Много строк, мало контроля: как перевести процессы из Excel в Kaiten

Excel — как старый чемодан без ручки. Вроде работает, но носить неудобно. Его продолжают использовать для управления задачами и проектами, потому что «так привыкли». Но когда в таблицах оседают сотни задач, дедлайнов и правок — компания не работает эффективно, а выживает.

Разберем, почему Excel не всегда подходит для организации работы, почему в нем тонут деньги и нервы сотрудников, и как можно исправить ситуацию с помощью системы управления рабочими процессами, например, Kaiten.

На первый взгляд таблицы Excel выглядят как решение всех проблем:

Но вот как Excel работает с задачами на практике:

1. Задачи превращаются в черную дыру. Вы помните этот момент: открываете таблицу, а там бесконечные строки, цветовые метки, какие-то загадочные комментарии? Кто-то закрасил ячейку красным — это ошибка, напоминание или крик о помощи? Где задачи на эту неделю? Какой статус у проекта? Excel пожирает контекст, и сотрудники больше времени тратят на поиск данных, чем на работу.

2. Кто что должен был сделать — непонятно. Excel не умеет напоминать о задачах. Единственный способ не забыть о дедлайне — вручную написать коллеге: «А ты сделаешь это к пятнице?». Или раз в неделю устраивать «разбор таблицы».

3. Совместная работа — иллюзия. Таблица «февраль_2025_финал», «февраль_2025_точно_финал», «финал_реально_последний». Если в вашей команде есть такие файлы, то Excel больше вам не подходит.

Также задачу нельзя обсудить прямо в таблице в реальном времени. Вы можете оставлять комментарии в ячейках, но к ним нельзя прикреплять файлы, иллюстрации или документы. К тому же в котле архива все комментарии хранятся вместе. Найти необходимую ветку обсуждений может быть трудно.

4. Excel не масштабируется. Чем больше компания, тем больше задач. Таблицы Excel от этого только усложняются. Сотни строк, фильтров, цветных меток — в какой-то момент все это начинает тормозить, а ошибки становятся неизбежными.

Некоторые сигналы указывают, что настало время менять подход к управлению проектами. Если хотя бы 3 пунктов ниже вам знакомы, то Excel уже не помощник, а тормоз для бизнеса.

→ Вы путаетесь в версиях таблиц. Каждый день появляются новые файлы с вариациями названий «финал_версия2», «финал_окончательный». Итог — никто не знает, где актуальные данные.

→ Дедлайны пропадают в хаосе строк и ячеек. Без напоминаний и четкого статуса задач команда теряет контроль над сроками, а руководителю приходится держать всё в голове.

→ Сотрудники тонут в уточнениях. Вопросы по задачам разлетаются в чатах, письмах и голосовых, а единого пространства для обсуждения нет.

→ Данные дублируются и теряются. Кто-то изменил формулу, кто-то случайно удалил колонку, а кто-то ведет параллельную учетную систему в своем файле.

→ Команда не понимает статусы задач. Excel — просто таблица. Он не показывает, кто на каком этапе и где есть узкие места в процессе.

→ Приходится анализировать эффективность сотрудников вручную. Если нужно подготовить отчет о продуктивности отдела, вам приходится вручную разбираться в строках и колонках.

Если вы сталкиваетесь с этими проблемами постоянно, то стоит рассмотреть другое решение, которое подойдет команде. В качесте хорошей замены может выступить Kaiten – российский сервис для удобной работы IT-команд

Kaiten — не просто альтернатива Excel, а полноценный инструмент для управления задачами и проектами с дополнительными возможностями.

Вместо громоздких таблиц Kaiten предлагает единое пространство, где можно настроить нескольких досок для разных отделов, сотрудников и проектов. Вся команда видит актуальный статус задач, а руководитель может отслеживать загруженность сотрудников без уточнений.

Важную информацию можно закрепить в карточке задачи в виде ссылок, файлов и других материалов. Обсуждения задачи ведутся прямо в карточке — не нужно перескакивать между мессенджерами. Когда задача закроется, вы легко сможете вытащить ее из архива и посмотреть переписки.

Kaiten позволяет создавать шаблоны задач, автоматизировать повторяющиеся процессы, настраивать уведомления о дедлайнах и автоматически формировать отчеты. В отличие от Excel, где все приходится делать вручную, здесь система сама напоминает о важных сроках и следит за выполнением задач.

С Kaiten вам больше не придется писать в личные сообщения коллегам: «Ну что там по задаче?». Все статусы видны на доске, а задачи можно отобразить на таймлайне, чтобы отслеживать сроки проекта.

Есть возможность ограничить доступ клиентам, подрядчикам и фрилансерам только к определенным задачам. Это удобно для работы с аутсорсом, когда важно, чтобы подрядчик видел только свою часть работы, но не имел доступа к внутренним процессам компании.

