес-карте, значит мне не нужно разбираться кто, на что потратил деньги. Все отображается в интернет-банке моментально. Во-вторых лимиты и отчетность. Если раньше сотрудник мог сказать “на закупку ушло 15 тыщ” и я просто верил на слово, то теперь я вижу точные суммы. Конечно и раньше сотрудники приносили чеки, но бывали ситуации когда чеки типо терялись или забывались, сейчас такое исключено. Лимитами я тоже пользуюсь, но больше в рамках защиты от злоупотреблений, чтобы сотрудник не мог снять совсем много денег со счета. Но у нас это больше не фактическая, а психологическая история)).

Ну и самое главное, что исчезли риски мошенничества. В любом бизнесе могут быть ситуации, когда кто-то что-то накручивает, то есть договаривается с поставщиком о завышенных ценах или оставляет сдачу себе. С бизнес-картами такое исключено. Все платежи идут официально, чеки подтягиваются в приложение, никаких левых расходов.

Ну вы знаете этот эквайринг на маленьких турбазах: люди заселяются, переводят деньги на личную карту и вопрос закрыт. На начальном этапе это кажется нормальным: никаких заморочек с документами, деньги сразу приходят, всем удобно. Но чем больше становилась турбаза, тем больше мы замечали, что такая схема не идеальна. Не все гости хотели переводить деньги на карту: кто-то не доверял, кто-то не мог сразу сделать перевод. А главное в какой-то момент мне стало неудобно с налогами: когда бизнес растет, тебе самому проще, чтобы все платежи шли официально.

На самом деле, я долго сопротивлялся установке терминалов. Первым шагом стало подключение платежных ссылок. Это был хороший промежуточный вариант. Я просто отправлял гостю ссылку, он переходил, оплачивал картой и деньги сразу зачислялись на расчетный счет. Такой вариант особенно выручал, когда люди бронировали домики заранее, но не могли перевести деньги прямо сейчас.

Однако платежные ссылки не решили всех проблем. Главная беда с ними возникла когда открыли кухню, баню и еще несколько доп услуг. Один раз при заселении перейти по ссылке и оплатить жилье людям еще ОК. Но каждый раз делать это после покупки еды или напитков - это не было удобно не гостям и не сотрудникам. Тогда решили подключить полноценный эквайринг, конечно в моем же банке)).

Плюсы понятны: стало удобнее для гостей, никто не путается, куда перевести, просто платят картой. Очень ускоряет обслуживание, тк сотрудников у нас все равно немного и им не надо ждать, когда клиент разберется с ссылкой для оплаты. То есть все быстро оплачивается по терминалу и мой человек идет обслуживать следующего гостя. Ну и больше доверия, когда у бизнеса есть терминал, он выглядит профессиональнее. Можно выдать нормальный чек, предложить клиентам разные способы оплаты на их выбор.

Мы делаем так: терминал стоит на стойке регистрации для стационарной оплаты. В ресторанах официанты принимают платежи через свои смартфоны (pay to phone), то есть не надо иметь кучу терминалов, плюс экономим на комиссиях. То есть при приеме через смартфон проценты ниже, чем через терминал. QR код распечатали и повесили на холодильники для оплаты бара. Для дистанционной оплаты услуг - бронь номера, бани, депозит столика - кидаем ссылку на оплату.

Правды ради отмечу, что при подключении эквайринга от Т-банка не обошлось без косяка. Заявку подавал дважды и в этом была проблема. В первый раз сам ее отменил, так как возникли проблемы с сайтом, решали их плюс подумали, что пока не нужен. Спустя недели так полторы подал повторно и мне прилетел отказ. Связывался с банком. Окзаалось, что повторная заявка может быть подана через 2 или 3 месяца только, а есл ираньше то автоматом отменяется их роботом. А чаще заявки не рассматриваются. Почему так или для чего я до сих пор не понимаю. Но благо ждать не пришлось, при живом общении с оператором они вручную там провели все и получилось подключить без ожиданий.

