Как студия декора перестала терять наложенные платежи и ускорила выкуп заказов в отделениях «Почты России»
Клиент пришёл к нам, потому что устал вручную отслеживать наложенные платежи по отправленным посылкам. Мы начали работать и параллельно решили ещё и проблему с выкупами заказов в отделениях Почты России, о которой клиент даже не подозревал.
Студия декора «Фоторамкин» уже шесть лет производит изделия для украшения интерьера из берёзовой фанеры: фоторамки, настенные ключницы, медальницы, настенные часы, свадебные гербы, подставки для животных. Каждый месяц студия отправляет Почтой России около 1000 заказов покупателям со всего мира.
До июня 2021 года в компании отслеживали перечисления наложенных платежей в ручном режиме через Гугл-таблицы. Менеджеры вносили в таблицу данные посылки из личного кабинета физического лица Почты России, а потом проверяли, прошла ли оплата. Работали бы так и дальше, но руководителю компании попалась на глаза реклама Lineinform в соцсетях, из которой он узнал, что этот процесс можно автоматизировать. Он сразу подключил сервис и начал работать.
Когда я перешёл из рекламы в соцсетях на сайт Lineinform и посмотрел, как можно отслеживать посылки, мы с напарником переглянулись: «А что, так можно было?»
Автоматизировали добавление заказов из личного кабинета физлица Почты России
Заказы попадают в Lineinform автоматически через интеграцию с личным кабинетом физического лица Почты России. В сервис подтягиваются все данные о посылках: телефон покупателя, ФИО, трек-номер, номер заказа, наложенный платёж и объявленная ценность. Система каждый час проверяет список отправок в личном кабинете Почты России и обновляет информацию в Lineinform. Благодаря этой интеграции менеджеру не нужно создавать отправку дважды: сначала в личном кабинете Почты России, а потом в Lineinform.
Отслеживаем проблемные наложенные платежи
После регистрации клиента в сервисе мы первым делом загрузили в Lineinform все отправления из его личного кабинета Почты России. Обычно мы подгружаем только свежие посылки, отправленные за последние 14 дней, но клиент попросил проверить старые отправления, которые в его Гугл-таблице числились как недоставленные. Мы сделали для него доработку и подгрузили в систему все посылки за последние полтора месяца.
За восемь месяцев использования клиентом сервиса нам удалось найти 59 проблемных наложенных платежей на общую сумму 88 523 ₽.
Вовремя сообщаем клиенту об ошибках Почты России
Lineinform сообщает пользователю о проблемных платежах в двух случаях:
- Когда с момента приёма оплаты в отделении Почты России прошло больше 14 дней, а деньги не пришли.
- Когда наложенный платёж не пришёл в течение 30 дней с момента оплаты и у посылки появился статус Депонент.
В процессе использования сервиса клиент заметил посылку, по которой место отправления и получения наложенного платежа совпадает. То есть оператор Почты России ошибся и отправил наложенный платёж в своё же отделение, поэтому деньги зависли. Клиент сказал нам об этом, и мы быстро сделали доработку.
Теперь Lineinform дополнительно проверяет развёрнутую информацию по переводам, и если индекс отправителя и получателя совпадает, сервис сразу об этом сообщает. Клиент тут же обращается в службу поддержки Почты России и экономит от двух недель до месяца. Эта доработка уже доступна всем пользователям Lineinform.
Ускорили выкуп посылок с помощью СМС-уведомления о прибытии в почтовое отделение
Раньше менеджеры компании сообщали покупателям только об отправлении посылок, и те ждали бумажного уведомления, которое почтальоны обычно бросают в почтовый ящик. Но из-за того, что уведомления иногда теряются, у компании скопилось много посылок, которые лежат на почте по месяцу и дольше.
После подключения Lineinform клиент включил автоматическую отправку покупателям СМС с информацией о том, что заказ прибыл в отделение Почты России. Затем он разослал сообщения по всем старым посылкам, которые не выкупили. После этого в течение следующих пяти дней был шквал выкупов залежавшихся посылок, а новые посылки больше не залёживаются: их обычно выкупают на следующий день.
Мы поняли, что у нас была проблема с выкупами, только когда решили её с помощью отправки смс-уведомлений о прибытии посылки в отделение Почты России.