Электронный документооборот внутри организации

СЭД (Система Электронного Документооборота) – это аккредитованная государством система, позволяющая создавать и регистрировать документы, а также обмениваться ими между контрагентами, не применяя бумажные носители.

Электронный документооборот регулирует законодательная база. Он затрагивает всех сотрудников организации – менеджеров, исполнительных директоров, HR, технических специалистов.

В чем суть? Вся документация хранится внутри системы, поэтому упрощается поиск и управление файлами. Сервис уменьшает риск утери или порчи бумаг. После перехода на “электронку” меньше времени уходит на подготовку документации, быстрее согласуются бумаги. Сотрудники, получившие доступ, сплоченно работают над одним вопросом, а руководитель в режиме реального времени отслеживает прогресс. Никаких походов из кабинета в кабинет, поиска по столам и в архиве, ожиданий передачи от других сотрудников.

Весь оборот разделяют на внутренний и внешний. Последний включает входящие и исходящие файлы компании, благодаря которым обмениваются информацией с партнерами, клиентами, контролирующими органами. Сюда относят бухгалтерскую и налоговую отчетности, декларации, счет-фактуры, накладные и т.д.

Наблюдение! Не все уделяют должного внимания организации внутреннего документооборота, оставаясь сосредоточенными на внешнем. Напрасно – порядок во взаимодействии между сотрудниками напрямую влияет на эффективность работы компании.

Внутренний обеспечивает обмен между структурными подразделениями и отдельными работниками компании:

Внутренний документооборот включает и контроль исполнения поручений. Руководитель в любой момент уточняет, на каком этапе делопроизводство, кто еще не согласовал документ и т.д.

Перечисленные бумаги не выходят за границы предприятия, потому достаточно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.

До активной цифровизации оформление и согласование пакета документов занимало несколько недель и более. Бумаги нужно где-то хранить, переносить из кабинета в кабинет, восстанавливать при утере, а также ждать, когда почта доставит отправление в другой филиал. С внедрением ЭДО затраты на подготовку, согласование, утверждение, пересылку бумаг сократились. Сотрудники компании ABT отмечают, что благодаря инструментам автоматизации процесс ускоряется не в разы, а в десятки раз. Но учитывайте, как до внедрения организовались процессы, какова вообще специфика проекта. По моему опыту, после внедрения увеличить эффективность реально на 20-30%, порой – в несколько раз.

К освоению ЭДО часть предпринимателей сначала подтолкнули последствия пандемии, затем – подорожание канцелярских товаров в первой половине 2022 года ввиду известных событий. Но часть руководителей по-прежнему отказывается от минимизации бумаги в документообороте. Что останавливает – необходимость первоначальных инвестиций, неумение рассчитать выгоды, непонимание того, что собой представляет процесс цифровизации. Попробую познакомить вас с СЭД, особенностями инструмента.

Для наших проектов мы внедряли Directum, LanDocs, БОСС-Референт, A2B. Я не могу выделить лучшую из перечисленных, все продукты хороши. Неплохо интегрируются с популярными CRM, стоимость каждой оправдана. То, что подошло мне, может не подойти вам или вашему партнеру, потому не спешите покупать какой-то из этих или других, представленных на рынке продуктов. Остановитесь на 2-5 заинтересовавших программах и воспользуйтесь тестовыми версиями. Так сложится собственное мнение, основываясь на котором проще найти свой вариант.

Согласно результатам опроса OFD.RU, в середине 2021 года уровень распространения ЭДО в России выглядит так:

В 2022 динамика спроса повысилась ввиду экономических потрясений, подорожания канцелярских принадлежностей. Подталкивают руководителей переходить на новый формат работы созданные государством условия. Концепция развития электронного документооборота, утвержденная несколько лет назад, способствует цифровой эволюции. Игнорировать столь активные изменения невозможно. К концу 2024 года к электронному виду требуют привести 95% счетов-фактур, 70% транспортных и товарных накладных. Концепция, утвержденная законодательно, предполагает ежегодный 20%-ый рост доли “электронки”.

“Флагманскими” отраслями по части использования СЭД сегодня считают финансовую, строительную, торговую, машиностроительную.

Руководителям, открытым к цифровизации, далее будет проще адаптироваться к новым условиям рынка. Отставание от времени, излишний консерватизм порой стоят дорого.

Первый этап – создание проекта, типового бланка. Указывают тип, исходные данные (компанию, имя, условия, суммы платежей и прочее). Определяют ответственных за работу.

Второй этап – определение участников согласования, последовательности в движении файла, сроков закрытия вопроса. Задают маршрут движения – типовой или уникальный. Это наиболее трудоемкий этап. Автоматизируя его, ЭДО высвобождает время менеджеров, повышает эффективность процессов в компании. Маршрутизация, прозрачная ответственность не позволяют превратить работу в хаос. Машина не ошибается, в отличие от человека, а поэтому более надежна в рутинных задачах.

Третий этап – подписание ответственным лицом. Это действие завершает движение. Система исключает риски ошибок или подмены бумаги. После подписания информация отправляется на хранение, а доступ к ней остается только у установленных руководителем лиц.

Кто применяет в работе систему электронного документооборота:

На СЭД переходит весь персонал, работающий с документацией. Сервис создает единое информационное пространство, координирует действия.

ЭДО – основа порядка, высокой эффективности, прозрачности.

Зачем используют сервисы по обмену документацией:

Позвольте персоналу освоить функционал и привыкнуть к системе, тогда она легко встроится в рабочую рутину. Чтобы адаптация прошла быстро, объясните коллективу, что сервис призван упрощать, а не усложнять.

Задачи, которые решает СЭД:

Выше я писал, что руководителю стоит самостоятельно протестировать несколько заинтересовавших систем и выбрать подходящую. Также рекомендую учитывать следующие критерии:

В вашем случае критерии могут быть другими – зависит от особенностей проекта.

Если говорить в общих чертах, то сервис должен как минимум отправлять, принимать документы, автоматически создавать архивы всего пакета документов, аннулировать их или отзывать. Удобство, безопасность, логичность интерфейса, адекватная качеству стоимость – по дефолту.