Что такое fleet management, какие проблемы возникают при управлении автопарком и причём тут мобильное приложение

Когда компания отказывается от аренды автомобилей и формирует собственный автопарк, уходят одни проблемы и появляются другие. С одной стороны, она перестает зависеть от сторонних организаций, к ней переходит полный контроль над техникой и людьми. Но с другой, компании приходится самостоятельно решать вопросы на расстоянии, когда автомобиль находится за сотни километров от офиса. Она должна контролировать десятки сотрудников, которым передается дорогостоящая техника, топливо, грузы. Нести ответственность за здоровье и жизнь людей, если фирма занимается перевозкой пассажиров.

В статье разбираем, как бизнес может решить часть этих проблем и эффективно контролировать автопарк с помощью приборов и программного обеспечения. И конечно, поговорим о том, как в этом может помочь мобильное приложение.

Fleet management — область управления, которая занимается организацией работы автопарка. Флит-менеджер обязан:

— Отвечать за бесперебойную работу техники. Менеджер должен налаживать быстрый ремонт автомобилей, обеспечивать своевременное ТО и страховку, заменять машины и пополнять автопарк по запросу руководства.

— Оптимизировать работу сотрудников: водителей, техников и других специалистов, связанных с эксплуатацией автомобилей. Флит-менеджер налаживает работу так, чтобы не было простоя ни техники, ни персонала.

— Оптимизировать затраты на обслуживание авто.

— Работать с подрядчиками. Вести документацию: подписывать договоры, оформлять оплату заказов, готовить закрывающие документы, отправлять документацию по почте.

— Предоставлять отчёты о результатах грузоперевозок: о расходах на топливо, работе водителей, сроках доставки грузов, решении технических проблем.

В целом, флит-менеджер должен обеспечить бесперебойную работу автопарка, совершенствовать его и оптимизировать расходы на эксплуатацию техники.

Если автопарк небольшой — до десяти автомобилей, с управлением справляется один логист. Он ведёт бортовой журнал, отслеживает состояние техники и управляет небольшим штатом.

Сложности возникают, когда машин становится больше. Один менеджер не справляется с десятками авто. Это видно сразу, как только появляются простои, значительно увеличиваются расходы на топливо. С ростом автопарка компания создаёт логистический отдел. И здесь же стоит задуматься над тем, в каком виде флит-менеджеры должны вести документацию.

До развития технологий управляющие транспортным отделом вели отчётность в бортовых журналах и путевых листах. Документы заполняли от руки.

Ошибиться при ручном заполнении легко, разобрать чужой плохой почерк — сложно. Не говоря уже о том, что бумажные данные легко подделать. На анализ и составление отчётов по записям бортового журнала и путевым листам логист тратит уйму времени.

Ещё одна проблема заключается в том, что на развитие транспортного отдела компании часто выделяют строго лимитированный бюджет. У руководства возникает вопрос: как определить, насколько хорошо работает водитель, уровень его квалификации? Отсюда непонятно как, в принципе, можно мотивировать сотрудников? Неизменно возникают и проблемы с персоналом: водители начинают сливать бензин, опаздывать на смену.

Подобные проблемы компаниям помогает решать специальное ПО.

Современный fleet management базируется на системах слежения за транспортом. Такие системы работают на основе GPS или ГЛОНАСС. Законодательство России активно продвигает ГЛОНАСС, ограничивая другие системы слежения. Но оборудование ГЛОНАСС стоит дороже, а работает менее эффективно, чем NAVSTAR GPS. Возможно, со временем обе системы станут стандартами, а компании смогут выбирать, какую из них использовать.

Схема работы следующая:

1. На автомобиль устанавливают бортовое оборудование, которое состоит из:

— приёмника спутниковых сигналов,

— модуля хранения информации,

— модуля, передающего координаты.

2. Компоненты GPS или ГЛОНАСС определяют местоположение транспорта или получают данные о техническом состоянии устройства. Например, об уровне топлива в бензобаке или скорости авто.