Если сотрудник уходит в отпуск или увольняется, его задачи не теряются — всё остается в системе. Любой член команды может подхватить работу, прочитать переписку, изучить файлы и продолжить выполнение задачи без необходимости «входить в курс дела» с нуля.

Изменения по задачам моментально отображаются у всех участников. Можно настроить уведомления по различным каналам — в самой системе, в Telegram, по email и т. д.

Можно создавать чек-листы внутри задач, чтобы не упускать важные шаги. Приоритеты можно визуализировать с помощью меток или горизонтальных дорожек.

Система формирует отчеты о прогрессе работы, помогает выявить слабые места в процессах и оценить загруженность команды. Руководителю не нужно гадать, кто перегружен работой, а кто справляется быстрее — все видно в аналитике.

В Kaiten можно создавать любое количество рабочих пространств, досок и задач, а также можно подключить нужные интеграции, например GitLab или Google Forms.

Рассмотрим переход от Excel к Kaiten на примере реальных компаний, которые столкнулись с проблемами в рабочем процессе из-за таблиц.

Теплоэнергетическая компания «РЭМЭКС» вела проекты в Excel. Но чем дальше, тем больше таблицы доставляли проблем:

Что сделала команда «РЭМЭКС» при переходе на Kaiten:

1. Создала для директора отдельное пространство для проектной работы и мониторинга задач. Оно состояло из нескольких досок, где отражались данные по всем задачам компании.

2. На общей доске разместила карточки для каждого проекта, где хранились договоры, чек-листы с производственными этапами, метками с названием заказчиков.

3. Создала отдельные рабочие пространства для исполнителей с точечными задачами. Каждая карточка исполнителя была прикреплена к общей карточке проекта.

4. Команда активно пользовала метки, чтобы отображать дедлайны, проекты и этапы работы.

5. Чтобы решить проблему с письмами, команда создала доску для корреспонденции.

PR-отдел издательства «БОМБОРА» сталкивался с проблемами при использовании почты и Excel для управления задачами:

Переход на Kaiten помог структурировать работу, сделать процессы прозрачными и повысить эффективность взаимодействия внутри команды и с заказчиками:

Все подробности по задаче в одной карточке: тип проекта, ответственные, метки, сроки, описание задач, вложения и ссылки на документы.

Для отслеживания подэтапов работы использовали чек-листы. Например, рассылка пресс-релиза, проработка интервью, приглашение для прессы и другие.

1. Построили систему приоритизации проектов.

2. У копирайтеров и дизайнеров появились свои рабочие доски, для расчета нагрузки каждого сотрудника.

Так компания «БОМБОРА» смогла сократить время на переписки и перестала терять важные файлы и задачи.

Шаг 1. Изучите ваши Excel-таблицы. Выделить те строки и колонки, которые реально нужны, и отметить те, что создают хаос. Нужные элементы вы сможете перенести в Kaiten. Отметьте сроки задач, ответственных, важные документы — их тоже нужно будет перенести в новую систему.

Также обратите внимание на рутинные действия: напоминания, повторяющиеся задачи и другие. Их можно будет автоматизировать.

Шаг 2. Импортируйте данные в Kaiten через CSV или XLS. Распределите задачи по колонкам и этапам процесса. Все шаги подробно описаны в Базе знаний Kaiten.

Шаг 3. Настроить доски под команды — маркетинг, продажи, производство и т. д. Команда может нуждаться в Scrum, требовать одну или несколько досок на одном пространстве, определенные колонки и другое. После импорта задач, подстройте рабочие пространства под нужды каждой команды. Внедрите то, что невозможно было сделать в Excel.

Шаг 4. Обучите сотрудников. Покажите, как ставить задачи, отмечать статусы и общаться внутри карточек. Расскажите, что еще нового теперь могут делать сотрудники. Докажите, что новый инструмент — это решение их проблем. Чтобы сотрудники не переживали, что что-то забудут или не поймут из вашей презентации, расскажите о базе знаний Kaiten, к которой они в любое время могут вернуться. Также вы можете создать свою базу знаний, где сможете хранить документы, регламенты или техническую документацию.

Шаг 5. Анализируйте результаты. Смотрите, как меняется скорость работы. Для этого используйте встроенные инструменты Kaiten, например, пропускную способность или скорость команды.

Не откладывайте переход. Чем больше времени вы ждете, тем больше данных накапливается, и тогда вам понадобится больше времени на переход.

Excel — это инструмент для работы с таблицами, и в этом ему нет равных. Но для организации работы он чаще всего не подходит. Если у вас небольшая команда, где задачи редко меняются, Excel может работать. Но если задач становится больше, дедлайны поджимают, а файлы теряются — пора переходить в Kaiten.