Сейчас понимаю, что подключить эквайринг нужно было намного раньше. Переводы на карту хороши на старте, но когда бизнес выходит на новый уровень без нормальной системы оплаты уже не обойтись. И чем раньше это поймет владелец бизнеса, тем ему же будет проще)).

С маленьким бизнесом кажется, что бухгалтерия - это не так уж прям сложно. В самом-самом начале мы с женой вели учет сами, доходы фиксировали в таблице, налоги рассчитывали там же, раз в год в ручную составляли декларацию. Потом попробывали бесплатную онлайн бухгалтерию Т-банковскую, потому что бесплатно и почнму бы и нет)). По сути тоже самое, но не надо ковыряться с таблицами, все приходы сохраняются через интерфейс в личном кабинете банка. Там же налоги автоматически считаются и формируется отчетность, тут главное в ручную следить, что точно все операции учлись.

И с ростом турбазы все усложнилось. Появились постоянные сотрудники, а на них НДФЛ, страховые взносы, отчисления в пенсионный фонд. Плюс никто не отменял закупки, аренду земли, коммуналки, эквайринг, тыры-пыры. В какой-то момент поняли, что на учет банально времени нет: надо следить за бизнесом, развивать, постоянно что-то происходит, сил на бюрократию не остается. Так и перешли на бухгалтерское обслуживание от банка. То есть здесь уже не надо самому через программу следить, бухгалтер сам ведет учет. Я скидываю ему документы, оплачиваю платежки, ну и задаю иногда вопросы по бухгалтерии по первичным документам и спорным моментам, он всегда подсказывает и объясняет, это входит в обслуживание.

Очень радует, что больше не нужно следить за операциями, не выпало ли чего и разбираться в тонкостях. Правда все равно надо следить за первичными документами, то есть заключать их и сохранять - это к сожалению делегировать на бухгалтера никак не получится. А так все, раз в квартал получаю уведомление сколько нужно заплатить налогов и просто оплачиваю платежки. Если возникают вопросы бухгалтер сам пишет, объясняет, что надо прислать и зачем.

На старте бизнеса, прямо на этапе его регистрации очень помогла поддержка банка с выбором налогового режима и организацией финансовых вопросов. Документы я тоже не понимал какие точно для регистрации нужны, но там просто банковскую форму заполняешь и по данным из нее уже регистрация идет. В ней самое сложное ОКВЭД, но по нему поддержка подсказывает, остальное просто банальные данные типо номер паспорта, СНИЛС и тд. Помимо ОКВЭД подсказали выбрать налоговую систему УСН, рассказали базовое как работать со счетом, выставлять платежи контрагентам. Подсказали даже базу по разрешительным документам и лицензиям (тут все равно гуглить пришлось дополнительно).

С тех пор прошло несколько лет, я уже не новичок в бизнесе)). Но поддержка банка продолжает выручать. Понятно, что подсказывает по продуктам банка, как с чеками по эквайрингу работать и прочее такое. Меня больше удивляет, что помимо этого помогают решать вопросы не связанные напрямую с работой банка. Вот к тому лету нужно было разобраться, как правильно оформлять выплаты сезонным сотрудникам. В штате у меня есть постоянные работники, но на лето я дополнительно нанимаю инструкторов, аниматоров, помощников по хозяйству. В службе поддержки объяснили какие есть варианты их оформлять: как самозанятых или заключать срочные трудовые договора. Вообще не додумался бы спрашивать в банке такое, но потом вспомнил, что по ОКВЭД они подсказали, подумал может и тут не станут посылать в гугл и реально не послали)). Теперь стараюсь почаще писать в поддержку по разным вопросам, ибо бесплатные консультации по бизнесу - это ВЕЩЬ! :)

Если как-то общо подводить вывод: не забывайте менять обувь, из которой уже выросли))). То есть менять привычные методы работы на более актуальные для нынешней реалии. Сам долго грешил тем, что забывал об этом, иногда из-за нехватки времени, иногда лень плюс прокрастинация. Ну и в целом в каком-то смысле легче идти по проторенному пути, пусть даже он полон чужих костылей и неудобств. От этого конечно нужно избавляться, особенно если растете или планируете расти. Удачи всем!