3. Приёмник спутниковых сигналов определяет координаты авто. Модуль хранения записывает их. Когда машина возвращается в автопарк, флит-менеджер может скачать эти данные. Так ведётся офлайн-контроль.

Но чаще используется онлайн-управление. В таком случае модуль передачи с помощью беспроводной связи передаёт данные на устройство флит-менеджеру. Таким принимающим устройством может быть стационарный компьютер, планшет или мобильный телефон. В первом случае данные будут фиксироваться в CRM типа 1C, во втором — в приложении.

Есть спутниковые и наземные способы передачи данных. Спутниковая связь стоит дороже, но работает эффективнее, если автомобиль уезжает за сотни километров, а менеджер должен получать данные без перебоев, чтобы быстро реагировать на ситуацию. Например, если водитель превышает скорость, диспетчер может выслать предупреждение или удалённо ограничить скорость авто.

С помощью спутникового оборудования флит-менеджер может удалённо отслеживать техническое состояние автомобиля, поведение водителя и местоположение машины.

Чтобы отследить механику, устанавливают датчики на разные части автомобиля. Таким образом флит-менеджер может отслеживать:

— уровень и расход топлива. Некоторые программы мониторинга сравнивают реальный слив топлива и фактический. Если данные не соответствуют, у флит-менеджера есть основания проверить водителя на нецелевое расходование топлива;

— загруженность автомобиля,

— давление в шинах,

— температуру в рефрижераторе,

— открывание дверей или капота,

— наличие пассажиров,

— факт и силу удара,

и другие подобные параметры.

Отслеживать поведение водителя можно с помощью:

— ключа идентификации. Как правило, это ключ-таблетка, на который записан личный код-номер водителя. Машина не заведётся, пока не приложить этот ключ. Данные сразу передаются в базу, где автоматически записывается связь: в каком автомобиле находится конкретный водитель.

— трекеры со встроенным акселерометром. Флит-менеджер может составить мнение о манере вождения на основе того, как часто водитель разгоняется и превышает скорость, насколько резко тормозит, какие маневры совершает.

Если управляющий отмечает, что водитель часто нарушает правила или делает опасные маневры, то он может отправить сотрудника на корректирующее обучение или уволить его. И наоборот, поощрять водителей, которые соблюдают правила и аккуратно относятся к своим обязанностям.

К бортовому устройству можно подсоединить также тревожную кнопку. В случае чрезвычайной ситуации водитель быстро отправит сигнал тревоги диспетчеру. В свою очередь, диспетчер может оперативно связаться с водителем или на расстоянии управлять авто: например, снизить скорость или запретить движение.

Положение автомобиля отслеживают с помощью ГЛОНАСС-трекеров и терминалов.

Отслеживать положение авто может не только менеджер. К бортовому устройству можно подключить RFID-метки, и тогда авто будет без задержек проезжать шлагбаумы, которые считают метку и откроются, когда приблизится автомобиль. Радиометки в автомобиле передают данные на ворота, таким образом автоматически идёт учёт въезжающих и выезжающих машин.

Данные с бортового модуля попадают на устройство флит-менеджера. Сервером может быть один компьютер с программным обеспечением. Для автопарка в несколько тысяч машин понадобится несколько серверов с разными задачами. Также активно развивается разработка мобильных приложений fleet management.

Программа фиксирует данные, которые поступают с датчиков. Таким образом, бортовой журнал формируется автоматически. Флит-менеджер значительно экономит время на заполнение путевых листов и документации вручную.

Также с помощью ПО управляющий может:

— создавать путевые листы — по одному или пакетно;

— планировать маршруты, а затем контролировать, как водители соблюдают их;

— находить машину, которая ближе других находится к заданной точке. Таким образом обрабатывать заказы на транспорт;

— контролировать расчёты водителя и заказчика;

— отслеживать эффективность водителей, вести учёт времени, рассчитывать зарплату. Наказывать или поощрять сотрудников на основе объективных данных;

— контролировать техническое состояние автомобилей. Вовремя проводить ТО, ремонт, замену машин;

— управлять бюджетом автопарка.

В некоторых программах настроена интеграция с бухгалтерией и другими продуктами 1С. В этом случае у флит-менеджера снижается нагрузка по ведению документации: часть функций переходит в автоматический режим.

Существующие программы для флит-менеджеров в основном работают на стационарных компьютерах. Это не всегда удобно. Диспетчеру приходится неотлучно находиться в одной точке, могут возникнуть перебои на серверах.

Подобные проблемы поможет решить мобильное приложение. Менеджер может находиться в любом месте, следить за актуальным положением авто и оперативно решать вопросы.

Похожую задачу компания Surf решала, когда разрабатывала внутрикорпоративные приложения «Курьер» и «Маршрут» для книжного магазина «Лабиринт». Нужно было оптимизировать доставку заказов. С запуском приложения:

— курьеры успевают сделать на 20% больше доставок. Приложение выстраивает маршруты до клиента с учётом пробок и времени, которое нужно потратить на выдачу;

— отчёты о доставках автоматически попадают к руководству. Стало известно положение каждого курьера в конкретное время. На основе данных появилась система мотивации сотрудников;

— сократился документооборот. Курьерские листы стали формироваться внутри приложения. Сотруднику не приходится приезжать в офис за документами. Плюс появилась существенная экономия на бумаге и расходных материалах;

— сократилось время на выдачу заказов. Клиенты стали получать уведомления о статусе заказа, появилась возможность расплачиваться, приложив карту к мобильному телефону курьера;

— сократились расходы на оборудование. Сотрудники устанавливают приложение на личный телефон при поступлении на работу.

Позже Surf разработал аналогичное приложение для водителей, доставляющих грузы в пункты самовывоза «Лабиринта».

Для руководителей крупных компаний важно получать ключевые данные о работе отдела, в том числе автопарка. Но данные в приложении для флит-менеджера и директора должны различаться. Руководителю нужны агрегированные данные, по которым он может быстро проанализировать ситуацию по автопарку в целом. Флит-менеджеру важно владеть информацией о каждой машине автопарка, чтобы он мог точечно принимать решения. В этом может помочь разделение ролей в мобильном приложении.

Подобное решение Surf реализовал в кастомной ERP-системе, которую мы разработали для KFC. Система учитывает разные роли в команде ресторана:

Для каждой роли предусмотрены разные уровни доступа к функциям системы и информации: сотрудник видит только то, что необходимо для его работы, и ничего лишнего. Например, территориальный управляющий может посмотреть статистику выполнения KPI по нескольким ресторанам, назначить активности в календаре. Директор ресторана может планировать расписание работы сотрудников и посмотреть личную информацию по каждому в анкете. Рядовые члены команды не имеют доступа к системе DSR, но могут видеть статистику работы ресторана, планы и цели на информационной панели, которая висит в ресторане.

Директора ресторанов и территориальные управляющие могут установить приложение DSR на личные телефоны, отслеживать показатели удалённо и корректировать работу ресторана в режиме реального времени.

Также система автоматически формирует оптимальное расписание с учетом плана продаж и истории финансовых показателей.

Подробнее о проекте с KFC

Компании, которые внедрили программный флит-менеджмент, отмечают изменения в работе:

— снизился расход топлива. В этом помог контроль над уровнем топлива, соблюдением маршрута и стилем вождения сотрудников;

— флит-менеджеры сосредоточились на более важных задачах, чем ручное заполнение документов. Диспетчер тратит в 2,5 раза меньше времени на заполнение документации. Появилось больше времени на стратегию развития отдела и оптимизацию расходов;

— штат водителей стал более квалифицированным. Контроль над сотрудниками помогает оперативно выявлять лучших и увольнять недобросовестных;

— появилась возможность составлять рейтинг водителей и создавать систему мотивации;

— снизились расходы по КАСКО на 30%;

— снизились расходы на внеплановый ремонт авто;

— снизилось количество холостых прогонов и простоев техники,

— работа автопарка стала прозрачной и понятной руководству. У управляющих СТО ушла необходимость обосновывать большинство расходов.

В следующей статье мы рассмотрим кейсы компаний, которые внедрили fleet management systems, и конкретные инструменты для управления автопарком, которые они используют.